Investigue en su lugar de trabajo un problema de productividad, uno de eficiencia y uno de eficacia

Investigue en su lugar de trabajo un problema de productividad, uno de eficiencia y uno de eficacia.

Problema de productividad:

No es lo mismo hacer funcionar una empresa que hacerla productiva. Jornadas de trabajo demasiado largas: Trabajar más horas no significa ser más productivo, sino todo lo contrario. Se trata de gestionar el tiempo con el que se cuenta de manera eficaz, no de tener una jornada laboral de 10 o 12 horas (como en algunos casos). Trabajar por largos periodos de tiempo genera cansancio, estrés y bloqueo mental lo cual no permite a la mente tener distractores o actividades que incrementen nuestra creatividad y alienten nuestro interés por trabajar.

Problema de Eficacia

Las cuestiones básicas que propugnan la eficacia son:

- ¿Qué productos o mercados son capaces de alcanzar resultados satisfactorios?

- ¿Cómo obtener los recursos económicos para producir estos resultados?

El principio de Pareto es utilizado frecuentemente para contestar a estas preguntas. De acuerdo a este principio el 20% del mercado debe producir el 80% de los resultados comerciales de una empresa. Se denomina la regla 20/80 e implica una gestión eficaz, enfocada para que el 20% de las actividades productivas de la empresa se obtenga el 80% de los resultados.

Sin embargo en el Sector Público se trabaja en niveles mucho más bajos de actuación. En los Hospitales, Cárceles, Organismos del Estado, Autonomías, Ayuntamientos, etc. la orientación de los costes en interés de la eficacia es un factor fundamental, evitando sus gestores que se les pregunte sobre la eficacia del servicio.

Estos ejemplos ponen de manifiesto el conflicto de intereses que pueden surgir entre eficacia y eficiencia. En una organización eficaz las dos están debidamente combinadas, pero en otras organizaciones un área de actuación es sacrificada en beneficio de la otra.

Sin embargo sobre este tema se han realizado diversas investigaciones, en razón a su importancia, para conocer la realidad de la gestión empresarial. Los factores que hacen difícil la obtención de estos datos para un posterior análisis son:

- La presencia en el mercado de otros competidores.

- Los cambios en las tendencias de la economía de escala.

- Los cambios inesperados del gusto o predilección de los consumidores de los productos de nuestro sector.

- La diferencia de los precios de venta fijados por la competencia.

- Otras causas ajenas nuestra voluntad, etc.

Existen estadísticas operacionales para identificar y valorar estos factores, sin embargo, su complejidad matemática hace que estos trabajos sean difíciles de realizar por los propios gerentes, y deben ser consultores especializados en esta materia los que deben llevar a cabo estos trabajos.

Problema de Eficiencia

Los problemas de eficiencia organizativa pueden surgir en cualquier situación, debido sobre todo a estructuras inadecuadas por crecer demasiado deprisa, cambios en la tecnología o de alguna de las muchas otras modificaciones que son difíciles de prever.

Otros problemas provienen de las tensiones nerviosas que pueden dilatar o retrasar las comunicaciones internas lo que incrementa la complejidad de las mismas y la burocracia. La organización corre el riesgo de no poder adaptarse a los cambios que se puedan producir en el mercado y otros factores medioambientales.

Una empresa en continua evolución debe vigilar la dimensión de su estructura para poder enfrentarse a las nuevas demandas que le son requeridas. Puede encontrase en un momento dado donde los responsables de la gestión se ven obligados a ir más allá de sus posibilidades y puede pasar bastante tiempo antes de que las responsabilidades sean revisadas y los trabajos delegados convenientemente.

Existen otros problemas frecuentes dentro de algunas organizaciones, como:

-Empresa mal definida, con políticas discrepantes.

- Inadecuada integración de especialistas funcionales.

- Comunicaciones deficientemente coordinadas.

- Insuficiente descentralización de las decisiones.

- Empresa bien orientada, pero mal explotada, o a la inversa.

- Funciones y responsabilidades mal definidas.

Todos estos factores conducen a prácticas ineficaces dentro de la empresa y se requiere de la Dirección General detecte cualquier cambio que se produzca.

2. Investigue la forma para cuantificar cuánto pierden en quetzales, al mes, en la organización donde labora por los tres problemas anteriores.

EJEMPLO PRÁCTICO

La empresa británica Marks and Spencer, previo análisis, determinó que los complejos circuitos documentarios podrían tener un efecto directo sobre los precios de venta.

Después de nueve meses la compañía había logrado los siguientes resultados:

- Los gastos administrativos aumentaron en un 50%.

- Un aumento  en la plantilla administrativa en la misma proporción.

- un gasto  considerable de material de papelería.

Los cambios en la organización incluyeron la descentralización de las responsabilidades y el control a los gerentes de las sucursales; la centralización del pago de sueldos y salarios; eliminación el control de entrada a los centros de trabajo a través de reloj registrador y su sustitución por la supervisión directa por parte de los jefes de sección.

3. ¿Qué medidas propone para solucionar los problemas anteriores y cuáles serán los beneficios futuros?

En la práctica, se encuentran evaluaciones que utilizan de forma conjunta los diferentes indicadores de eficacia y eficiencia.  Como corolario de los métodos de evaluación, no hay que perder de vista que la evaluación de impacto es útil para comprobar si:

• se alcanzaron los objetivos previstos;
• los participantes en las acciones mejoraron su bienestar (ingresos, empleabilidad, inserción social);
• las empresas mejoraron su productividad, ambiente de trabajo y competitividad;
• las políticas públicas impulsadas por los gobiernos, lograron su cometido en la población beneficiaria;
• el uso de los fondos invertidos fue el mejor en términos de eficiencia;
• existen alternativas de costo menor para lograr los mismos impactos.

4. Cite ejemplo de una tendencia en el uso de la tecnología de la información y cómo afecta o beneficia a su lugar de trabajo.

El uso de las TIC facilita la coordinación en las organizaciones virtuales, si bien la literatura sobre este tópico ha considerado, en ocasiones, que las TIC no solamente posibilitan el desarrollo de estas estructuras, sino que además su uso es un requisito vital ineludible. En consecuencia, es posible encontrar dos corrientes de pensamiento: una que considera a las TIC como un instrumento que facilita el funcionamiento de la estructura virtual y otra que defiende el papel fundamental de las TIC en la construcción de dichas estructuras.

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