Las pólizas para el registro contable

Las pólizas para el registro contable


La póliza es un elemento contable de carácter interno en el que se anotan las transacciones de la empresa y se anexan los comprobantes que respaldan cada transacción. El sistema de pólizas facilita a la empresa hacer un control previo de sus operaciones antes de realizar su registro definitivo en los libros de contabilidad.
Las pólizas son una evolución de los métodos de registro manual que consiste, en términos generales, en emplear un documento individual para registrar cada operación, teniendo como característica el hecho de permitir una mayor división del trabajo:


1. Las pólizas, en general, se hacen por duplicado o por varias copias, según lasa necesidades de la empresa; al original se le anexan los documentos que respaldan cada transacción, como facturas, recibos, vales, documentos de crédito, etc. De esta manera, la póliza se convierte en un elemento básico para el registro de las operaciones de la empresa en los libros de contabilidad.
2. En las pólizas se debe empatar la firma de las personas que intervienen en su formulación, revisión y autorización, con el fin de precisar las responsabilidades.
3. Concluida la anotación de los registros de las pólizas, se debe archivar en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad.
4. Cada cierto tiempo se suman los cargos y abonos que se reciben en las cuentas de los registros de las pólizas, y con los totales se forma un solo asiento de concentración que pasa al diario general.
5. Los asientos de concentración o de resuman que recibe el diario general se pasan al Libro Mayor y de este se toman los datos para la elaboración de los estados financieros.
Las pólizas contables pueden ser de varios tipos, con diseños especiales para facilitar el control de las operaciones frecuentes y el de las complejas. Entre las pólizas más comunes están las de Diario, las de caja, las de nomina, las póliza única, etc. Hoy en día estas fichas se preparan mediante sistemas computarizados.
La elaboración de las pólizas es tarea que de ordinario se asigna al auxiliar de contabilidad. Una vez terminada la póliza, el auxiliar de contabilidad la pasa al contador para su revisión y registro respectivo en el formato computarizado.

← Ventajas y desventajas del sistema de pólizas

← Ventajas:

1. Mayor división de trabajo: Por las características del sistema se logra una mayor división en la ejecución del trabajo de contabilidad, ya que, anotándose los asientos en hojas sueltas, es posible producir simultáneamente varios asientos.
2. Seguridad en el registro: No permite que en los diarios se registren operaciones que no estén previamente autorizadas.
3. Facilidad de traslado a los libros auxiliares: Facilitan la anotación el los Libros Mayores auxiliares sin interrumpir el registro de las operaciones.
4. Archivo ordenado de los soportes: Se puede tener un archivo bien organizadote todos los comprobantes, lo cual permite su fácil y rápida localización.

← Desventajas:

1. Al llevar el registro de pólizas en forma tabular en fácil que se comentan errores, como por ejemplo hacer cargos o abonos a cuentas que no corresponden o cargar una cuente en vez de abonarla.
2. Para negocios pequeños o de poco movimiento el costo de operación del sistema tiene un costo relativamente elevado, porque se requiere la impresión de formas espaciales, así como la contratación de personal debidamente adiestrado.

Sistema de póliza única

En el sistema de póliza única se emplea una sola clase de póliza para registrar cualquier tipo de operación, es decir, igual se anota en ella una operación de caja como se anota una de Diario. Conforme se van realizando las transacciones, se registran todos los datos que componen un asiento y una vez escritos en la póliza los datos mencionados se deberá anexar a ella todos los comprobantes que respalden la operación efectuada. Finalmente, cuando ya se ha registrado la operación y se han anexado los comprobantes de la misma, se harán constar en la parte inferior de la póliza las firmas de las personas que intervinieron en su elaboración y revisión y la de quien autorizó esa operación.

Registro de Póliza única:

Cuando las pólizas han sido conformadas con las firmas de las personas que intervinieron en su formulación, revisión y aprobación, deben ser anotadas en un libro denominado Registro de pólizas. La única diferencia entre el rayado del Diario Tabular y el Registro de póliza es que este último incluye una columna para anotar el número de cada póliza registrada.
El número de la Póliza tiene un orden progresivo y se asigna cuando está es registrada. Cuando una póliza carece de número de registro indica que no ha sido anotada en el registro de pólizas y por lo tanto no ha quedado contabilizada en los libros.
La suma de cada una de las columnas de valores del rayado, así como el espacio de cuentas por formular debe ser totalizada y registrada en un asiento de concentración en el Diario General (errores y contrapartidas, errores de póliza, y errores en el registro).

Sistema de pólizas y de diario de caja

El sistema de pólizas y de diario de caja se sustenta sobre la misma base de la póliza única. En este caso las operaciones se dividen en dos grupos: operaciones de caja y operaciones de diario, que se registran en las siguientes pólizas.
← Pólizas de caja: destinadas a registrar operaciones de caja, es decir, movimientos de fondos en efectivo (salida o entrada de dinero).
← Pólizas de diario: destinadas a registras las operaciones que no implican movimientos de fondos en efectivo, y que afectan otros valores de activo o de pasivo.


Registros de póliza de diario y de caja

Las pólizas de diario y de caja deben ser asentadas en el Registro de Pólizas de Diario y el Registro de Pólizas de Caja respectivamente. Ambos registros tienen el mismo rayado, es decir múltiples columnas, con espacio para varias cuantas. Cuando la póliza (de diario o de caja) ha sido revisada y confirmada, y se tiene las firmas de los involucrados, los comprobantes de la operación en anexo, se proceden a anotar en el Registro de Pólizas de Diario o en el Registro de Pólizas de Caja según sea el caso, y se le asigna el número de registro correspondiente. Este número de registro lleva numeración corrida dentro de cada tipo de póliza, es decir una numeración de registro corrido para las Pólizas de Diario y otra para las de Pólizas de Caja.
Periódicamente se produce un Asiento de Concentración o resumen en el Diario General tanto del registro de Pólizas de Caja como del de Pólizas de Diario.

← Ventajas y desventajas del sistema de pólizas de diario y de caja
←
← Ventajas:
1. La división del trabajo es más amplia, debido a la clasificación que se hace de las operaciones en dos grupos (pólizas de diario y pólizas de caja).
2. El departamento de caja formula las pólizas que amparan salidas y/o entradas de efectivo, de acuerdo con los comprobantes de cobros o pagos diarios. Esto facilita cualquier investigación que se requiera hacer.
3. Control más efectivo de las pólizas gracias al sistema de registro de movimientos de fondos.


← Desventajas:
1. Uso equivocado de los pólizas, debido a la existencia de dos tipos de póliza.
2. Se requiere de más personal para llevar el registro de las pólizas, dado que el Registro de Caja se lleva en el Departamento de Caja y el Registro de Diario se lleva en el Departamento de Contabilidad.
3. Errores en el registro de las pólizas en los rayados tabulares
ERRORES Y CONTRAPARTIDAS EN EL SISTEMA DE PÓLIZAS DE DIARIO Y DE CAJA

Los errores se pueden producir en el sistema de Pólizas de Diario o en de de Pólizas de Caja.
1. Error en la póliza de Diario: Si el error se advierte antes del registro, no se hace corrección, sino que se destruye la póliza equivocada y se formula otra póliza de diario con el asiento correcto. Si el error se advierte después del registro, se formula una segunda póliza de diario en la que aparezca el Asiento de Contrapartida correspondiente, y como explicación la referencia de la póliza equivocada.
2. Error en Póliza de Caja:
a. Cargos o abonos anotados por una cantidad mayor o menor a la debida aún cuando las cuentas de cargo y crédito mencionadas en la póliza sean correctas.
b. Cuentas de cargo y crédito mencionadas en la póliza son incorrectas.
c. Mal registro de la póliza, aun cuando la póliza, aun cuando fue elaborada correctamente.

SISTEMAS DE PÓLIZAS DE DIARIO Y DE ENTRADA Y SALIDA DE CAJA

La característica de este sistema consiste en que la Póliza de Caja es subdivida en dos: un apara el registro de las entradas de caja y otra para el registro de las salidas. Así el sistema queda integrado en tres pólizas (Póliza de Diario, Póliza de Entrada de Caja o de ingreso y Póliza de Salida de Caja o de egreso) donde se registran todas las operaciones de Caja y de Diario.
Este sistema de tres pólizas hace que se emplean para la anotación de los mismos tres tipos de registro: Registro de Pólizas de Diario, Registro de Pólizas de Entrada de Caja o Ingresos y Registro de Salida de Caja o Egresos. Anteriormente este sistema era conocido como Sistema de Póliza de Tres Registros.
Las pólizas de Diario en este sistema tienen los mismos datos y rayados que en el sistema de pólizas de diario y caja. Las Pólizas de Caja subdividas en Póliza de Entrada y Póliza de Salida adoptan las siguientes modalidades:
← Póliza de Entrada de Caja o de Ingresos: Sólo se registran las entradas de efectivo, la cuanta a cargo es la de caja. La póliza de caja se compone de las siguientes partes:
a. Encabezado
b. Cuerpo de la Póliza
c. Pie (en la parte inferior de la hoja)
Anverso:
d. El encabeza contiene nombre del negocio o empresa
e. Nombre de la póliza ( póliza de entrada de caja)
f. Un espacio para anotar en número que se le asigne a la póliza.


← Póliza de Salida de Caja o de egresos:
Los datos y el rayado de esta póliza son iguales a los de la póliza de entrada de caja, con la diferencia de que, al ser estas utilizadas para el registro de operaciones que den lugar a la salida de efectivo, solo se anota el nombre de las cuentas de cargo, además de que la cuenta que se debe acreditar es la caja y banco.

PROCEDIMIENTOS DE PÓLIZA ÚNICAS

El procedimiento de de Pólizas Únicas consiste en registrar todos las operaciones que la empresa efectúe. El rayado y la forma de la póliza son variados dependiendo de los intereses de la empresa, en general tiene los siguientes datos:
1. Nombre la empresa
2. Tipo de póliza
3. Número de la póliza
4. Fecha de registro
5. Columnas para registro de:
a. Nombre de las cuentas que participan en la operación
b. Cantidades parciales, cargos y abonos
6. Firmas autorizadas: del empleado que la elaboró, del empleado que la revisó y del empleado que la autorizó

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