Iniciativas de mejora en Adquisiciones

Gestión de Adquisiciones – Práctica N°02

Con lo aprendido hasta la fecha en el curso y en la maestría, identifica 04 (cuatro) iniciativas que propondrías a tu empresa para mejorar la gestión de sus adquisiciones. Completa todos los campos (página 3 en adelante).

• Iniciativa: detallar su alcance e impacto

• Acciones que deben realizarse

• Personas y Recursos estimados necesarios

• Tiempo estimado de implementación

• Interesados

• Principales riesgos (oportunidades y amenazas) para la implementación de la iniciativa… reitero, “para la implementación de la iniciativa”

Nombres y Apellidos: Roberto

Fecha: 31-07-2023

Página en blanco… ¡Suerte!

Iniciativa #01 - Detallar su alcance e impacto:

Automatización del proceso de Adquisición. Implementar un sistema automatizado de adquisiciones agilizaría y optimizaría el flujo de todo el proceso de adquisiciones. Incluimos en esto: generación de OC, aprobaciones de OC, seguimiento de la OC, pago de la OC y cierre.

Se obtendría transparencia en todo el proceso. Se obtendría una reducción en los tiempos de procesamiento de la información. Se eliminaría errores de las personas al no hacer tareas manuales. Se podría realizar un mejor seguimiento de las OC. Se lograría una mejor coordinación entre las áreas involucradas de la empresa.

Acciones que deben realizarse:

1) Identificar los procedimientos claves en gestión de adquisiciones que pueden ser automatizados.

2) Seleccionar y configurar un software de gestión de adquisiciones que se adapte a las necesidades de nuestra empresa.

3) Capacitar al personal en el uso del software con un soporte técnico continuo.

4) Realizar pruebas de funcionamiento en cada etapa de la implementación con la finalidad de entregar una automatización con funcionamiento al 100%.

5) Personas y Recursos estimados necesarios:

a) Se menciona a personal involucrado en esta iniciativa: gerente de adquisiciones, gerente de logística, gerente de operaciones, especialista en TI, analista de proceso, capacitador y usuarios finales.

b) Se menciona los recursos que serían necesarios: recursos financieros necesarios para la compra de software, licencia del software, personal capacitado (interno o externo) para su implementación, hardware o nube donde implementar el software, pruebas de funcionamiento.

c)

d)

e)

Tiempo estimado de implementación: Entre 4 a 6 meses.

Interesados:

1) Gerente de Adquisiciones.

2) Equipo de Adquisiciones.

3) Gerente de Finanzas.

4) Gerente de Operaciones.

5) Equipo de Operaciones.

6) Gerente de Logística. 7) Equipo de Logística.

8) Gerente de TI.

9) Equipo de TI.

10) Personal interno que se interrelacionan con el equipo de adquisiciones.

11)

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Principales riesgos (oportunidades y amenazas) para la implementación

Oportunidades:

1) Incremento en conocimiento técnico del personal de la empresa involucrada en la implementación de la automatización.

2) Elevar el autoestima y lealtad del equipo de adquisiciones al saber que tendrán un sistema de ultima generación pensado en ellos.

3) Inspiración a todo el personal de la empresa a una cultura organizacional orientada a la innovación.

4) En el proceso de implementación la empresa podría estimular en el personal de la empresa un nivel de expertise en automatización de procesos.

Amenazas:

1) Costos inesperados ante daños o fallas del hardware comprado durante su implementación.

2) Incompatibilidad tecnológica, es decir, problemas de compatibilidad con los sistemas existentes que podrían dificultar la integración de la automatización.

3) Falta de planificación adecuada que podría generar retrasos y problemas durante su implementación.

4)

Iniciativa #02 - Detallar su alcance e impacto:

Capacitación y desarrollo del equipo de adquisiciones. Se brindaría al equipo de adquisiciones capacitaciones en técnicas de negociación, se les prepararía en manejo de conflictos y se establecerían directrices para las negociaciones con los proveedores.

Se obtendrían en la mayoría de los casos condiciones contractuales más favorables, se incrementaría la confianza y seguridad en el equipo, reducción de costos de adquisición, se podrían mejorar plazos de entregas, se fortalecerían las relaciones con los proveedores y se tendría una ética solida del equipo.

Acciones que deben realizarse:

1) Identificar las habilidades y conocimientos que el equipo de adquisiciones posee.

2) A partir de esa información diseñar un programa de capacitación que incluya talleres, cursos en línea y sesiones de aplicación.

3) Contratación de experto capacitador para impartir lo mencionado.

4) Entrenar al equipo de adquisiciones en técnicas de negociación

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