La empresa TUROS SAS

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 La empresa TUROS SAS, se dedica a la importación y venta de maquinaria agrícola, desde hace 20 años y quiere certificarse en la norma ISO 9001, lo ha contratado a usted para implementar el sistema de gestión de calidad.

Inicialmente el diagnóstico arroja la siguiente información:

1. La empresa está bien organizada tiene 6 procesos muy bien identificados y con sus responsables liderándolos, pero no se evidencian acciones de seguimiento, aunque tiene una política de calidad esta no es clara y no contiene objetivos de calidad, el manual de calidad está completo pero no enumera el alcance del sistema, los procedimientos no están documentados.

• La empresa cumple en el punto 4.1 requisitos generales en el numeral a) que dice que la empresa debe determinar los procesos necesarios para la implementación  del sistema integrado de la calidad y su aplicación se hace a través de la organización que se hace responsable de su aplicación y cumple también en el numeral 0.2 que se define como enfoque basado en procesos donde se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de de un sistema de gestión de calidad

• La empresa incumple  con la norma en el punto 8.2 seguimiento y medición en el numeral 8.2.3 seguimiento y medición de los procesos donde dice que la empresa debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento y medición de los procesos  del sistema de gestión de la calidad  para alcanzar los resultados planificados y deben llevar a cabo correcciones  y acciones  correctivas  

• también incumple en el 4.1 requisitos generales en el numeral E) donde dice que la empresa debe realizar el seguimiento, la medición cuando sea aplicable y el análisis de estos procesos con los que la empresa no esta cumpliendo

• La empresa aunque tiene política de calidad está fallando en el punto 5.3 políticas de calidad en el numeral D) donde dice que la alta dirección  debe hacer que la política de calidad, debe asegurarse que la política de calidad sea comunicada y entendida dentro de la organización, también está incumpliendo en que no implementa objetivos de calidad donde la norma lo especifica en el 5.4.1 objetivos de calidad donde dice que la alta dirección debe asegurarse de los objetivos de calidad para cumplir  los requisitos para el producto,

• Le empresa anqué tenga el manual de calidad completo incumple en el 4.2.2 Donde dice que la organización debe establecer y mantener un manual de calidad que incluya  

1. El alcance del sistema, el cual no está cumpliendo
2. Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de calidad, los procedimientos no se encuentran documentados  por el cual también está incumpliendo
3. Una descripción de la interacción de los procesos, no se cumple porque el ciclo  P.H.V.A no está funcionando adecuadamente, sobre todo en el control y seguimiento a los procesos  para la mejora continua

2. La empresa tiene un buen control documental porque todos los documentos, facturas y demás están numerados y codificados, pero se evidencia que cada vez que un funcionario necesita un documento ágilmente lo diseña por ejemplo las especificaciones de un equipo o manual de procedimiento.

• La empresa cumple en el punto 4.2.3 control de los documentos en el numeral F) donde dice que la empresa debe asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que son necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad se identifican y que se controle su distribución,

•  pero se evidencia que está incumpliendo en el punto 4.2.3 control de documentos donde dice que los documentos requeridos por el sistemas de gestión de calidad deben controlarse y los registros son un tipo especial de documentos y deben controlarse de acuerdo a los requisitos por el cual no cumple con ningún numeral de este punto

3. El gerente de la empresa no conoce y no ha socializado la política y manual de calidad, de igual manera se evidencia que no se realizan revisiones de parte de la dirección general; no hay un representante de la dirección que maneje el sistema.

• La alta dirección incumple en el punto 5.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD  donde dice que la alta dirección debe asegurarse de que la política de la calidad:  

a) es adecuada al propósito de la organización,  

b) incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad,  

c) proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad,  

d) es comunicada y entendida dentro de la organización, y  

e) es revisada para su continua adecuación.

• También incumple en el punto 5.5.3 Comunicación interna  donde dice que

La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión de la calidad

• La empresa incumple en el  5.5.2 Representante de la dirección  donde dice que

La alta dirección debe designar un miembro de la dirección de la organización quien, independientemente de otras responsabilidades, debe tener la responsabilidad y autoridad que incluya:  

a) asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad,  

b) informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y de cualquier necesidad de mejora

4. El personal no conoce la política y en general el sistema, se nota que hace falta infraestructura que mejore el nivel de vida de los empleados y clientes.

• La empresa incumple en el punto 5.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD en el numeral D) donde dice que la alta dirección debe asegurarse de que la política de la calidad sea comunicada y entendida dentro de la organización
• También incumple en el punto 5.5.3 Comunicación interna donde dice que  la alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión de la calidad
• La empresa incumple en el punto 6.3 INFRAESTRUCTURA  donde dice que

La organización debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto. La infraestructura incluye, cuando sea aplicable:  

a) edificios, espacio de trabajo y servicios asociados,  

b) equipo para los procesos (tanto hardware como software), y  

c) servicios de apoyo (tales como transporte, comunicación o sistemas de información). Y en el punto 6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS en el numeral B) donde dice La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos

5. No hay un procedimiento para que los clientes manifiesten sus inconformidades.

• La empresa incumple en el punto 5.2 ENFOQUE AL CLIENTE  donde dice  que

La alta dirección debe asegurarse de que los requisitos del cliente se determinan y se cumplen con el propósito de aumentar la satisfacción del cliente

También incumple en el punto 8.2.1 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE  donde dice que la organización debe realizar el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la organización. Deben determinarse los métodos para obtener y utilizar dicha información.  

También incumple en el punto 7.2.3 Comunicación con el cliente en el numeral  en el numeral C) donde dice que la organización debe determinar e implementar disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, relativas a la retroalimentación del cliente, incluyendo sus quejas  

6. No existe la posibilidad que el cliente diseñe sus equipos y conozca la planeación del mismo.

• La empresa incumple en el punto 7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO  al negarle al cliente el conocimiento de la planeación del producto

7. Un buen aspecto que tiene Tauros es que se asegura que el insumo adquirido cumple con las especificaciones técnicas y de calidad, por tanto se hace un muy buen control a los proveedores.

• La empresa cumple con el punto 7.4.1 PROCESO DE COMPRAS  donde La organización debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y el grado del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior realización del producto o sobre el producto final y  que  La organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación

8. Falta una estrategia para brindar seguridad a los automóviles de los clientes mientras están en la empresa, no existe parqueadero

• La empresa incumple en el punto 7.5.4 PROPIEDAD DEL CLIENTE donde dice que la organización debe cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo el control de la organización o estén siendo utilizados por la misma. La organización debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad del cliente por lo tanto no cumple  al no poseer un parqueadero para el uso y cuidado de los bienes del cliente.  

9. Falta una herramienta para medir la percepción del cliente y hacer planes de mejoramiento con esta información.

• La empresa incumple en el punto 8.4 ANÁLISIS DE DATOS al no tener una herramienta para recopilar y analizar los datos de la satisfacción del cliente  para demostrar la eficacia del sistema y evaluar donde puede realizarse planes de mejora continua

• También incumple en el punto 8.5.1 MEJORA CONTINUA  donde dice que La organización debe mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección en la cual no está cumpliendo

10. Nunca se han realizado auditorías internas.

• La empresa incumple en el punto 8.2.2 Auditoría interna donde dice que la organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados para determinar si el sistema de gestión de la calidad:  

1. es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de esta Norma Internacional y con los requisitos del sistema de gestión de la calidad establecidos por la organización
2.  o si se ha implementado y se mantiene de manera eficaz

 Organice un plan con las actividades que se deben realizar para implementar el sistema de calidad según la norma ISO 9001.

Implementación del sistema de gestión de calidad en la organización Turos S.A.S

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