Liderazgo Y Patrocinio

Estrategia de Liderazgo y Patrocinio

Proyecto CRECE

Gestión del Cambio

Diseño de Estrategias

22 de Febrero 2008

Información de Documento

Información General:

Nombre del Documento: Estrategia de Liderazgo y Patrocinio

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Encuesta de Apertura al cambio

Preparado por:

Nombre Puesto/Rol Empresa Fecha

Mariana Santos Consultor Deloitte Deloitte 7 Febrero 2008

Ana Argüelles Consultor Deloitte Deloitte

Revisado por:

Nombre Puesto/Rol Empresa Fecha

Silvia González Gerente Senior Deloitte 7 Febrero 2008

Juan Mena Líder de Gestión del Cambio Bepensa

Jorge Trujillo Líder de Proyecto CRECE Bepensa

Aprobado por:

Nombre Puesto/Rol Empresa Fecha

Juan Mena Líder de Gestión del Cambio Bepensa

Jorge Trujillo Líder de Proyecto CRECE Bepensa

Historia del Documento:

Versión Razón del Cambio Fecha de efectividad

1.0 Nuevo

2.0 Revisión Silvia González 7 Febrero 2008

Tabla de Contenido

Información de Documento 2

Tabla de Contenido 3

1. Objetivo del Documento 4

2. Necesidades de Liderazgo 4

2.1. Entrevistas a Líderes 4

2.1.1. Agenda 4

2.1.2. Guía de la Entrevista 4

2.1.3. Conclusiones y comentarios importantes de las Entrevistas 5

3. Estrategia de Liderazgo y Patrocinio 9

3.1. ¿Qué es un Agente de Cambio? 9

3.2. Agentes de Cambio 10

4. Plan de liderazgo 12

4.1. Medios Electrónicos 13

4.2. Medios Impresos 13

4.3. Medio Presnecial 13

4.4. Otros Medios 14

5. Roles y Responsabilidades 15

6. Factores de éxito 16

1. Objetivo del Documento

• Describir la estrategia que debe llevarse a cabo para involucrar y fomentar que los líderes, de diferentes niveles, comuniquen mensajes consistentes con la visión, misión y metas del proyecto

• Resaltar la responsabilidad y papel fundamental del personal gerencial y de supervisión como líderes del proceso de cambio.

• Establecer las actividades clave, además de los roles y responsabilidades del personal gerencial para apoyar el compromiso a la adopción del nuevo sistema como principal herramienta de trabajo y base sólida para la estrategia de crecimiento de la empresa.

2. Necesidades de Liderazgo

La cultura deseada de una organización se crea de manera descendente. La influencia más grande se ejerce desde la cabeza de la organización y se transmite “en cascada” a los demás niveles. Por ello la importancia del involucramiento de los líderes a lo largo del proceso de cambio, que sean el ejemplo para toda la organización, convirtiéndose en los patrocinadores del proyecto.

2.1. Entrevistas a Líderes

Para conocer la opinión y en general “el sentir” de los líderes de Bepensa respecto al proyecto que va a provocar un cambio organizacional, se tuvo una entrevista con veintidós de ellos.

2.1.1. Agenda

Se tuvo el siguiente calendario para las entrevistas:

2.1.2. Guía de la Entrevista

Todos respondieron a nueve preguntas básicas evaluando el conocimiento del proyecto, del sistema a implementar, la comunicación en la empresa, experiencia en cambios, etc.:

1. ¿Qué has escuchado de Oracle?

2. ¿Qué necesitas saber sobre Oracle?

3. ¿De qué manera crees que Oracle impactará tu trabajo?

4. ¿De qué manera crees que Oracle beneficiará Bepensa?

5. ¿Cómo es la comunicación en Bepensa? ¿Qué medios consideras importantes?

6. ¿Qué experiencias pasadas de cambio tienes?

7. ¿Qué se dificulta en la comunicación? ¿En dónde falla generalmente?

8. ¿Conoces la estrategia organizacional para este año?

9. ¿Quiénes crees que son los más informados de tu área (líderes informales)?

2.1.3. Conclusiones y comentarios importantes de las Entrevistas

• La mayoría de los gerentes tiene entre 10 y 15 años trabajando para Bepensa, lo que les da una visión y un conocimiento mayor sobre la empresa y la gente que en ella labora

• Dentro de los criterios evaluados, los resultados generales fueron:

2.1.3.1. Conocimientos de Oracle

Lo que se sabe:

◦ Es el proyecto más importante que tiene Bepensa, acaba de comenzar y termina en octubre.

◦ El cambio está enfocado al área administrativa

◦ Es la tecnología de información necesaria para los retos de crecimiento de estandarización, de alineación, que va a generar un cambio en la cultura de todo Bepensa

◦ Provee información en tiempo real y con la certeza de que es la información verídica y confiable

◦ Es un programa que va a integrar todas las funciones y operaciones del sistema contable y administrativo

◦ Se tendrán procesos sistematizados con controles en las operaciones

◦ Es un proyecto con varios consultores externos (Oracle y Deloitte), muy ambicioso ya que tomó más de un año para elegir el sistema adecuado

◦ Es utilizado por uno de los proveedores (Cummins)

◦ Compite fuertemente contra SAP, es la mejor BD en el mercado

◦ Es mucho mejor que líder

◦ “La Maravilla que nos va a solucionar la vida”

Información requerida

◦ Una introducción general: ¿Qué es?

◦ Los beneficios reales que traerá el nuevo sistema

◦ La interfase con Líder, ¿cómo se van a comunicar los sistemas?

◦ ¿Cómo va a trabajar el sistema con las sucursales?

◦ El avance del proyecto y alcance del mismo, además de fechas importantes

◦ ¿Qué ahorro habrá en la operación?, ¿cómo se puede ser más eficientes?

◦ El equipo asignado al proyecto y estructura del mismo, además de quién va a desempeñar esas actividades

◦ Los cambios en la operación debido al sistema, catálogos, procesos, reportes, pantallas

◦ ¿Cómo se van a manejar las operaciones de hoy en día en Oracle: cotizaciones, pedidos, seguimientos de prospectos, etc.?

2.1.3.2. Impactos y beneficios

Percepción del Impacto en el trabajo

◦ El impacto general es positivo

◦ Se van a cerrar llaves de los procedimientos y procesos, controlando los recursos

◦ Habrá una cadena de autorizaciones

◦ Los procesos serán unidos y automatizados

◦ Se tendrá un mejor control en pago de nóminas y de la cartera

◦ Habrá una mayor eficiencia en el trabajo, pero al mismo tiempo también cambiarán las funciones de las personas

◦ Se dará un cambio de cultura en el trabajo, perfiles, roles y responsabilidades de la gente

◦ Ayudará a proporcionar mejores servicios

◦ Se podrán obtener reportes mejorando la calidad de la información que es obtenida por el sistema (información confiable, en tiempo y forma)

◦ Habrá una curva de aprendizaje que impactará el desempeño

Percepción de los beneficios

◦ Se tendrán operaciones consolidadas en el sistema

◦ Habrá estandarización en los procesos, aplicando mejores prácticas

◦ Se tendrá información al día, además de confiable y en tiempo real para una mejor toma de decisiones

◦ Será la base sólida para soportar las expectativas de crecimiento, además de ayudar a brindar un mejor servicio

◦ Podrá haber una reducción de costos y gastos de operación, además de eficientar el trabajo y poder darle una mejor atención al usuario o cliente final

◦ Va a permitir que la empresa brinque a ser internacional, será una empresa más competitiva

◦ Brindará información oportuna a todos los estados en los que se tiene presencia

◦ Podrá facilitar la administración y control de las operaciones

2.1.3.3. Comunicación

¿Cómo es?

◦ La comunicación dentro de la empresa es más bien informal, abierta y directa

◦ Se ha abusado de la comunicación interpersonal

◦ No existen un canal adecuado para comunicar la información relevante

◦ Existe un manual para transmitir información, con muchos pasos, pero en general dice que debe ser: especifica, estar validada, autorizada y dirigida (a qué área, el mensaje y a quién) que no es utilizado

Medios utilizados

◦ Correo electrónico

◦ Radio pasillo

◦ Teléfono

◦ Cara a cara

◦ Intranet

◦ Revista Vanguardia

◦ Periódico Mural (pizarra)

◦ Boletines electrónicos (reciente)

Dificultades

◦ El trabajo en general es por silos (por áreas), no se piensa en la integralidad y en la importancia de la comunicación entre ellas

◦ La comunicación es lenta, jerárquica y un poco burocrática

◦ La información fluye a niveles laterales, sin embargo no baja al resto del área o de la organización en general

◦ Los medios como el correo electrónico son sobre utilizados

◦ Hay casos en los que la gente sabe cosas que no debe saber y cuando deben estar enterados, no hay un mecanismo adecuado para comunicárselo

◦ La

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