LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN. EL PROCESO ADMINISTRATIVO

LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN.

La administración siempre ha sido un concepto que los que no han tenido la oportunidad de profundizar en su definición y comprensión, han minimizado su alcance y por consecuencia los beneficios de crear un modelo de administración completo para cualquier negocio.

Aquí nos proponemos dar una visión completa y sencilla de qué es la administración y para qué sirve.

Partiremos de que la administración organizacional es:

“Lograr resultados, coordinando recursos a través de las cinco áreas de la empresa”

1. Mercado.

1. Producción y/o servicios
2. Administración.
3. Finanzas.
4. Recursos Humanos.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO.

Es el conjunto de etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.  El  primer proceso administrativo se lo debemos a Fayol. Los diferentes estudiosos de la administración  han hecho algunos cambios en cuanto al número de etapas, pero en nuestros días se ha convenido en utilizar los siguientes pasos:

• Planeación.
• Organización.
• Dirección.
• Control.

En todo momento de la vida de la empresa estos elementos se dan, complementándose, influyéndose mutuamente e integrándose. Desde un punto de vista meramente conceptual, metodológico y con el fin de estudiar, comprender y aplicar mejor la Administración es conveniente y lógico separar aquellos aspectos o elementos que, en una circunstancia dada, puedan predominar en un acto administrativo.

A continuación se presenta un resumen de lo que significa una buena gestión directiva:

GESTION DIRECTIVA

Si bien la secuencia ideal es: Planear, Organizar, Dirigir y Controlar, en realidad en la mayoría de las empresas el proceso toma secuencias en diversos sentidos como puede apreciarse en el esquema:

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LA PLANEACIÓN

Planear es el proceso de decidir anticipadamente lo que ha de hacerse y cómo se hará; implica la selección de objetivos y el desarrollo de políticas, programas, presupuestos y procedimientos para lograrlo.  (L. Münch Galindo).

Existen diferentes tipos de planeación, a continuación se presenta un cuadro con los principales tipos y características de planeación:

* Tomado de “El mundo de los negocios” Gitman  Mc Daniel – Harla, SA de CV

LA ORGANIZACIÓN

Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones de la empresa. (L. Münch Galindo).

La estructura, valores, procedimientos, etc. se condensan en los manuales de empresa los cuales establecen el orden y sistema en las actividades que se desarrollan, al asentar por escrito todas las normas y principios que rigen el mismo orden y que lleve a la empresa a diseñar controles de las prácticas cotidianas de la empresa.

Los manuales de organización de la empresa contienen:

Objetivos y alcances del manual; Antecedentes y evolución de la empresa; Misión; Filosofía; Valores; Principios; Visión; Organigrama; Descripción de funciones;

Departamentos y oficinas; Procedimientos; Diagramas de flujo; Reglamento interior de trabajo.

LA DIRECCIÓN

Comprende la influencia interpersonal del administrador a través de la cual logra que sus colaboradores obtengan los objetivos de la organización mediante la supervisión, la comunicación y la motivación. (Robert B. Buchele).

Nunca podremos dirigir si no ejecutamos, por eso la ejecución sale del proceso, ya que es imposible dirigir un automóvil si no lo ponemos en marcha, igualmente no podremos dirigir una tarea si no la empezamos a realizar.

Pilares fundamentales de la acción directiva son la comunicación, el liderazgo, la motivación y la toma de decisiones.

EL CONTROL

Implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.

(Harold Koontz y Chris O’Donnell)

Los productos que arroja el control serían entre otros: detección de cuellos de botella, grados de avance; evaluación por áreas de trabajo; Medición del desempeño personal, Información oportuna, etc.

1.1.3. CÍRCULO DE DEMING

Este proceso administrativo ha tenido una interpretación muy práctica, en el ya famoso Círculo de Deming, no sabemos a ciencia cierta si él lo quiso ver de esta manera, pero para nosotros ha sido una forma práctica de entenderlo.

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1. PLANEAR
2. HACER
3. VERIFICAR
4. AJUSTAR                                                        4               1        

                                                                3                 2

Como podemos ver, en este círculo se representan los principales pasos para llevar a cabo el mejoramiento de cualquier tarea, de hecho se le conoce como el círculo de la mejora continua.        

1. PLANEAR cualquier tarea que vayas a realizar.
2. HACER  llevar a la realidad la tarea planeada, recuerden que sólo se mejora lo que se hace.
3. VERIFICAR qué se logró, y qué dejó de lograrse,  tomar datos y
4. AJUSTAR, las mejoras que correspondan o las desviaciones encontradas

1.1.4.  PRODUCTIVIDAD

Se ha definido a la productividad de diferentes maneras, la más generalizada es la siguiente: es una relación entre los resultados obtenidos y los recursos invertidos para ese fin:

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