La nueva Gestión administrativa en el proceso comercial

TEMA 1. GESTION DE ARCHIVOS, PÚBLICOS Y PRIVADOS

Se debe comenzar, teniendo en cuenta algunas definiciones dentro del ámbito de las ciencias de la información. Así, distinguimos los conceptos de:

• Archivo público: se denominan así aquellos archivos que pertenecen a un servicio público, pueden ser consultados y se rigen por el D. Público. Son aquel conjunto de documentos que pertenecen a entidades oficiales, así como, aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Por su actividad, se pueden clasificar en judiciales, municipales o militares. 
• Archivo privado: son aquellas colecciones de papeles o documentos que han pertenecido a una persona pública, y que presenta de forma más o menos completo la actividad o la vida del personaje, institución o grupo familiar al que pertenecieron. Se consideran el conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de D. Privado en desarrollo de sus funciones o actividades.

La diferencia entre archivo público o privado radica en la adscripción del organismo productor de la documentación, de D. Público o Privado.

1. Archivos adscritos al D. Público: todos los generados por las Administraciones Internacionales, Europeas, así como los de las Administraciones españolas de cualquier ámbito.
2. Archivos adscritos al D. Privado: los archivos civiles, ya sean de empresas, asociaciones, familiares o personales, así como los archivos religiosos.

1. Aplicación de técnicas de archivo documental:

Se debe hacer referencia al Archivo Total, que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

• Información documental:

• Fase de creación.
• Fase de mantenimiento y uso.
• Fase de expurgo.

A medida que los expedientes son tramitados pierden vigencia administrativa o disminuye la frecuencia de su consulta, por lo que van siendo trasladados a los archivos que les corresponda.

Etapas del archivo a lo largo del tiempo:

1. Archivo de gestión: custodia de los documentos mientras todavía están en estado de trámite y su uso es frecuente. El archivo de gestión se define como “el conjunto de documentos de una oficina compuesto por los documentos emitidos y recibidos, que debe encontrarse reunido de forma organizada para garantizar su consulta y gestión”.

Se forma mediante la acumulación diaria y organizada de documentos generados y recibidos por la oficina. Son conservados por su valor primario. Dicha documentación se conserva mientras no finalice el trámite, así como durante el tiempo que se determine. Tras ello se produce la transferencia al archivo central o general. Se conservan los documentos durante una media de 5 o 6 años.

1. Archivo central: es el órgano que se ocupa de recibir la documentación de los archivos de oficina, cuando las necesidades de consulta ya no son constantes y dejan de ser utilizados con frecuencia. A partir de esta fase y en adelante, la documentación está bajo la responsabilidad del archivero. Cuando ha transcurrido un periodo de 10 a 15 años, los documentos pasan a la siguiente etapa.
2. Archivo intermedio: tiene como función principal la de recibir la documentación de los distintos archivos centrales de la Administración cuando la consulta por parte de estos es esporádica. La documentación ha perdido prácticamente la utilidad por la cual fue creada, la gestión, perdiendo la utilidad administrativa para el productor y el ciudadano. Desde aquí se transferirá solo aquella documentación que deba ser conservada definitivamente en el archivo histórico.
3. Archivo histórico: se encarga de recibir la documentación que tiene valor secundario, y la conserva de forma permanente al servicio de investigación y la cultura. La documentación es seleccionada por su valor informativo, histórico y cultural, y se conservará de manera permanente.

1. Sistemas de clasificación y ordenación:

FASES DEL TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO

Identificación es conocer el organismo que produce la documentación. Durante este proceso se produce un cuadro de clasificación para proporcionarle una estructura.

La organización documental es el conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de documentos.

Ventajas de la clasificación:

1. Acelera la recuperación de información.
2. Ahorra espacio físico.
3. Archiva los documentos con criterios uniformes

Sistemas de clasificación:

1. Clasificación Orgánica: Clasifica según la procedencia la documentación.
2. Clasificación Funcional: Toma como referencia las funciones y actividad en la institución o empresa.
3. Clasificación por materias: Clasifica según los asuntos o materias que aborda.

La ordenación es el proceso que va indicar el lugar exacto que va a ocupar un documento.

Sistemas de ordenación:

1. Ordenación Alfabética (onomástica, geográfica, de organismos o de materia).
2. Ordenación cronológica: Por fechas.
3. Ordenación numérica: Por número correlativo de expediente.
4. Ordenación mixta: combinan diversos sistemas.

1. Finalidad y objetivos: El objetivo principal de un archivo es disponer de la documentación organizada, cuya información será recuperable para su uso.

FUNCIONES:

1. Reunir la documentación.
2. Organizar: Clasificar + ordenar
3. Conservar: Instalaciones adecuadas.
4. Difundir.
5. Tipos de materiales de archivo:
6. Documentos de gestión. Relacionados con actividades o gestiones en curso.
7. Documentos legales: La empresa tiene obligación de conservar.
8. Documentos históricos: Actividades terminadas.

1. Índices de archivo: La finalidad del índice es el control y localización de todos los documentos o expedientes. Permite conocer el contenido y el lugar de documentación de la empresa.
2. Aplicación de manuales de ayuda:

• Actividades del archivo de gestión:

• Impedir la pérdida o eliminación de documentos
• Formación correcta de las series documentales
• Estar en contacto permanente con el archivo central
• Preparar las transferencias de acuerdo con las normas existentes
• Controlar la salida y entrada de documentos y expedientes
• Solicitar y devolver al archivo central los documentos
• Facilitar la información solicitada
• Elaborar instrumentos que faciliten el acceso
• Registro de las transferencias  

• Actividades del archivo central

• Reclamación de documentación
• Recogida y recepción
• Conservación
• Organización
• Valoración
• Descripción
• Difusión

1. Mejora ante detección de problemas de organización: Para dotar a un archivo de alto nivel de organización según las normas ISO dice lo siguiente:

• Establecer y adoptar una política en materia de gestión de archivos
• Difundirla en toda la organización y obligar a su cumplimiento.
• Dotar de recursos necesarios y asignar un responsable del archivo.

Las pautas a seguir:

1. La investigación preliminar: ( documentar el propósito de la empresa)
2. Análisis de la actividad: se obtiene un conocimiento de las relaciones entre las actividades de la empresa y los documentos.
3. Identificación de las necesidades respecto de los documentos.
4. Valoración de los sistemas de archivos existentes.
5. Identificación de las estrategias para satisfacer las necesidades de gestión de documentos.
6. Diseño de un sistema de gestión de documentos.
7. Implementación de este sistema.
8. Revisión.

1. Procedimiento de registro y posterior archivo:

Tipos de documentos en un archivo: Ordinarios (con periodicidad) y extraordinarios (sin periodicidad)

1. Identificación de soportes, mobiliario, útiles, elementos de archivo y contenedores: El soporte es la materia donde se incorpora la grafía. Puede ser pergamino, papel, soporte fotográfico, magnético u óptico.

Los sistemas de instalación de mobiliario según la posición de la documentación pueden ser:

1. Horizontal: unos encimas de otros.
2. Vertical: unos a lado de otros.
3. Suspendido: con carpetas colgantes.

Para instalar de forma definitiva la documentación es conveniente colocarla en cajas de cartón normalizadas con etiquetas identificadoras.

1. Reproducción y cotejo de la información de archivo documental y digital: Los documentos electrónicos: estos documentos pueden tener 3 orígenes:

1. Creado en formato digital y almacenarlo en soporte óptico o magnético.
2. Creado en formato digital y disponible en Internet.
3. Creado en formato analógico y se debe de convertir a formato digital a través de la digitalización.

El proceso de digitalización: tiene 2 pasos previos:

1. Tener en cuenta la situación legal del documento: los pasos a seguir para que el dominio del documento sea público y se pueda reproducir de forma libre.
2. Adecuada selección del material, para lo que se deben tener en cuenta: el estado, el tamaño, la complejidad y la variedad del documento. También la resistencia del soporte digital, si ya está disponible su acceso y si se dispone de la infraestructura tecnológica para poder acceder al mismo. Por último, si se tienen los recursos financieros para poder llevar a cabo todo este proceso.

En este proceso debe de tenerse en cuenta también el objetivo final del producto, por ello para determinar si es aceptable, necesitamos valorar:

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