Las Relaciones públicas Y El Cliente

LAS RELACIONES PÚBLICAS Y EL CLIENTE

Así como se mencionó en el informe de comunicación empresarial a la persuasión, debemos hacer referencia a ella nuevamente en las Relaciones Públicas, ya que este campo trabaja con la comunicación persuasiva para mantener y potencializar de forma positiva la imagen de la empresa y es que las Relaciones Públicas son las responsables de generar ambientes adecuados y encaminados a generar confianza, buenas relaciones y una excelente impresión en todos los públicos de los que depende la empresa para tener éxito en sus actividades y proyectos.

El arte de las Relaciones Públicas se fundamenta en el mejoramiento continuo de la imagen que la empresa proyecta ya que siempre deberá ir acorde con la calidad y servicio que la empresa desea proyectar, aun cuando se presenten momentos difíciles quienes manejan esta área en las empresas deben estar dispuestos a diseñar estrategias para descubrir los motivos y poder así mismo, sacar adelante cualquier inconveniente de la mejor manera.

Existen unos elementos que son importantes dentro de las funciones de las Relaciones Públicas, si bien es cierto ellas no son la Gerencia, ni tomarán las labores de ella, si puede ser su mejor aliado y su punto de equilibrio ante las diferentes situaciones que se presentan en una organización; estos elementos son llamados Función de Gerencia y en ellos se encuentran las políticas como lineamientos a seguir dentro de la empresa, los procedimientos que van de la mano con el protocolo que se debe seguir mediante el uso de los valores y buenas maneras entre los miembros de una organización, la investigación como fuente principal de información para conocer la esencia de la empresa y su proyección hacia el futuro y la acción como la puesta en marcha de proyectos y actividades encaminadas a mejorar en todo momento, comportamientos del cliente interno (empleados) y del cliente externo (consumidor) a fin de lograr sinergia en cada proceso y así elevar los niveles de excelencia, calidad y productividad de la empresa.

Los elementos anteriores indican que las Relaciones Públicas son pues, el pilar de las empresas y organizaciones y se deben contar con personas idóneas para el desempeño de este trabajo, ya que de ellos depende la buena comunicación que pueda salir y generar la imagen corporativa de la empresa y su razón de ser.

El buen manejo de las Relaciones Públicas ayudará a generar comunicaciones no sólo directas, sino también que sean recíprocas en las que la retroalimentación juega un papel fundamental, pues es en este tipo de comunicaciones cuando tanto emisor y receptor/es intercambian mensajes de tal manera en la que hay una preocupación constante para comprobar si la información recibida se ha percibido de la misma manera que se ha emitido, con el fin de no generar equívocos que desestabilizarían cualquier actividad dentro y fuera de la empresa., lo que generará el mantenimiento de políticas y creará otras nuevas, permitirá el adaptarse a los cambios e iniciar nuevos proyectos que ayuden a conseguir nuevos y avanzados recursos y también ayudará de manera continua y permanente, a promover el entendimiento mutuo el cual, se debe entender desde aquella realidad que desde la óptica de una persona se ve como experiencia real y distinta a la que ve el otro, quien a su vez se enfrenta a la misma situación, con una perspectiva quizás más distinta; por eso se hace necesario tener en cuenta que, quien conozca y maneje bien su labor dentro de las Relaciones Públicas, tendrá lo anterior presente, pues por medio de estrategias y modelos de comportamiento ayudará a no descartar la mirada diferente del otro y a mejorar las relaciones en cuanto al entendimiento se refiere, con el objetivo de promover de la mejor manera el aprendizaje en el concepto de trabajar mejor juntos, originando a su vez, las buenas maneras tan anheladas hoy en día para respetar por medio de los valores y comportamientos, el buen proceder de cada uno de los miembros de la empresa para con sus diferentes públicos.

Las Relaciones Públicas, como lo hemos visto, cumplen una función mediadora por así decirlo, puesto que quienes trabajan en esta ardua labor, son quienes las saben dirigir y quienes en momentos realmente críticos saben cómo sortear las situaciones y calmar cualquier tipo de reacción desfavorable que pueda afectar el buen nombre e imagen de la empresa y que vayan en contra de sus empleados, productos, bienes o servicios.

Existen dos puntos de vista en la clasificación de las comunicaciones en las Relaciones Públicas, el primer punto se trata del origen interno y externo y el segundo de acuerdo a la intencionalidad con que se dé la comunicación, ya sea formal o informal.

Los puntos de origen interno se dan cuando sus públicos son los mismos compañeros de trabajo, desde el director o gerente hasta la persona de oficios varios y su intencionalidad puede darse de dos vías, la formal, la cual que se genera mediante los sentidos verticales y horizontales y se origina de tal manera para controlar y seguir los lineamientos, objetivos o metas de la empresa. La comunicación interna informal es aquella en la que se generan mensajes que generan rumor, graves acciones e informaciones que no son acordes con la empresa o con algún miembro de ella y es aquí donde la intervención de Relaciones Públicas es vital, pues ellos son los encargados de definir por medio de investigación y análisis dónde se generó alguno de estos mensajes para saber detenerlo. Las comunicaciones externas son estrictamente formales pues ellas van dirigidas siempre a personas y empresas con las que se tienen vínculos estrechos y pueden ser sus cuentas más interesantes, también podemos decir que la formalidad abarca proveedores, compradores y personas que se interesan por los asuntos de la empresa en general, quienes son a la final quienes mantienen una relación estrecha y constante de las empresas y se ven atraídos y en algunos casos amparados por su imagen.

El buen uso que se dé a las comunicaciones empresariales, deben estar dirigidos (considero yo) en gran parte por todos aquellos recursos que ofrecen los diferentes medios de comunicación los cuales ayudarán a apoyar las informaciones sobre el desarrollo de las actividades presentes o actuales y futuras que reflejen el sentir de la empresa y generen sentido de pertenecía en cada una de las personas que hacen parte de la misma. Los elementos esenciales están en aquellos que son de carácter noticioso y los cuales se realizan por medio de materiales escritos, como folletos, volantes, correo electrónico, chat y la información que se ha de dirigir por medio de los medios masivos de comunicación. Todo lo anterior debe apoyarse en elementos que ayuden a su promoción y difusión por lo cual se hace necesario la intervención de dos mecanismos el primero la publicidad, la cual cumple su objetivo de acuerdo a “las preferencias del anunciante, sus objetivos, o las demandas del mercado. En primera instancia, idealmente, la publicidad informa al consumidor sobre los beneficios de un determinado producto o servicio, resaltando la diferenciación por sobre otras marcas” .

“En segundo lugar, la publicidad busca inclinar la balanza motivacional del sujeto hacia el producto anunciado por medios psicológicos, de manera que la probabilidad de que el objeto o servicio anunciado sea adquirido por el consumidor se haga más alta gracias al anuncio. Uno de los principales objetivos de la publicidad es crear demanda o modificar las tendencias de demanda de un producto (bien o servicio). Ésta consiste en comunicar las cualidades que dan una cierta personalidad o reputación a una marca de fábrica, es decir, un valor de marca que la hace diferente a las de su competencia y su objetivo central es vender productos para obtener grandes ganancias.

La publicidad Institucional es concebida también dentro de la promoción de características especiales que afecten públicos de manera positiva para generar imágenes de recordación y permanencia favorables en la mente del público objetivo, el cual se debe tener encuentra dentro de su contexto familiar, social, profesional, político y educativo.

Los elementos que se utilizan dentro del otro mecanismo llamado propaganda en la que se busca generar cambios de actitud entre sus diferentes públicos. “La propaganda es una forma de comunicación que tiene como objetivo influir en la actitud de una comunidad respecto de alguna causa o posición, presentando solamente un lado o aspecto de un argumento. La propaganda es usualmente repetida y difundida en una amplia variedad de medios con el fin de obtener el resultado deseado en la actitud de la audiencia.

Cada uno de estos mecanismos cumplen su labor especial para persuadir y entrar de manera directa a la mente del consumidor final, pues la publicidad menciona las características, centra su objetivos en los beneficios del producto o del servicio mientras que la propaganda debe cumplir con la labor de generar cambios en la actitud del consumidor que generen deseos y necesidad de compra o interés particular en lo que se está ofreciendo.

El departamento de Relaciones Publicas es la vía directa entre los directivos y los empleados, es el departamento que debe trabajar constantemente en la producción de mensajes que vayan dirigidos a diferentes públicos de manera coherente y consecuente con lo que se esté haciendo en la empresa, deben mantenerse al día con relación a lo que sucede en el ámbito laborar pues son los encargados de dar asesoría directa a ejecutivos y directivos de la empresa para lograr éxito en las reuniones y negociaciones.

Dentro de sus funciones está el buen manejo de las relaciones, la organización de eventos y campañas para promocionar y difundir, el saber crear ambientes de cordialidad cuando los ánimos están caldeados por algún asunto en particular y requieran de su intervención para no afectar el desempeño y buena imagen de la empresa. Este departamento debe contar también con un factor determinante para mí y es el de la opinión pública, ya que es ella la que finalmente va a permitir generar la retroalimentación necesaria para saber si algo que se haya implementado dentro de la empresa o se haya mostrado al exterior de la misma tiene aceptación o no.

La opinión pública tiene características que la hace ser especial ya que es en resumidas cuentas la base fundamental de la retroalimentación de mensajes emitidos por el relacionista público. En la opinión pública se ha de evidenciar si las estrategias planeadas y expuestas dan resultado o no y de ser positivo el resultado, la opinión pública generará cierto sentido de pertenencia directo con lo que se está ofreciendo y con la empresa, mostrando cualidades estrechamente relacionadas creencias y valores y a la vez el relacionista pública deberá observar detenidamente dentro de este proceso si lo ofrecido generó cambios sobre la mente del consumidor con el fin de persuadirlo de forma positiva para que este acepte la realidad que se le está entregando sin necesidad de intervenir de manera directa en sus decisiones finales. En todo este proceso de observar y trabajar sobre las características de la opinión pública se han de tener en cuenta que tipo de los sentimientos y emociones ha generado la comunicación brindada hacia el grupo objetivo, pues son ellos finalmente son los que ayudarán a demostrar y a comprobar mediante la acción- reacción la aprobación o negación del producto o servicio presentado y propuesto.

Quienes trabajan en Relaciones Públicas deben ser organizados y proactivos ya que han de ser capaces, de adelantarse a los acontecimientos y no esperar pasivamente para ver lo que pasa, y así, afrontar situaciones de crisis las cuales permitirán finalmente conseguir resultados positivos por medio de estrategias de prevención y acción. También quienes están al frente de esta labor deberán ser buenos comunicadores que persuadan, generen credibilidad, aumenten la confianza y originen de una manera armónica las buenas relaciones por medio de mensajes en los diferentes canales y medios de comunicación para aumentar las ventas y promover los productos y servicios de las empresas.

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