Introducción a la administración

Introducción a la Administración

No existe una actividad de los seres humanos que se considere más importante que la Administración. En este sentido todas las organizaciones necesitan ser administradas por alguien que cumpla con la tarea básica de diseñar y mantener un medio en el cual las personas que laboran de forma mancomunada puedan lograr fines y objetivos seleccionados.

La Administración, por tanto ha sido y es esencial para asegurar y conseguir la coordinación de esfuerzos individuales. Desde que los individuos comenzaron a formar los grupos para alcanzar metas que no podían lograr por sí solos. La tarea de los administradores ha crecido en importancia.

Diferentes análisis en el campo de los negocios han demostrado con mucho acierto, que gran parte de los fracasos en este campo de las organizaciones se deben a una administración poco calificada o a la falta de experiencia en la Administración. Todo proceso grupal efectivo y diseñado para lograr metas en grupo al menor costo de tiempo, dinero, material, adopta el proceso, principios y técnicas básicas de la Administración.

Toda organización necesita esencialmente de la Administración, así como también todos los niveles de ella, necesitan ser administrados. Esto explica que es una actividad no solo del presidente de un grupo empresarial, o de un gerente general de una granempresa, o del ministro de las fuerzas armadas, sino que es propia también de un jefe de piso de una gran tienda comercial, por solo nombrar algunos ejemplos.

Por consiguiente, en el campo de la Administración el papel de la teoría es proporcionar un medio para clarificar conocimientos administrativos importantes y pertinentes como es el caso del diseño adecuado de una estructura organizacional, o la aplicación de determinados principios para delegar la autoridad, o simplemente la elaboración correcta y clara de las metas de la organización, así como la mejor forma para aplicar determinadas técnicas que posibilitan una mejor aplicación de la ciencia administrativa como tal. Por estas y muchas otras razones es posible afirmar que la Administración es considerada conocimiento, arte y profesión.

La necesidad de la teoría de la dirección fue expresada por Henry Fayol, uno de los principales industriales franceses, hace aproximadamente 75 años, cuando dijo:"la verdadera razón de la ausencia de la enseñanza de la administración...es la ausencia de la teoría; sin la teoría no es posible ninguna enseñanza".

Fayol indicó la necesidad de una teoría que incluyera un conjunto de reglas, principios, métodos

y procedimientos que fueron tratados y comprobados por la experiencia general. Esta queja aún es expresada por muchos otros académicos y practicantes.

Leonardo da Vinci dijo: "Los que están enamorados de la práctica sin ciencia son como un piloto que va en un barco sin timón y sin brújula, y nunca tiene la certeza de adónde se dirige. La práctica siempre debe estar basada en un sólido conocimiento de la teoría".Una teoría no puede desarrollarse en el vacío sino que debe basarse en la experiencia práctica y en las observaciones de los practicantes.

No obstante, la Administración tiene un componente artístico que no depende de los conocimientos que se tengan, sino de la capacidad innata de lograr entender cada situación y darle una solución acertada, creativa con el sello propio que distingue a un dirigente exitoso de otro que no lo es. En este aspecto se relaciona la toma de decisiones que no es más que seleccionar entre diferentes alternativas.

En conclusión, la Administración, bien entendida, es la base para mejorar la acción directiva de todos los gerentes practicantes.

La Administración implica que a través de ella se logren tres cuestiones importantes:

a) Alcanzar los objetivos de la organización. Para lograr el alcance de las metas de cualquier organización se hace de vital importancia aunar esfuerzos para que un conjunto de individuos alcance las metas. Ello solo es posible a través de una Administración acertada

b) Mantener el equilibrio entre los diferentes intereses. Los directivos necesitan mantener el equilibrio entre los objetivos, metas y actividades en conflicto de los miembros de una organización. Resulta por tanto, imprescindible el equilibrio entre los conceptos de: ingresos y gastos, (tanto individuales e internos, entre los servicios que se ofrecen y entre las demandas de los diferentes grupos). De manera que la Administración está orientada a equilibrar los intereses de muchos grupos diferentes. Desempeña la función de salvaguardar los activos de la organización.

Debe considerar los mejores intereses de los trabajadores, con salarios decorosos, condiciones de trabajo adecuadas, tratamiento justo y equitativo, la mayor seguridad posible en el puesto, y la satisfacción de sus necesidades de realización.

La Administración o Dirección también debe trabajar para satisfacer las exigencias de los clientes, ya que sin ellos no tendría propósito la organización. Son la razón de la existencia de la gran mayoría de las organizaciones. Otros (como proveedores y asociaciones comerciales) también deben ser considerados.

Por último, debe satisfacer las necesidades y demandas de las organizaciones gubernamentales. Si la dirección favorece a un grupo a expensas de otros, a la larga tenderá a crear un desequilibrio que actuará en detrimento de la organización.

c) Lograr eficiencia y efectividad. En este aspecto El desempeño de la Administración en el mundo actual en una organización se puede medir de muchas maneras diferentes. Una forma común es en términos de eficiencia, eficacia y efectividad.

La Eficiencia:

Es obtener los máximos resultados con el mínimo de gastos. Un administrador eficiente es aquél que logra mayor producción (resultados, productividad, desempeño) con relación a los insumos (trabajo, materiales, dinero, tiempo) necesarios para lograrla. Dicho de otra manera, los administradores deben influenciar para minimizar el costo de los recursos utilizados para lograr un producto dado, se consideran eficientes. O a la inversa, el administrador que puede elevar al máximo los resultados por una cantidad de insumos dada es considerado eficiente.

La Efectividad:

Es la habilidad para "hacer las cosas correctas" o hacer que las cosas se logren. Esto incluye la selección de los objetivos más apropiados y los métodos adecuados para alcanzar los objetivos. Los administradores efectivos seleccionan las cosas correctas que han de hacerse y el método correcto para lograr que se hagan.

La Eficacia:

Es el secreto del éxito para toda organización. Para los administradores, "Lo oportuno NO es cómo hacer las cosas correctas, SINO encontrar las cosas correctas que hacer, y concentrar en ellas los recursos y esfuerzos". De ahí, que el concepto de eficacia surge por la necesidad de que los administradores busquen las cosas en el entorno de la organización. Ejemplo seleccionar un mercado específico.

1.1 Concepto de Administración. Naturaleza y niveles del Sistema Administrativo.

En la literatura y la práctica social existen tres términos muy interrelacionados: dirección, administración y gerencia. En esta asignatura se utiliza como sinónimos a los términos Administración y Dirección.

En ocasiones al hablar de Administración nos referimos al desempeño de un cargo: El Administrador. El término de gerencia lo utilizaremos también como sinónimo pero siempre especificado a un cargo ejecutivo.

Las definiciones en las ciencias sociales a partir de la teoría del conocimiento definen a la Administración desde tres enfoques y las posibles combinaciones de estos. Desde el punto de vista funcional, estructural y singular.

Desde el punto de vistas funcional se define como: "La actividad del sujeto de la Administración (directivo) sobre los subordinados para trazar y cumplir las metas u objetivos".

Chiavenato (1998), plantea que la Administración es entendida como un conjunto de cargos y tareas, posteriormente, como un conjunto de órganos y funciones, desdobladas más tarde, en una compleja gama de variables que llega hasta la concepción de sistema, aspecto éste que se tratará más adelante en el presente material.

En su estado actual, la Administración es el resultado histórico e integrado de contribuciones acumuladas provenientes de muy variados campos de la actividad científica, técnica y profesional, por lo que no es extraño que se utilicen frecuentemente, la utilización de principios y conceptos desarrollados por otras ramas del saber.

Kliksberg (2000) plantea que partiendo del análisis histórico en materia administrativa, la Administración incluye las características siguientes, muy importantes a tener en cuenta en todo momento:

1.- El ámbito de la conceotualización en que se inscribe la Administración, no está constituido por un solo tipo de empresa. La Administración trata de cualquier tipo de organización, ya sean económicas, culturales, políticas o sociales.

2.- El objetivo de los administradores es el mismo en cualquier tipo de organización y consiste en crear un ambiente adecuado para el alcance de los objetivos de manera eficiente.

3.- La Administración, como se ha descrito, comprende el análisis teórico a nivel científico del comportamiento de las organizaciones.

4.- La Administración comprende también una tecnología o conjunto de conocimientos en materia de procedimientos operativos aplicables a la obtención de mayor eficiencia en las distintas áreas de la organización.

Stoner

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