Problema de productividad, eficiencia y eficacia

Contenido

INTRODUCCIÓN        

PROBLEMA DE PRODUCTIVIDAD, EFICIENCIA Y EFICACIA        

Antecedentes:        

Medidas a tomar y Beneficios esperados        

Productividad:        

Eficiencia y Eficacia        

Cinco características del mejor jefe o gerente.        

El  propósito más importante de un gerente en una empresa        

Conclusión        

Bibliografía        

INTRODUCCIÓN

En la presente tarea, se trata de analizar la situación del Departamento de Recursos Humanos, ya que actualmente existen situaciones que ha provocado la discrepancia tanto del equipo que lo integra, como el resto de los colaboradores de otras áreas, esto ha dificultado la labor y  se  han perdido los objetivos de sus funciones.  Acá también se propone sugerencias de cómo poder apoyar y darle una solución para sanear el ambiente y exista una buena integración a partir de estos consejos.

También agrego las características que he visto en uno de los jefes, son actitudes positivas que todo jefe y departamento deberían de tener.

En cuanto al propósito de un Gerente, además de mi comentario personal puedo agregar que Supervisar al equipo regularmente para verificar la marcha de los procesos es parte fundamental de la tarea de un Gerente, debe  Intervenir si considera que las funciones delegadas están siendo ejecutadas de forma incorrecta, para garantizar que el objetivo del equipo se logre.

PROBLEMA DE PRODUCTIVIDAD, EFICIENCIA Y EFICACIA

El Departamento que últimamente ha tenido más críticas acerca de su rendimiento, funciones y obligaciones como tal, es el de Recursos Humanos.  Las quejas empiezan desde el departamento financiero y contabilidad, ya que la planilla nunca llega a tiempo, siempre hay pretextos y atrasos, aunque exista una programación fijada por auditoría.  La atención a las necesidades a los empleados ha sido disminuida, a pesar de que la cantidad de personas dentro del Depto. de RRHH es grande en relación al tamaño de la empresa.  Se retrasan en las solicitudes para certificados para el IGSS, hay errores en las transferencias, no se lleva control de vacaciones, no van al día en los trámites del carné del IRTRA.  Todos los colaboradores que integran la empresa, cuentan con seguro médico, pero no hay una persona que se encargue de darle trámite a los reclamos para el cobro del seguro, consultas, exámenes, compra de medicamentos, autorizaciones para uso de Hospital.   Sólo una persona dentro del Depto. de RRHH tiene llave para apertura de oficinas en la mañana y si esta persona se ausenta por cualquier motivo, es seguro que ese día entren tarde, ya que tienen que esperar a alguien más que tenga llave y por lo regular es la persona que llega en el segundo horario.  No existe un sentido de responsabilidad por parte de la persona que dirige las atribuciones del personal.

Se hizo diferentes entrevistas y encuestas, tanto para el personal de los demás departamentos, como para el personal de RRHH, en ellas se ven reflejadas las quejas en ambas partes.

Para el personal de RRHH, se siente frustrados, ya que no existe una clara guía por parte de la jefatura, a pesar de que tiene descriptores de puestos, existen duplicidad en la mayoría de ellas, no está claro cuáles son sus funciones individuales. Para ellos es molesto ver que la jefatura no atiende a las necesidades de prioridad, dando como resultado que muchas veces se queden tarde a trabajar, porque tienen que esperar a que su jefe se desocupe, cuentan con todas las herramientas de comunicación pero a pesar de ello su jefe no responde llamadas, mensajes por skype, correos, y si llegan a la oficina personalmente, el jefe no permite que entren por “estar atendiendo otras actividades“,  de las cuales se desconoce su agenda.   Muchas de estas solicitudes requieren la aprobación de su jefe, sin la cual no pueden proceder al siguiente paso para culminar sus actividades, se convierte en una cadena de eventos y siempre se estancan en un solo lugar, la jefatura del Depto. de RRHH.

Antecedentes:

La empresa está conformada por nueve departamentos, los cuales se dividen de la siguiente forma:

• Departamento de Ventas: un jefe y ocho vendedores (total 9)
• Departamento de Contabilidad: Un contralor, un jefe y cinco auxiliares contables (total 7)
• Departamento Financiero: Un gerente, un Trade Finance, un supervisor y un asistente (total 4)
• Departamento de Cobros: Un jefe, un asistente, dos auxiliares de cobro y tres mensajeros (total  7)
• Departamento de Tecnología: Un gerente, un jefe, un asistente y cuatro auxiliares (total 7)
• Planta Sur Operaciones: Un gerente, una asistente de oficina, dos supervisores y ocho operadores de Rack, dos asistentes de créditos, uno de mantenimiento (total 15)
• Planta Norte: Un jefe, un supervisor, dos asistentes de oficina, uno de mantenimiento (total 5)
• Gerencia General: un gerente y una asistente (total 2)
• Departamento de RRHH: Un Jefe de Departamento, una Asistente de recursos humanos, una recepcionista, dos asistentes de oficina, una de limpieza y uno de mantenimiento (total 7)

El total de empleados que integran la empresa es de 63, incluyendo mensajería y limpieza, cada gerente y jefe, además de RRHH.

Existen dos turnos de labores en horarios de lunes a viernes un grupo de 8 am a 5 pm y otro de lunes a viernes de 9 am a 6 pm, los únicos departamentos que trabajan sábados son ventas, cobros, mensajería y limpieza, los cuales se turnan para que no sea necesario esté todo el grupo.  El giro de la empresa es la comercialización de combustible.

La empresa no cuenta con una persona encargada de compras, o un departamento que se dedique a gestionar este tipo de actividad, lo cual recae en el personal de RRHH, ya que tienen que realizar cotizaciones, buscar proveedores, realizar requerimiento, órdenes de compra, solicitar la aprobación firmada para cada documento con cualquier gerente, lo cual atrasa y distrae de las actividades que competen directamente a su puesto.

Hay tres personas más que tienen acceso a llaves de oficinas, pero no se hacen responsables, aducen que esta es una actividad que pertenece a RRHH.

Medidas a tomar y Beneficios esperados

Productividad:

1. Recordar metas y objetivos: Ya sea a través de una reunión de trabajo semanal, en los boletines y murales o a través del contacto diario con los colaboradores, enfocarse con el personal que integra RRHH, ya que es importante que comiencen cada día con un fin en la mente. Así, podrán priorizar lo importante de lo que puede ser realizado en forma posterior.
2. Comunicación constante: Es importante que los trabajadores conozcan los logros y pasos emprendidos por su empresa. Estar en contacto permanente con ellos) así como con sus necesidades y ambiciones.
3. Fomentar la sinergia: Una empresa funciona correctamente cuando se aprovecha el potencial de todos y se valoran las diferencias para trabajar en equipo. Buscar trabajadores que se complementen entre sí y propiciar el intercambio de ideas en un ambiente adecuado.
4. Saber delegar: No hay nada peor en contra de la productividad que un líder que asume todas las funciones. Saber delegar tareas en las personas adecuadas es esencial para producir mejor.
5. Realizar balances periódicos: Evaluar constantemente a la empresa y a sus trabajadores. Revisar otros antecedentes importantes, como cumplimiento de metas por parte de los trabajadores, ausentismo laboral, etc.
6. Aplicar la administración por procesos, no por funciones: Si cada uno de los colaboradores entiende que sus responsabilidades van más allá del simple cumplimiento de unas funciones específicas y que en realidad lo que importa es que los procesos en los que está involucrada la empresa se realicen, porque con ello se benefician todos, se contará con un grupo de empleados comprometido y dispuesto a dar lo mejor de sí para ayudar a la empresa. De eso se trata la administración por procesos. Algunas ventajas que puede traer la aplicación de esta filosofía son: mejor planeación, mayor calidad del trabajo, mejor desempeño general de la organización y cumplimiento de los objetivos estratégicos.
7. Administrar bien el tiempo: Un rasgo importante que comparten las personas y jefes exitosos es la adecuada gestión del tiempo. Para que una organización o departamento pueda ejecutar y llevar a cabo todas las actividades que se ha propuesto, debe organizar y priorizar tareas en función del tiempo. Éste es uno de los principales recursos cuyo uso es necesario optimizar para aumentar la productividad.
8. Planear: Fundamental para la dirección de un departamento es la planeación estratégica, ya que ésta ayuda a definir los objetivos y metas.

Eficiencia y Eficacia

1. Correcta dirección: Es de vital importancia la presencia de un líder, ya que la eficiencia estará en sus manos. Debe armar una estructura correcta, determinar puestos adecuados y correctos trabajadores para ellos.  Una buena selección de personal es indispensable para lograr trabajadores eficientes, activos y respetuosos.
2. Establecer las responsabilidades de los colaboradores: Para llevar a cabo toda la estrategia que se ha armado es importante que aquellos que trabajen para lograrla conozcan las condiciones de trabajo, horarios, responsabilidades y beneficios que recibirán.  Al tener esos puntos claros, su trabajo será realizado de la mejor manera posible.
3. Tiempos laborales correctamente administrados: Una buena utilización de los tiempos laborales evita que se laboren horas extras que terminan dando condiciones de stress poco favorables.  Los horarios deben quedar bien establecidos, ya sea para reuniones como para esparcimiento. Los proyectos deben ser planeados con la mayor anticipación posible.
4. Valoración al equipo: El apreciar la buena labor que realiza el equipo, es fundamental para que este traduzca esa satisfacción en mayor rendimiento.  Es bueno escuchar las ideas que se aportan, e integrarlas al plan estratégico, ya que de esa forma los empleados sabrán hacia dónde va dirigido el negocio.
5. Proyectarse en el empleo y ponerse objetivos: El ascender en el trabajo e imaginarse progresando paso a paso, puede ser otra de las formas para mejorar la efectividad al proponerse hacer las cosas bien en busca del propio beneficio personal. Imagínese donde quiere estar en uno o dos años y enfocarse en trabajar fuerte para llegar a ese objetivo. El ponerse metas en su trabajo puede hacer que cambie la visión de sus funciones y empiece a visualizarlas como un mecanismo para alcanzar un sueño económico, profesional o corporativo.
6. Buen ambiente de trabajo: equivale a mayores posibilidades para el trabajador de lograr un desempeño óptimo en sus tareas.
7. Establecer objetivos: trabajar por objetivos es una buena técnica para motivar a los empleados, pues su consecución hará que se sientan satisfechos
8. Formación: el desarrollo profesional constante de los trabajadores hará que se sientan motivados. Fomentar los cursos de formación en la empresa, o fuera de ella, es beneficioso tanto para el empleador como para el empleado imprima confianza.
9. Planificar el día con antelación: Administrar el tiempo correctamente es importantísimo a la hora de aumentar nuestra eficiencia.

[pic 1]

Cinco características del mejor jefe o gerente.

El Jefe del Depto. de Contabilidad, tiene las siguientes características que para mí todo buen Jefe debería de tener.

1. Pensador positivo
2. Honesto
3. Delega.
4. Buen Comunicador
5. Inspirador

Agregaría, que siempre hace un buen balance en su equipo de trabajo, da el crédito a quien se lo merece, motiva a su equipo para que crezcan profesionalmente, reconoce el trabajo que realizan aunque sea pequeño, ha demostrado ser un verdadero mentor, es justo con todos; y trata de fomentar buenos hábitos, se conecta con ellos para crear un ambiente agradable.

El  propósito más importante de un gerente en una empresa

Considero que sería motivar a los empleados para  trabajar por un objetivo común.

...