La agencia de publicidad como un sistema

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UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA

FACULTAD DE INGENIERÍA

PENSAMIENTO DE SISTEMAS

GRUPO: 01

SISTEMAS, SUBSISTEMAS Y SUPRASISTEMAS

ENTRADA, PROCESO Y SALIDA

NEGUENTROPÍA Y ENTROPÍA

DOCENTE: MARIBEL DEL CARMEN TEJADA CABRERA

PRESENTADO POR:

JHAN DAVID COHEN CAMACHO - 2019216047

ESTEBAN RICARDO SUÁREZ MURCIA - 2019216036

NOVIEMBRE / 2021

SANTA MARTA DTCH

Introducción:

Los sistemas pueden definirse como un conjunto de elementos interrelacionados diseñado para alcanzar un objetivo específico. Los subsistemas son las partes e interrelaciones que se encuentran estructural y funcionalmente dentro de un sistema mayor y los súper sistemas es el sistema que integra a los sistemas desde el punto de vista de pertenencia.

En la actividad de análisis sistemático haremos un enfoque a el departamento de finanzas de una agencia de publicidad viéndola como un sistema, definiendo súper sistemas y subsistemas, profundizándonos en algunos de ellos. Es importante tener conocimiento de las partes que conforman al sistema ya que nos formulan los pasos para llevar a cabo cierta y determinada acción de una manera ordenada y concisa, lo que nos permitirá evitar futuros errores.

¿Qué es una agencia de publicidad?

Una agencia de publicidad es una empresa independiente, manejada por gente creativa y de negocios que crea y pauta publicidad en los medios de comunicación, para quienes tienen algo que anunciar y buscan clientes para sus productos y servicios

Las agencias de publicidad son empresas que se dedican día a día a prestar servicios de comunicación a empresas para la planeación, creación y ejecución de campañas publicitarias. Hoy en día la planeación, negociación, compra de los espacios publicitarios y mediciones de audiencias, es una propuesta que nace de los brokers o centrales de medios, de los que comentaremos en otra columna.

Objetivos:

• Entender el concepto de una agencia de publicidad, su historia, su misión y visión. Así mismo, saber cómo funciona esta, con quien se relaciona (súper sistemas) y saber cómo se conforma (sistemas).
• Comprender cuál es la misión y visión del sistema financiero dentro de una empresa.
• Tener la capacidad de entender el funcionamiento de cualquier sistema (análisis sistemático).
• Entender los procesos de un sistema o subsistemas, las entradas, procesos y salidas.
• Comprender el concepto de retroalimentación dentro de un sistema y como este se debe realizar teniendo un análisis y control de este.
• Tener la capacidad de saber cuándo está el concepto de entropía dentro de un sistema y saber cómo implementar el concepto neguentropía dentro del mismo, buscando una mejora continua para tener una optimización de procesos en el sistema requerido.

La agencia de publicidad como un sistema

¿Qué vamos a estudiar de nuestro sistema?[pic 2]

Lo que vamos a estudiar del sistema es la parte financiera (cobros y caja).

Para ello utilizamos un Software de gestión nos ayudará a generar los cobros a los clientes sin importar el método de pago, también con la facturación, caja y gastos del día a día, y hasta con sueldos y comisiones de nuestros empleados.

Suprasistemas de una agencia de publicidad:

Una agencia de publicidad se relaciona con sus clientes (consumidores), los distribuidores de los productos, la parte de comunicaciones, con los bancos que estén relacionados, mercados de bienes y servicios.

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Misión:[pic 5]

Ayudar a las empresas de menor tamaño y profesionales con servicios profesionales de Marketing, Comunicación y Publicidad utilizando todos los canales y medios disponibles para incrementar sus ventas y diferenciarse de su competencia.

Visión: [pic 6]

Apasionados del Marketing y la comunicación (visual y escrita) nos encanta "hacer llegar el mensaje". Creemos que todos los profesionales y organizaciones pueden mejorar su imagen, marca, su comunicación, llamar más la atención y no necesariamente sólo con dinero. EPIUS PUBLICIDAD cambiará la percepción que tiene de una agencia al uso, y nos sentirá más cómo su propio departamento de Marketing, un equipo especialista y profesional trabajando para y por los objetivos marcados por usted.

Subsistemas: [pic 7]

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Sistema de compras y suministros:

El sistema de compras comprende la estructura, las políticas, el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos de la empresa dirigidos a asegurar el suministro de materias primas, equipos tecnológicos, como los son las cámaras, computadores, estabilizadores, y servicios con un flujo adecuado y continuo, de manera que satisfaga sus necesidades en las mejores condiciones del mercado.

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Control interno:

El control interno permite que una entidad ejecute sus operaciones de forma eficiente, proteja sus recursos y presente información financiera oportuna y confiable. En este sentido, debe contar con una visión integral de la compañía, que va más allá de los departamentos de contabilidad y finanzas.

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Sistema de flujo de tesorería:

El estado de flujos de tesorería informa de las transacciones que afectan al disponible de la empresa. Ayuda a evaluar la capacidad de la empresa para generar tesorería. También es útil para evaluar las posibilidades de éxito, supervivencia o fracaso de una empresa.

Desde una perspectiva económico-financiera, el éxito de una empresa se mide en base a los beneficios y tesorería que es capaz de generar. Asimismo, En el segundo caso, el estado previsional de flujos de tesorería, también denominado presupuesto de tesorería o de caja, es muy útil para el análisis financiero ya que permite estimar el déficit o el superávit de tesorería que va a tener la empresa a corto plazo, y por tanto actuar en consecuencia.

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Procesos importantes de cada subsistema:

• Sistema de control interno:

• Ambiente de control:

• Entrada: En este punto debemos tener claro quiénes son los integrantes de nuestra agencia y las actividades que realizan, ya que tiene gran importancia la conciencia de control del personal y la forma en la que la administración es capaz de incluir en el personal para que vele por el control por la creatividad dentro de la empresa.

• Proceso: Aquí debemos poner y disponer de los elementos esenciales que dotaran de disciplina y estructura a la organización sentando bases sólidas para los otros procesos del control interno.

Elementos esenciales:

1. Demostrar compromiso de actuar con integridad y valores éticos.
   Establecemos códigos, normas y políticas que pongan de manifiesto los valores y principios declarados por nuestra empresa, en el actuar del día a día. Para ello es conveniente que nuestra empresa y las personas que la integran sean compatibles en el aspecto ético.

1. Ejercer la responsabilidad de supervisión.
   La Junta Directiva es la encargada de llevar a cabo un constante cuestionamiento a los controles, su efectividad y sus fines, de manera objetiva y constructiva.

1. Establecer claramente la estructura, autoridad y responsabilidad.
   Se debe permitir que todas las personas tengan claridad en sus responsabilidades y autoridad para la consecución de los objetivos, así como la estructura por donde transitan los diferentes procesos e información que le dan valor. Siendo importante que cada uno sepa cómo su función abona al nivel de logro.

1. Demostrar compromiso con las competencias.
   Nuestra empresa debe asegurar que hará todo lo necesario para atraer, desarrollar y retener a los profesionales que muestren competencias alienadas con los objetivos de esta para su logro, brindando información suficiente y transparente de las actividades a desarrollar.

1. Cumplir con la rendición de cuentas.
   Debe existir transparencia en la revelación de la información relacionada a cualquier toma de decisiones.

• Salida: Se refleja la filosofía y estilo de la dirección, la estructura y el plan organizacional, se generan parámetros de disciplina y estructura, se establecen los objetivos y se valoran los riesgos.

• Actividades de control:

• Entrada: Aquí es necesario reconocer las políticas y procedimientos que están enfocados en las metas de la empresa.

• Proceso: Debemos hacer cumplir ciertas actividades:

1. Revisiones de alto nivel: corresponden a una revisión detallada de aspectos específicos y muy importantes en nuestra agencia; ya sea sobre presupuestos, pronósticos, innovación, creatividad y competidores; a partir de los resultados aquí obtenidos, se elaboran informes que dan lugar a la construcción de las principales actividades de control de la empresa.
2. Funciones directivas: los administradores dirigen sus funciones o las actividades de control revisando informes de desempeño o supervisando directamente las tareas.
3. Segregación de responsabilidades: la actividad de nuestra empresa requiere de la ejecución de un alto número de tareas y, en consecuencia, la dirección debe estar en capacidad de asignar responsabilidades justas a cada trabajador. Dichas responsabilidades se dividen entre los trabajadores para disminuir el riesgo de error o de acciones inapropiadas. Por ejemplo, quien está encargado de la de la parte administrativa de la empresa, no puede estar encargado de la parte contable, como lo es la caja y los cobros a los clientes.
4. Entrenamiento y capacitación: Los programas de capacitación y entrenamiento dentro de la organización son muy importantes, porque serán la base de comprensión y ejecución de las tareas que se asignen al personal. El entrenamiento y capacitación deberán estar a cargo de personal con la experiencia y capacidad probada en el puesto

• Salida: Se logra conducir la gestión y asegurar que ésta se oriente eficazmente al logro de los objetivos institucionales, asegura que se apliquen las acciones necesarias para manejar y minimizar los riesgos y realizar una gestión eficiente y eficaz.

• Supervisión o monitoreo:

• Entrada: Tener claras las políticas establecidas en la empresa y tanto las actividades normales de dirección y supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realización de sus funciones.

• Proceso: La organización selecciona, desarrolla y lleva a cabo evaluaciones continuas y/o independientes para determinar si los componentes del sistema de control interno están presentes y funcionando.

     Es importante determinar, supervisar y medir la calidad del desempeño de la   estructura de control interno, teniendo en cuenta:

• Las actividades de monitoreo durante el curso ordinario de las operaciones de la entidad.
• Evaluaciones separadas.
• Condiciones reportables.
• Papel asumido por cada miembro de la organización en los niveles de control.

    Es importante establecer procedimientos que aseguren que cualquier deficiencia detectada que pueda afectar al sistema de control interno, sea informada oportunamente para tomar las decisiones pertinentes.

    Las evaluaciones independientes se ejecutan periódicamente y pueden variar en alcance y frecuencia dependiendo de la evaluación de riesgos, la efectividad de las evaluaciones continuas y otras consideraciones de la dirección. Estas incluyen observaciones, investigaciones, revisiones y examinaciones, apropiadas para determinar si los controles para llevar a cabo los principios a través de la entidad son diseñados, implementados y conducidos.

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