La Quinua

SISTEMA DE COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES COMO HERRAMIENTA DEL PRESUPUESTO INTELIGENTE PARA SANTAFÉ DE BOGOTÁ D.C. - COLOMBIA

Gloria Nancy Jara Beltrán

Jorge Castañeda

Luis Fernando Gómez Montoya

País: Colombia

Entidad: Secretaría de Hacienda Distrital – Bogotá D.C. - Colombia

e-mail: luisfergomez@epm.net.co

Palabras Clave: Gestión, Presupuesto, Presupuesto Inteligente, Marco de Gastos a Mediano Plazo, Sistemas de Costeo, Costeo Basado en Actividades, Entidades Públicas

Tema del Trabajo: Costos y Gestión de las Administraciones Públicas

Recursos Audiovisuales: Computador con MS Power Point y Video Bean

SISTEMA DE COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES COMO HERRAMIENTA DEL PRESUPUESTO INTELIGENTE PARA SANTAFÉ DE BOGOTÁ D.C. - COLOMBIA

Palabras Clave: Gestión, Presupuesto, Presupuesto Inteligente, Marco de Gastos a Mediano Plazo, Sistemas de Costeo, Costeo Basado en Actividades, Entidades Públicas

Tema del Trabajo: Costos y Gestión de las Administraciones Públicas

Resumen: Tradicionalmente para las empresas del sector público, no era importante diseñar herramientas gerenciales que le permitieran tomar decisiones adecuadas, sin embargo en la actualidad, dada la escasez de recursos y la necesidad de desarrollar procesos eficientes y de gran impacto social, se ha incrementado la necesidad de diseñar verdaderas herramientas administrativas que permitan interactuar con los sistemas tradicionales de información. Es por esto que el Distrito Capital – Santafé de Bogotá – Colombia, está desarrollando el Sistema de Costeo Basado en Actividades como herramienta del Presupuesto Inteligente, con el fin de costear todos los productos que se entregan a la comunidad, facilitar análisis de eficiencia en el consumo de los recursos públicos, generar un cambio de cultura en la administración pública y propender por una adecuada toma de decisiones en el corto, mediano y largo plazo, garantizando la sostenibilidad financiera de la ciudad.

1. ANTECEDENTES

En concordancia con los principios constitucionales, durante la última década el Distrito Capital ha vivido una etapa de importantes cambios institucionales: la elección popular de alcaldes, las modificaciones al proceso presupuestal, la eliminación de la participación de los concejales en las juntas directivas de las entidades, el establecimiento de las veedurías ciudadanas y las modificaciones al mecanismo de contratación de las Juntas Administradoras Locales, entre otros.

Así mismo, se introdujeron cambios en la estructura organizacional del Distrito, se han reasignado funciones y la actual administración ha diseñado mecanismos de coordinación entre entidades con el fin de facilitar la implementación de las estrategias del actual Plan de Desarrollo.

Con la expedición de un Acuerdo del concejo, se conformó la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaría de Hacienda y se creó el cargo de Contador Distrital, lo cual fue regulado por el ejecutivo, estableciéndose como una de las funciones “coordinar con las diferentes entidades del sector central y descentralizado, el establecimiento de sistemas de costos”.

Así se creó en el Distrito Capital un ente regulador en materia técnico contable, responsable tanto de consolidar la información financiera y patrimonial, como de prestar el apoyo requerido a los diferentes entes distritales para estructurar un verdadero Sistema Contable Público Distrital.

Parte importante de los desarrollos del Sistema Contable Público Distrital, fue el avance en la conformación de una cultura contable, asociada a procesos como el establecimiento de canales adecuados de comunicación, reporte oportuno y confiable de información de las diferentes áreas hacia contabilidad, determinación de la realidad física de los bienes que conforman el inventario de la entidad, depuración de los estados contables y empoderamiento de la contabilidad como elemento fundamental para mejorar la gestión del administrador público.

Sobre el tema de la Contabilidad Financiera, se puede concluir que se han logrado avances significativos, dado que actualmente de 81 entidades distritales, 60 cuentan con información financiera razonable, representando un 71%. A nivel de costos, se efectuó una primera aproximación en el año 2001, en las Empresas Sociales del Estado a través de la elaboración e implementación del “Manual de procedimientos administrativos para la implementación de un Sistema de Contabilidad de Costos Hospitalarios”, tomando como base la metodología implementada por el Ministerio de Salud.

Otro aspecto sobre el cual han actuado las dos últimas administraciones, es en la orientación a resultados de la gestión pública, a partir del diseño de una estrategia integral de transformación en el sistema presupuestal del distrito capital. En particular cabe mencionar el desarrollo de un sistema de presupuestación por resultados bajo un marco de gasto de mediano plazo para el Distrito Capital.

No obstante, para la consolidación de un sistema de presupuestación por resultados no basta la existencia de un documento de presupuesto por resultados. Es necesario además contar con información y procedimientos debidamente estandarizados y generalizados que complementen en forma permanente el sistema tradicional de asignación.

Dada la inexistencia de un Sistema de Asignación de Costos que posibilitara al presupuesto por resultados conocer el costo en que incurren los entes públicos para la entrega de bienes o servicios, se diseñó una metodología basada en sistemas de asignación de recursos por centros de costos, para lograr asignar el presupuesto de funcionamiento e inversión a los productos generados por cada uno de los entes distritales, complementando este proceso con el desarrollo de indicadores y metas que permitan evaluar la cantidad de los bienes y/o servicios a ofrecer.

Actualmente el 80% de las entidades se encuentran utilizando esta metodología de asignación de presupuesto a productos. No obstante era necesario como se establece en el Plan de Desarrollo de la actual Administración, contar con un sistema de costeo que acumulara la totalidad de los recursos económicos en que se incurre en la producción de bienes y/o servicios.

2. JUSTIFICACIÓN

El Sector Público es responsable frente a la colectividad por el manejo y control de los recursos, de modo que debe asumir retos y renovar sus estructuras comunicativas con el fin de informar a la sociedad sobre el cumplimiento de sus funciones, es decir, la satisfacción de las necesidades de amplios sectores de población con el suministro de bienes y servicios al alcance del ciudadano. En suma, lo específico del sector público viene dado por el hecho que su gestión se efectúa en un contexto dinámico de planeación y presupuestación vinculante y limitativo, que exige igualmente, un permanente seguimiento de sus resultados que le sirven de retroalimentación.

La construcción de una ciudad competitiva compromete a la Administración Distrital con el desarrollo de nuevas ideas, estrategias y objetivos establecidos en su Plan de Desarrollo Económico y Social de Obras Públicas, precisando sus prioridades y entregando resultados positivos a la ciudadanía. De este modo, el Distrito Capital de Bogotá requiere organizaciones públicas eficientes y efectivas cuya gestión transparente de los recursos, dé cuenta de su capacidad en la provisión de servicios de alta calidad a todos los ciudadanos, brindando elementos de juicio a los administradores para reducir la pobreza y la desigualdad.

Siguiendo un modelo de carácter financiero patrimonial, los procesos de obtención, registro y control de la información contable generada por los entes públicos ha venido desarrollando marcos conceptuales y derivado normas, con fundamento en las etapas del proceso presupuestal -a partir de la programación hasta su ejecución final-, en un contexto de descentralización político-administrativa, con autonomía en la ejecución.

En consecuencia, la administración pública motivada fundamentalmente por cumplir con la rendición de cuentas y justificar sus gastos conforme con la regulación existente, adopta el registro presupuestal o sistema de caja para elaborar sus informes de gestión, lo cual no permitió establecer esquemas de información para tomar decisiones, mucho menos apreciar objetivamente la gestión financiera pública en la entidad, o el control de los recursos económicos por parte de las autoridades fiscales.

Cabe mencionar que a pesar de los importantes esfuerzos para definir metas y hacer seguimiento a la gestión de las entidades, éstas se adelantan desde una perspectiva estrecha de seguimiento a la implementación de proyectos. Esto conduce a que no se piensen como unidades gerenciales orientadas a producir bienes y servicios de valor para los ciudadanos, sino como simples entidades ejecutoras del plan en vigencia con importantes efectos sobre la definición de sus resultados y limitando las posibilidades de monitoreo y exigencia.

Con la implementación del Sistema Nacional de Contabilidad Pública, en el nuevo marco de cultura contable, cada ente público reconoce, clasifica y valora la información financiera y económica de modo que se facilita

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