LAS 5S, HERRAMIENTA DE CAMBIO

Las 5S, herramientas de cambio

Las 5S, herramientas de cambio

Para incorporar el movimiento “5S” a la organización se deben tener en

cuenta conceptos que actúan sistémicamente y permiten una implementación

eficiente.

Conceptos básicos

Ellos son:

Quien toma la decisión de aplicar Las “5S” es el responsable máximo

del área.

- Su práctica es obligatoria para todos los integrantes.

- El personal jerárquico participa en la toma de esta decisión.

- La decisión tomada, así como el nombre del responsable de la

misma, debe ser de público conocimiento y explicitarse mediante un

comunicado denominado “Política 5S”.

- Este comunicado tiene la finalidad de que no quede ninguna duda

sobre la implementación.

Es indispensable que haya coherencia entre los mensajes utilizados

y las decisiones que se toman en la implementación.

Ejemplo:

- Se comunica a los destinatarios que para efectivizar la implementación

de Las “5S” cada grupo dispondrá de un pequeño presupuesto.

- Cuando los grupos en su accionar requieren de materiales y pintura

para fabricar estanterías se les responde que no hay presupuesto.

Estos mensajes contradictorios y otros del mismo estilo hacen que

las personas pierdan confianza; sienten que se les pide hacer pero

que no se les permite hacerlo. La consecuencia es que se genera

desinterés en implantar el sistema.

Al ser un proceso de cambio la implementación demanda un tiempo

que depende fundamentalmente de tres factores:

- Tamaño de la organización.

- Clima laboral existente.

- Un alto grado de compromiso con Las “5S” por parte de la jefatura

que tomó la decisión.

Cuando este tiempo intenta ser disminuido forzando y desvirtuando

los conceptos expresados en el punto 3.1 y en el presente, solo se

logra el efecto contrario.

Tratar de mostrar logros rápidamente altera el proceso natural dificultando

a mediano plazo el aprendizaje y la incorporación.

Su implementación se diseña en función de la realidad de cada

organización, no existen recetas sino principios que cumplimentar.

- Se trata de una construcción dinámica que utiliza el conocimiento

que se va adquiriendo con su práctica.

- Las personas que componen el comité pertenecen a la dotación

estable de la organización.

La capacitación comprende a todos los integrantes del área.

Los jefes de turno y supervisores deben formar parte del sistema,

una forma es nombrarlos facilitadores del comité y líderes de

grupo.

- Si son excluidos no se comprometerán, lo que creará dificultades en el

corto plazo.

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Comité “5S”

Este organismo coordina las funciones necesarias para la puesta en marcha

del sistema, su acompañamiento durante el desarrollo y la posterior consolidación;

se sustenta en los conceptos enunciados.

Sus funciones son:

1- Definir su composición, estructura, atribuciones y objetivos.

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2 - Definir las áreas de responsabilidad de los grupos, de sus líderes y

de quienes los componen.

3 - Prevé los recursos necesarios tanto económicos como humanos.

4 - Diseña y coordina las etapas de:

- Capacitación.

- Lanzamiento y puesta en marcha.

- Sostenimiento.

- Estructura funcional.

Para realizar estas funciones se construye una organización ágil y dinámica

cuyo tamaño depende de la cantidad de personas comprometidas en el

proyecto.

Las figuras que lo componen son:

- Coordinador

- Facilitadores

- Auditor

- Líderes

Coordinador:

Coordina el accionar del comité.

Fija el temario, convoca y preside las reuniones.

Archiva la documentación.

Representa al movimiento “5S”.

Su nombramiento es efectuado por la máxima jerarquía del área.

Facilitador de área:

Integra el comité.

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Vincula el comité con los grupos del área que representa.

Asiste a los líderes de grupo.

Verifica la documentación de cada grupo.

Incentiva el accionar de los grupos.

Convoca a reuniones de líderes.

Su nombramiento es realizado por el coordinador, con acuerdo del jefe

del área.

Facilitador de recursos humanos:

Integra el comité.

Coordina con los facilitadores de área las actividades concernientes a

capacitación.

Asiste al comité en lo referente a recursos humanos y capacitación.

Su nombramiento es realizado por la jefatura de Recursos Humanos, con

acuerdo del Coordinador.

Auditor:

Integra el comité.

Realiza y diseña las auditorías de los grupos en todas las etapas del proceso

de implantación.

Informa los resultados obtenidos.

Es designado por el coordinador, con acuerdo del jefe de área.

Líder de grupo:

Representa al grupo.

Coordina e incentiva el accionar del grupo.

Es el nexo entre el grupo y el facilitador de área.

Negocia y llega a acuerdos con los líderes de otros grupos cuando es necesario.

Lleva la carpeta con la documentación del grupo.

Es nombrado por el comité.

Desarrolla su actividad en el área de responsabilidad asignada.

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Perfil

Tamaño del espacio administrativo

Las personas que asumen estas figuras, además de tener condiciones de

liderazgo, deben tener una conducta coherente con el sistema; lo cual

implica:

1 - Practicar Las “5S”.

2 - Servir de modelos de una comunicación coherente y clara.

3 - Utilizar mensajes que permitan el crecimiento y el aprendizaje.

4 - Utilizar la realidad objetiva como base en la toma de decisiones.

5 - Quedarse con lo útil, desechar lo inútil y aprender de ambos

hechos.

En función de las características organizacionales y la cantidad de personas

que comprende el proyecto, las figuras descriptas son asumidas por

determinada cantidad de personas.

A título de ejemplo se presentan tres casos:

- En una micro empresa compuesta por un máximo de 10 personas, con

excepción de la autoridad máxima, el comité debe estar integrado por:

1 - Un coordinador, que asume su rol, y un facilitador de recursos

humanos.

2 - Uno o dos líderes según las necesidades.

3 - Un auditor, cuyo rol puede ser asumido por la autoridad máxima.

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- En una empresa pequeña con 50 personas que trabajan en 2 turnos

diarios el comité se puede armar con:

1 - Un coordinador que asume el rol de facilitador de RRHH.

2 - Un auditor.

3 - Dos facilitadores de áreas, uno por cada turno.

4 - Tres o cuatro líderes por cada turno teniendo en cuenta que no es

recomendable que haya menos de 5 o más de 15 personas por grupo. Por la

propia experiencia, la formación óptima es de alrededor de 7 integrantes.

- En una empresa en la que trabajan unas 300 personas repartidas en tres

turnos diarios en 4 diferentes naves el comité tendría la siguiente forma:

1 - Un coordinador.

2 - Un facilitador de RRHH.

3 - Cuatro facilitadores, uno por nave.

4 - Líderes por área, teniendo presente la cantidad de personas que componen

un grupo según lo señalado anteriormente.

5 - Un auditor.

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4.3 - Preparación y comienzo de las acciones

Tomada la decisión de aplicar Las “5S” el proceso continúa con:

a - La formación de un comité inicial compuesto por el coordinador y el

facilitador de RRHH.

b - La capacitación de todos los involucrados.

La experiencia indica que la secuencia óptima es capacitar primero a los

miembros del comité y a las jefaturas de la organización; luego, en una

segunda etapa, a los líderes y a los integrantes de los grupos.

c - Nombramiento o designación de los facilitadores de área y auditor.

Una vez producida su incorporación se definen:

- Las áreas de responsabilidad.

- Los miembros de cada grupo por

área de responsabilidad.

- Los líderes de cada grupo.

d - Se prepara y concreta el lanzamiento oficial de Las “5S”.

Se trata de una reunión donde participa el personal y las jefaturas.

El gerente manifiesta su compromiso con el sistema a partir de

“La Política 5S”, que es su práctica obligatoria.

Este encuentro, que debe durar no más de media hora, es importante

pués en él se anuncian oficialmente la política y el compromiso de la

organización en implantar Las “5S”.

e - Los grupos coordinados por los líderes comienzan a:

- Planificar y concretar acciones.

- Tener presente que tanto las reuniones como las actividades se

realizan en horario normal de trabajo no afectando la producción.

Este criterio aparentemente restrictivo incentiva la imaginación para

hallar una solución; cuando

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