Impresoras Fiscales

Impresoras fiscales

¿Qué son las Impresoras Fiscales?

Son equipos de impresión de facturas o comprobantes fiscales que desde su fabricación tienen incorporado un dispositivo de almacenamiento de datos autorizado por la Dirección General de Impuestos Internos (DGII).

Ventajas de las impresoras fiscales:

Como la información fiscal queda almacenada en la memoria interna de la impresora, no hace falta usar facturas pre-impresas y con el número de control, por lo que el libro de ventas se elaborará basado en los Reportes Z que la impresora fiscal emita en cada uno de los días de operación.

Tipos de IMPRESORAS FISCALES:

 Impresoras de Matriz de Puntos:

Este tipo de impresora se caracteriza por su ruido característico al imprimir, debido al cabezal que posee e impacta en el papel. El papel que llevan estas impresoras es un papel químico, es decir, que posee 2 hojas. La primera es blanca y es la que se le entrega al Cliente. La segunda puede ser amarilla, azul, u otro color, y es la copia que queda para los registros de la Empresa, y adicionalmente debe guardarse por 2 años según SENIAT. Las impresoras de este tipo son:

EPSON PF-220

Bixolon SRP-270

Para estas impresoras se debe adquirir el Panel de Control.

 Impresoras Térmicas:

Este tipo de impresora se caracteriza por ser muy silenciosas, ya que poseen un cabezal térmico que realiza la impresión en un papel térmico y por ende no hay golpeteo. Por lo general son bastante rápidas (un poco más que las de Matriz de Puntos), y no suele tardar más de 3, 4 segundos en salir la factura. Debido a que hay características que las diferencian, encontramos:

a.- Aclas PP1F3: Esta impresora es bastante útil, y es de las pocas que posee un Visor de Precios (para que el cliente observe cuanto se le está cobrando), un Panel de Control integrado, y una Batería para funcionamiento ante un corte de corriente eléctrica. Esta impresora usa un papel térmico de aprox 57mm, y lleva 2 rollos, uno en la parte delantera (que se le entraga al Cliente) y uno en la parte trasera (que queda como copia).

b.- Bixolon SRP-350: Una de las mejores en su ramo, con el beneficio en comparación con otras, que usa un único rollo de papel térmico de 80 mm aprox, y la Empresa no tiene que guardar rollos con las copias de las facturas, sino que esta Impresora posee una Memoria de Auditoría interna. El Panel de Control debe adquirirse por separado.

c.- Hasar Smh/PT-100FVE: Bastante nueva, de la Marca Hasar. Una impresora térmica con características muy parecidas a la del punto b. Un poco más rápida, con el mismo tipo de papel térmico de 80mm y posee memoria interna. El Panel de Control debe adquirirse por separado.

Aclas PP1-F3

Bixolon SRP-350

Hasar Smh/PT-100FVE

Tipos de IMPRESORAS NO FISCALES:

Este tipo de impresoras son las que comúnmente se conocen como Comanderas. Son las impresoras que permiten que un pedido se imprima en la Cocina, Barra de Bebidas, o cualquier otro punto que la Empresa considere necesario, tal que en ese sitio se comience a preparar el pedido ordenado por el Cajero, Mesonero, etc. En este rubro, también existen de los 2 tipos:

• Impresoras de Matriz de Puntos:

A pesar de la variedad, una de las más confiables es la EPSON TM-U220. El funcionamiento es igual que su versión fiscal, salvo que el tipo de papel es un papel de un solo rollo, es decir, no queda copia. Existen clientes que usan papel químico en este tipo de impresoras, y aunque es factible, no es usual.

• Impresoras Térmicas:

Una de las comunes, aunque bastante reciente, es la Hasar HTP-250. Nuevamente posee las mismas características que su versión fiscal, y usa el mismo tipo de papel.

Su Funcionamiento:

Una impresora fiscal se diferencia de una convencional por lo siguiente: la impresora fiscal guarda en su memoria interna la información de las ventas gravables, ventas exentas y del IVA facturado e impreso por la impresora fiscal. Esta memoria fiscal está protegida por medio de un precinto de seguridad, el cual solo puede ser abierto por un personal técnico autorizado y obligatoriamente registrar en el libro de servicio de la impresora fiscal, la razón por la cual se abrió el precinto de seguridad. Otra diferencia es que para poder conectarse al computador, se requiere de un cable serial especialmente diseñado para la impresora fiscal, no funciona cualquier cable. Algunos modelos de impresoras fiscales se pueden utilizar con un cable USB, pero primero debe instalarse un driver para que el sistema operativo del computador reconozca a la impresora

Lo que hay que tener en cuenta a la hora de crear la rutina de programación para imprimir en una impresora fiscal:

El sistema de punto de venta debería esperar primero a que se imprima la factura, luego verificar el retorno de la impresora, donde se notifique que la impresión de la factura fue exitosa, y por lo tanto indica que la impresora ya grabó en su memoria interna la información fiscal de la operación, es después de esta notificación por parte de la impresora fiscal, que el sistema de punto de venta (POS) debe proceder entonces a actualizar los registros en la base de datos y hacer las actualizaciones de: inventario, cuentas por cobrar, formas de pago, etc. Es de éste modo que se obtiene una perfecta coordinación entre la impresora fiscal y el sistema de punto de venta. El sistema de punto de venta no debe actualizar la base de datos hasta que no haya recibido por parte de la impresora la respuesta de que la factura fue impresa, y por lo tanto, tener la seguridad de que los datos fiscales fueron grabados en la memoria fiscal de la impresora.

Otro de los aspectos importantes es el número correlativo de la factura, como la impresora lleva su propia numeración de los comprobantes fiscales, el punto de venta debe esperar que la impresora imprima el comprobante fiscal y a través de una rutina recuperar dicho correlativo y utilizarlo en la actualización de los registros de la base de datos.

Es importante que el punto de venta pueda manejar la excepción cuando el rollo de la impresora se acabe a la mitad de una impresión de factura, ya que la impresora fiscal podría automáticamente anular o no dicha factura, o podría bloquear la impresora, no dejando facturar el siguiente documento. Por lo tanto en éstos casos debe existir una rutina que revise si la factura fue grabada o anulada, tanto en la memoria de la impresora, como en la base de datos del punto de venta, para poder realizar los correspondientes correctivos necesarios.

¿Quiénes están obligados a utilizar las Impresoras Fiscales?

Los contribuyentes registrados como Personas Físicas o Jurídicas, cuya actividad comercial consista en la venta de productos o prestación de servicios mayoritariamente a Consumidores Finales (Contribuyentes del Sector Retail).

¿Cuáles son los requisitos para la instalación de Impresoras Fiscales?

• Deben ser suministradas e instaladas por proveedores certificados por la Dirección General de Impuestos Internos.

• Contener un Dispositivo de Control Fiscal incorporado y sellado desde su fabricación en la estructura de la impresora.

• Mantener un libro de servicios o bitácora de cada impresora fiscal, en el que deben registrar cada evento relacionado con la misma.

¿Cuáles son las obligaciones que deben cumplir los contribuyentes una vez instaladas las Impresoras Fiscales?

• Solicitar a través de la Oficina Virtual el registro de usuario y clave para acceder al menú de: Envío de los Libros de Ventas y Bitácora Electrónica.

• Realizar el registro en la Bitácora Electrónica de todos los movimientos que se efectúen dentro del plazo de tres (3) días hábiles a partir del día en que se haya instalado la Impresora Fiscal.

• Remitir el Libro Diario de Ventas a la DGII a más tardar los quince (15) días calendarios después del cierre del mes.

• Mantener la documentación de envío del Libro Diario de Ventas.

• Preservar en medio electrónico el Libro Diario de Ventas por lo menos durante dos (2) años calendarios.

• Registrar en la Bitácora Electrónica que estará en la Oficina Virtual de la DGII, todos los movimientos. Ese registro se hará dentro del plazo de tres (3) días hábiles, contados a partir del día en que se haya instalado.

Sanciones por el mal uso de la impresora fiscales

Las personas jurídicas que vendan, instalen o presten servicios de mantenimiento de Impresoras Fiscales, sin estar autorizados o certificados por la Dirección General de Impuestos Internos, incurrirán en un incumplimiento de un deber formal, constitutivo de una falta tributaria, sancionable con multa de cinco (5) a treinta (30) salarios mínimos, además de las sanciones accesorias de suspensión de concesiones, privilegios, prerrogativas y ejercicio de las actividades o clausura de locales. (Según se establece en el Código Tributario Artículo 256 y Párrafo I del Artículo 257).

En adición a la multa y en los casos referentes a incumplimiento de los deberes formales relativos a la remisión de información a la Administración Tributaria, podrá aplicarse una sanción de un cero punto veinticinco por ciento (0.25%) de los ingresos declarados en el período fiscal anterior. (Según se establece en el Código Tributario Párrafo II del Artículo 257).

También le serán aplicables estas sanciones a los contribuyentes que instalen Programas de Computación para facturación que no cumplan

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