Importancia de las relaciones públicas internas y la gestión de recursos humanos dentro de una organización

2.1. Relaciones publicas internas, importancia de los recursos humanos.

2.1.1 Conocimientos de la situación presente de las relaciones publicas con el personal. Sondeos

2.1.2 Información que se debe dar al personal sobre la organización, reglamento de trabajo, prestaciones y servicios sociales.

2.1.3 Instrumentos de comunicación con el personal, manual de bienvenida, periódico mural, tablero, revista o periódico de la organización, anexos en el sobre del sueldo o constancia de percepciones, entrevistas personales, cartas personales, comunicaciones especiales.

2.1.4 Actividades sociales, culturales y deportivas.

2.2 Relaciones públicas externas, importancia y utilización.

2.2.1 Con accionistas e inversionistas

2.2.2 Con organizaciones financieras

2.2.3 Con clientes actuales y potenciales

2.2.4 Con proveedores

2.2.5 Con el gobierno

2.2.6 Con acreedores

Bibliografía

RELACIONES PÚBLICAS INTERNAS

Importancia

Son aquellas que se establecen entre los directivos y empleados, buscan una comunicación recíproca entre ambos con el fin de que los trabajadores tengan actitudes positivas con la organización y así lograr los objetivos de la empresa, a su vez las buenas relaciones internas conllevan a buenas relaciones externas.

Preceptos Básicos

- Considerar las necesidades del personal

El personal no es un recurso más de la organización es un grupo que está compuesto por seres humanos que buscan satisfacer diversas necesidades a través del trabajo no sólo en el ámbito económico o material también abarca el psicológico. Howard Wilson una clasificación de las necesidades psicológicas:

*Necesidad de pertenecer a algo: el hombre por naturaleza requiere pertenecer a u grupo que sea más fuerte que él porque sienta la necesidad de identificarse con otros hombres.

*Necesidad de dignidad: Se refiere a la importancia de reconocer en cada empleado y darle a conocer la importancia que tiene para organización las labores que realiza esto depende mucho su interés por el trabajo que realiza dentro de ella.

*Necesidad de Seguridad: Esta necesidad engloba varios aspectos tanto en lo profesional como en la seguridad social, como también la seguridad de poder expresar sus opiniones sin temor a las represalias.

*Necesidad de Perfeccionamiento o mejoramiento personal: Cada ser humano por naturaleza tiene un ansia de mejorar, de superación o de aprender de acuerdo a sus capacidades para realizar todo esto dentro de la organización, ésta debe implementar programas de desarrollo personal que incluyan entrenamiento o cursos de capacitación o promociones.

*Necesidad de poder creador: Todo ser humano necesita sentirse capaz de crear algo, tener la oportunidad de sugerir y desarrollar cosas nuevas. Dentro de la organización se debe satisfacer esta necesidad propiciando la participación del personal con el fin de que sienta estimulada sus habilidades reportando beneficios tanto para el empleado como para la empresa ya que éste trabajará iniciativa y dará todo de sí en la realización de sus labores.

-Mostrar interés por los asuntos y problemas del personal; el interés por el personal debe ser auténtico, esté interés su logrará a través de la participación del personal por medio de encuestas, entrevistas personales, etc.

-Establecer una comunicación recíproca, sincera y libre entre los recursos humanos de la empresa; dentro de la empresa de deben de establecer medios de comunicación ascendentes y descendentes.

La comunicación ascendente, tendrá como fin conocer los problemas del personal.

La comunicación descendente, tendrá como fin informar al personal sobre los planes, objetivos de la organización.

CONOCIMIENTO DE LA SITUACIÓN PRESENTE DE LAS RELACIONES CON EL PERSONAL: Paso inicial para su mejoramiento

Antes de iniciar un programa de actividades la organización deberá conocer la situación que se vive dentro de ella investigando cuáles son las opiniones, actitudes y motivaciones del personal para obtener esta información se debe realizar:

a. Primer Sondeo: Se busca encontrar los problemas que aqueja al grupo de trabajadores de manera general, demostrando interés por resolverlos de manera rápida. Para llevar a cabo este primer sondeo se deben de seguir ciertas recomendaciones como:

- No es necesario preocuparse por la cantidad de empleados a entrevistar, debe quedar claro que los entrevistados deben de pertenecer a los diferentes departamentos o áreas dentro de la empresa.

- Se deben de incluir preguntas abiertas.

- Dejar en claro a los empleados que sus nombres no serán revelados para que no exista el temor a represalias.

- Todo lo comentado o respondido por los empleados se debe de transcribir tal y como lo dijeron.

Luego de la obtención de la información, ésta debe ser cuidadosamente tabulada y analizada.

b. Segundo Sondeo: En caso de que sea necesario un segundo sondeo, esta vez los objetivos, la muestra y el cuestionario deberán estar bien definidos. Estas son algunas recomendaciones:

- En este caso si se realizarán preguntas “cerradas” para una mejor precisión a la hora de la respuesta del empleado como en el análisis de las respuestas.

- A parte, de las preguntas cerradas se recomienda que el entrevistado coloque algún comentario para enriquecer la información obtenida.

- No es conveniente realizar un cuestionario extenso.

- Cuando el personal de la empresa es numeroso se recomienda limitar el número de personas que se entrevistará.

- Los cuestionarios deben ser llenados de preferencia por el entrevistador.

Luego de la recopilación de información, se pasará a analizarla y tabularla; los resultados obtenidos deberán estar en un informe detallado que se presentará a la dirección. A partir de estas encuestas la organización conocerá un poco más la realidad y la situación que vive dentro de ella, con el fin de mejorar las relaciones a través de diferentes actividades de relaciones públicas.

Información que se debe proporcionar al personal

Frecuentemente los problemas con los públicos internos se deben a que no hay una adecuada comunicación entre ellos; por eso es recomendable transmitir al personal cierta información para fomentar su interés, comprensión y apoyo a la organización.

Estas informaciones se pueden clasificar en:

-Información general sobre lo que es la organización

Plantear los objetivos de la empresa, sus planes y políticas. Los productos o servicios que ofrece, su posición en el mercado, su desarrollo entre otras labores que realiza la organización.

-Los reglamentos y normas de la organización

El reglamento con la que se trabajará y las políticas internas de cada departamento.

-Las prestaciones y servicios sociales en general que se otorgan al personal

Es de gran importancia que la organización informe a cabalidad sobre los servicios y productos que ofrece a su personal para que no ocasionen problemas de desconocimiento.

Medios de comunicación con el personal

*Manual de bienvenida

Representa uno de los primeros contactos entre el empleado y la empresa, de esta herramienta dependerá la primera impresión u opinión que se formará el empleado de la empresa.

Presentamos una lista de las principales partes de una manual de bienvenida o también llamado folleto de inducción:

*Información general de la empresa: Reseña histórica, objetivos, políticas, productos o servicios entre otros.

*Orientación al empleado sobre su trabajo, se clasifica en:

- Orientación general, Pasos a seguir desde su llegada hasta el desarrollo de su rutina diaria.

- Prestaciones, las que le otorga la empresa y modo de obtenerlas.

- Reglas y normas principales que se deben cumplir.

*Boletín mural o tablero de anuncios

Este instrumento es muy sencillo y difundido, sólo necesita colocarse en un lugar visible y fijo, en el se colocarán diferentes anuncios o temas de interés que involucren al personal, su éxito depende de:

Ubicación: debe ser colocado en lugares de mayor tránsito, sin embargo no es recomendable colocarlo cerca del reloj chocador ya que puede causar distracción o no se le dé la importancia debida.

Brevedad y claridad: Los mensajes que se muestren en el boletín deberán ser breves, concisos y claros para que el mensaje que se quiera transmitir sea captado de manera más rápida.

Atracción: Para que capte la atención de los empleados se deberán utilizar colores llamativos y hasta de ilustraciones.

Renovación oportuna: para que el personal esté enterado de lo que acontece diariamente a la empresa, el boletín deberá ser actualizado constantemente.

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