Informe de Análisis de horas por cliente en el Servicio de Nómina

Informe de Análisis de horas por cliente en el Servicio de Nómina a Mayo 2014

Objetivo:

El objetivo es determinar el estado actual de cómo se encuentran distribuidas la horas para poder tomar las mejores acciones y corregir la carga de horas por cliente a corto plazo, para hacer más eficiente los costos

Descripción:

Se presenta  el análisis del mes de Mayo 2014 para los clientes del servicio de nómina, de todas las horas incurridas (cobrables) por cantidad de trabajadores, las cuales se han imputado por cada participante en CCy nivel de atención al mismo.

Universo:

• N° de empresas:        46
• N° Total Trabaj.:        2,701 procesados.
• Promedio:                58 personas por empresa

Distribución de Personal por Rangos:

Se ha determinado para el análisis, agrupar las empresas que se procesaron por rangos, los cuales van en 7 niveles, desde “hasta” 25 trabajadores y luego vamos escalando los rangos a partir del valor 50 +1, de 50 en 50.

Determinándose una gran concentración de empresas en el primer nivel, por encima del 50%. Esto indica que la mayoría de empresas están por debajo de 25 trabajadores y las labores se concentran en estas.

   [pic 1][pic 2]

Posterior a esta clasificación se ha podido determinar un grado de dificultad, para determinar en qué grado se concentra el mayor esfuerzo.

Esta ponderación se consultó a cada Gerente de equipo y coordinadores encargados de supervisión y se le calificó de bajo esfuerzo, mediado esfuerzo y alto esfuerzo.

Ejemplo:

[pic 3]

Determinándose que el 46% por ciento del esfuerzo se concentra en el grado “medio”, esto quiere decir que a pesar que existen nóminas de baja concentración de personal, estas generan procesos recurrentes (horas) para poder lograr el objetivo de procesar oportuna y correctamente la nómina.

Para determinar si las horas imputadas a cada cliente son las adecuadas (no las correctas) teniendo en cuenta que la carga de horas debe estar alineada a los tres niveles que se buscan como modelo:

[pic 4]

Es decir que la mayor cantidad de horas debe darse para la elaboración de la nómina por cliente, con los controles respectivos para garantizar un resultado de calidad, este proceso debe “decantar” de mayor a menor sin perder el control del proceso.

[pic 5]

En tal sentido se pudo clasificar las horas incurridas por tipo de participante y a su vez agruparlos por los niveles del modelo:

[pic 6]

Esta clasificación de horas por el volumen de personal y participante nos permite determinar la siguiente gráfica donde vemos como las horas se distribuyen por los tres niveles y como el nivel dos tienen una gran participación en horas. Este nivel está compuesto por:

• Coordinador Senior
• Coordinador
• Coordinador Junior y
• Analista Sr. (se sugiere)

[pic 7]

Se incluyó en este nivel al analista senior, porque se tiene la expectativa que ya podría revisar una nómina, ya que el analista senior al tener una tasa más alta encarece la carga de horas al engagement.

Por lo tanto, se muestra la concentración de horas de lo que está ocurriendo en este momento en el proceso de nómina y se muestran dos escenarios que se detallan:

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