La nueva Administración de proyectos - Actividad 4 Tecmilenio

1. Con base en la información que proporciona el caso, ordena de forma cronológica las actividades que realizó durante el transcurso del día la administradora del proyecto

1. Identifica y clasifica qué actividades están relacionadas con la administración de proyectos y cuáles no.

1. Contesta las siguientes preguntas:

1. ¿Qué recomendaciones harías para mejorar la administración del tiempo de la administradora?

• La administradora tiene un papel bastante importante dentro de la organización y por ende sus tareas son muchas con diferente grado de importancia e impacto para el proyecto. El análisis que pudimos hacer al ver y leer el caso fue un tanto complicado debido a que nosotros no estamos cien por ciento relacionados con el ambiente laboral de un administrador de proyectos, pero hasta cierto grado nos podemos dar una idea. Entonces a continuación se dictan las recomendaciones que daríamos a la administradora del proyecto:

• Contratar un/a asistente para que lleve los temas de menor importancia o agilice los proceso que requieran de espera.
• Establecer prioridades, durante el día establecer las tareas por prioridades y las que necesitan realizarse con urgencia. La asistente también podría ser de gran apoyo en esta área, como por ejemplo cuando perdió quince minutos en aprobar un envío exprés
• Evitar juntas y emplear el tiempo para avanzar a cosas directas con el proyecto.

1. ¿Cómo calificarías la eficiencia de la administradora de proyectos y por qué?

• Para calcular la eficiencia de una administradora de proyectos creo que no es suficiente con un caso de un día normal de trabajo, en lo personal, nos gustaría evaluar mediante estadística, indicadores de desempeño KPI y por proyectos terminados dentro del tiempo y presupuesto. Después de lo anterior, para cumplir con la actividad hemos decidido dar retroalimentación de la eficiencia de la administradora.
• Pensamos que realiza su trabajo de forma regular, no hay nada sobresaliente, es dedicada pues llega temprano, pero necesita tomar decisiones sobre su administración del tiempo pues poco tiempo le queda para emplear al proyecto y su gente está desganada. Repito que para dar una mejor evaluación tendríamos que analizar mayores escenarios que el caso no nos brinda.

1. ¿Consideras que es importante una adecuada administración de proyectos?, ¿por qué?

• Sí, creemos que es bastante importante en toda organización puesto que gracias a ella se puede tener una mejor gestión de los proyectos de la empresa, podemos determinar qué proyecto es el mejor para llevar a cabo, cuáles tienen urgencia y cuáles no aportarán lo suficiente para ser considerados. Por otro lado, la administración de proyectos también nos ayuda a dar un valor extra a la organización al contar con estas funciones y herramientas. Lamentablemente consideramos que en México las empresas locales no dan mucha importancia a estas áreas y es por eso que se puede ver muchos fallos en proyectos o quiebras de empresas debido a una mala administración.

1. Con la información de la estructura organizacional de la empresa que realizaste en la actividad previa, contesta las siguientes preguntas:

1. ¿Cuáles son los valores de la organización?

• Responsabilidad, liderazgo, trabajo en equipo.

1. ¿Qué tipo de estructura organizacional predomina?

• Estructuras organizacionales funcionales

1. ¿Tiene algún tipo de creencia?

• D

1. ¿Qué dicen las características físicas de la organización, tales como vestimenta, decoración, arquitectura, oficinas, acerca de ambas organizaciones?

• Las características de ambas organizaciones son formales, presentan una vestimenta adecuada, una decoración muy creativa con una arquitectura llamativa, las oficinas con colores relucientes.

1. ¿Qué dicen los documentos públicos relacionados con la cultura de ambas organizaciones, tales como: página web, misión, visión, informes anuales o circulares?

• D

1. ¿Cómo es el comportamiento de la organización, tales como patrones de comunicación, rituales, lenguaje, las reuniones, temas que se examinan en ambas organizaciones?

• Se utiliza una comunicación formal, donde mensaje se origina en un integrante de un determinado nivel jerárquico y va dirigido a un integrante de un nivel jerárquico superior, de un nivel inferior, o de un mismo nivel; siguiendo canales establecidos formalmente por la empresa.

1. ¿Hay algún relato relevante, anécdotas, héroes o villanos?

• D

1. ¿La cultura identificada ayudaría a una correcta dirección de proyectos? ¿Justifica tu respuesta?

• Si, ayudaría demasiado, ya que de acuerdo al tipo de cultura que se maneja en la empresa, el personal estaría adaptado a todo lo que se les ponga enfrente, sabrán cómo lidiar con problemas que ocurran durante el proyecto, es gente organizada, la cual no se tendría problema por llevar una buena dirección de proyectos.

1. Con base en el análisis cultural, ¿qué tipos de proyectos podrían ser más fáciles de realizar y cuáles no, de acuerdo al tipo de cultura y estructura organizacional en ambas organizaciones?

• Los proyectos fáciles serían en los que los integrantes se sientan identificados con lo que están haciendo, serían proyectos que no requieran de mucho conflicto, ya que si se presentan muchos conflictos sería muy difícil llevar a cabo el proyecto, se requiere un proyecto en el cuál exista integración unitaria, en el que se apoyen mutuamente y sepan coordinarse para ir por el mismo camino.

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