Logistica

Las compras

Objetivos

El objetivo general de la función de compras consiste en la obtención de los materiales correctos (que satisfagan los requerimientos de calidad), en la cantidad apropiada, para ser obtenidos en el momento y lugar convenientes, de la fuente apropiada (un proveedor a quien se le puede tener confianza y que haya de cumplir con su obligación de una manera oportuna) con el servicio oportuno (tanto antes como después de efectuada la venta), y al precio conforme.

No se puede considerar que existe eficiencia tan sólo por comprar a un precio bajo, si los artículos recibidos no son satisfactorios desde un punto de vista de calidad y operación

Lograr un flujo continuo de materiales, accesorios y servicios considerados como indispensables para la operación de la organización

Los faltantes de materias primas y partes de producción podrían llegar a causar un cierre en las operaciones e implicar costos muy elevados en términos de pérdidas de producción, de aumento en costos de operación por razón de los costos fijos y por la imposibilidad de poder surtir oportunamente a la clientela. Por ejemplo, (1) un fabricante de bicicletas no podrá terminar una de ellas si no tiene las llantas que debió haber comprado; (2) una empresa de fletes terrestres no podrá lograr que sus camiones transiten oportunamente si no adquirió el combustible.

Mantener los niveles de inventario y las pérdidas al mínimo

Una forma de asegurarse que exista un flujo continuo de materiales es mantener grandes existencias de inventarios. Pero el activo referente a inventarios requiere capital que no podrá invertirse en otra cosa; el costo para mantener los inventarios puede ascender desde 16% hasta un 25% de su valor por año. Si el departamento de compras puede sostener las operaciones con una inversión en inventarios de 5 millones en lugar de 10 millones y si el costo anual para mantenerlos es del 25%, entonces tal reducción de 5 millones en inventarios habrá de representar un ahorro de 1.25 millones.

Mantener adecuados estándares de calidad

Para poder obtener el producto o el servicio deseado, será indispensable que el material satisfaga cierto nivel de calidad; por el contrario, el producto o servicio final no compensará las expectativas o provocará que el costo de producción sea superior a lo que pudiera considerarse aceptable. Por ejemplo, si la etiqueta de un producto alimenticio no cumple con los colores establecidos, el cliente puede considerar que el producto ha tenido variantes y que los ingredientes han cambiado. Por lo tanto, será necesario rechazar parcialmente mientras se cambia de etiqueta, lo que aumentará el costo del lote de producción.

Estandarizar lo más posible los artículos que se compren

Será necesario que se adquiera el mejor producto posible, desde un punto de vista general de la compañía, para el fin destinado. Si el departamento de compras puede adquirir un producto que pueda hacer el mismo trabajo o función que anteriormente realizaba con otros dos o tres productos, la empresa podrá obtener beneficios respecto a eficiencia, además de obtener un precio inicial menor gracias a un descuento que puede negociarse por compra en volumen, menor inversión en el inventario total sin llegar a haber deterioro en el servicio, costos inferiores de capacitación de personal y de mantenimiento del uso de equipo, y habrá una mayor competencia entre los proveedores

Adquisición de productos y servicios al precio final más bajo

La actividad de compras dentro de una organización común consume la proporción más grande de los recursos de la empresa. Si una empresa requiere obtener mayores utilidades, uno de los medios para alcanzarla puede ser el tener una operación de ahorro continuo en las compras, pudiéndose ver en el efecto de incremento en utilidades, derivado de una actividad eficiente de compras. El término “compra según precio” puede dar a entender cierta exclusividad en cuanto sea el precio el único factor que considere el Departamento de Compras (DC) para estimar sus decisiones y la realidad es que deberá esforzarse por obtener el precio más bajo, pero además se supondrá que también se satisfacen los demás requisitos referentes a calidad, oportunidad de entrega y buen servicio.

Mantenimiento de la posición competitiva de la empresa

Una empresa podrá ser competitiva administrativamente si puede controlar los costos para proteger sus márgenes de utilidad. Dentro de muchas empresas los costos relacionados con compras representan el elemento del costo más significativo, llega entre el 60% al 85% de las compras totales. Asimismo, se requiere de diseños de productos modernos y de cambios en los métodos de producción para avanzar al mismo paso que el cambiante medio ambiente del área de tecnología y producción. El DC podrá proporcionar información valiosa al personal de diseño de producto e ingeniería de la producción respecto a los nuevos productos disponibles y a los cambios que están ocurriendo y que es muy probable que se presenten en el campo de la tecnología de la producción.

Mantenimiento bajo de los costos administrativos

Se requiere recursos para poder operar el DC: se tendrán pagos por concepto de salarios, gastos de comunicaciones, accesorios, costos de viaje y demás costos indirectos. Si los procedimientos de compras no fueran eficientes, los costos administrativos de compras habrán de ser excesivos. Los objetivos de compras se deberán alcanzar de la manera más económica y más eficiente posible, lo cual implica que el gerente o el encargado deba revisar continuamente la forma de como se está operando para asegurarse a sí mismo de que se está trabajando con costos bajos. La empresa deberá estar constantemente alerta para hacer mejoras en los métodos, en los procedimientos y técnicas de compras.

Reducción de costos y obtención de utilidades

Tanto los entes lucrativos como los que no lo son, procuraran la minimización de costos, aunque como es lógico, los primeros pretenden utilidades, no así los segundos.

En buscar utilidades, se encuentra implícita la obtención de materiales apropiados a un precio, calidad, y cantidades adecuados, además recibidos oportunamente.

Para cumplir con el logro de las utilidades y servir en forma efectiva a la organización, el Departamento de Compras y Abastecimiento debe emplear la competitividad, la cual se usa cuando se atiende a otros compradores que necesitan materiales,

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