Logistica

CASO 3

CASO: VIDRIERIA S.A.C.

(VIDSAC)

En Junio de 2012, el Gerente General de la Empresa VIDRIERIA S.A.C. (VIDSAC), se preguntaba cuál era el valor del Sistema de Control de Inventarios que en 2011 había implantado en la empresa una firma consulto¬ra de prestigio, pues lo cierto era que se producían muchas deficiencias entre las que se podían establecer las siguientes:

a) En las diferentes oportunidades en que se había realizado el control físico de las existencias, no se había logrado concordar los resultados de la toma de inventarios con los registros contables y los de almacenes;

b) Era casi normal que los embarques de espejos y vidrios se demorasen en el despacho a los clientes por falta de material de embalaje, es¬pecialmente cajas de cartón;

c) En la mayor parte de los casos, se requería de controles adicionales e inspecciones constantes para prevenir el deterioro de los artícu¬los por el excesivo almacenaje.

El gerente dudaba entre regresar al antiguo sistema de control de inven¬tarios o efectuar algunos cambios en el implantado por los consultores, para alcanzar mejores resultados que los logrados hasta la fecha.

SITUACION GENERAL

VIDSAC es una empresa situada en la zona central de la ciudad de Lima, que fabrica y comercializa vidrios y espejos de todo tamaño, especialmente atendiendo pedidos de empresas constructoras; carpinterías dedicadas a fabricar muebles; y pequeñas vidrierías que vendían al por menor, al igual que VIDSA, en sus tiendas de San Borja y Miraflores.

En Enero de 2012 la empresa contaba con 50 trabajadores y sus planillas ascendían a 1 millón de nuevos soles al mes, como resultado de la expansión producida en los últimos diez años, en los que la venta de vidrios para edificios y espejos para mueblerías por su alta rentabilidad, había facili¬tado el aumento de los puntos de venta y la formación de una red de dis¬tribución que abarcaba Lima y algunas capitales de Departamento como Chiclayo, Piura, lca, Arequipa e Iquitos donde habían contactado con clien¬tes de esas zonas ayudándolos a organizarse y creando, de esa manera, la organización distribuidora que elevó las ventas de toda la cadena.

En el mes de Diciembre de 2011, el Gerente General de la compañía en una reunión con sus ejecutivos, escuchó muchas quejas y comentarios adversos sobre el funcionamiento del sistema de control de inventarios en la empresa, así como la defensa que el gerente de operaciones trataba de efectuar de dicho sistema. En la indicada reunión se mencionaron muchas deficiencias y algunos de los gerentes asistentes solicitaron una revisión del sistema en uso, solicitud con la cual estuvo de acuerdo el Gerente General, instruyendo por ello a sus ejecutivos para que estudiasen éste problema y le presentasen sus sugerencias a fin lograr mejorarlo; encar¬gó además, al Gerente de Operaciones preparar un informe sobre las razo¬nes del mal funcionamiento del sistema para discutirlo en la siguiente reunión de gerencia.

SITUACION PARTICULAR

El Gerente de Operaciones, en cumplimiento a lo dispuesto porla Gerencia General, después de hacer un exhaustivo análisis del funcionamiento del sistema que estaba en uso y de la situación en la dependencia de control de inventarios, envió la comunicación que se adjunta en el Anexo 1- .

El documento recibido por la Gerencia General y puesto a consideración de los otros gerentes de área fue aprobado, encargándose al mismo Geren¬te de operaciones y al de Finanzas la contratación de la persona o firma consultora que pudiese dar solución al problema.

Los encargados contrataron a una firma consultora de profesionales jóve¬nes para realizar el estudio y así solucionar el problema existente en el control de inventarios de la compañía.

La empresa contratada envió de inmediato dos profesionales suyos y éstos a mediados de Febrero de 2014 presentaron una lista de toda la variedad de espejos y vidrios que la compañía comercializaba, basándose en las medidas de los vidrios y espe¬jos e indicando por artículo la cantidad que existía en cada tienda; además, de acuerdo con los conceptos de cantidad económica y de punto de pedido, establecieron qué cantidades por artículo, deberían almacenar como inventario, las tiendas y los distribuidores. Junto con dichas relacio¬nes adjuntaron una informaciónconteniendo algunas definiciones, para que todo el personal de las dependencias de Compras, Almacenes y de los usuarios, unificasen el lenguaje logístico en la entidad. Dichas defini¬ciones se adjuntan en el Anexo 2.

DESARROLLO DESPUES DE 2011

En 2015, después de tres años de haberse implantado el nuevo sistema de control de inventarios, el Gerente General tiene dudas sobre la bondad o el éxito a lograr con él.

Sus informaciones le demuestran los siguientes hechos:

- Cada año el Gerente de Operaciones y el Supervisor de Producción, preparan los estimados de las ventas de espejos y vidrios que, de acuerdo con los estudios de mercado se piensa alcanzar en el año siguiente, en términos de tipo o clase de producto y sus características, para cada tamaño.

- En base a ese estimado, el supervisor de producción, revisa los pun¬tos de pedido y las cantidades a pedir de todas y cada una de las ma¬terias primas y productos terminados.

- Nada había cambiado en los tres años transcurridos desde la interven¬ción de los consultores, a pesar de haber iniciado el funcionamiento del sistema en el 2012.

- Las ventas en estos años habían sido las siguientes:

AÑO ESPEJOS VIDRIOS

2012 50,000 unidades 140,000 unidades

2013 30,000 " 90,000 "

2014 23,000 " 65,000 "

2015(estimado de ventas) 10,000 " 44,000 “

Donde se podía apreciar que las ventas de los productos de la compa¬ñía disminuían y aunque las- utilidades no se habían reducido en forma similar, sin embargo iban disminuyendo a pesar de que los distribuidores trataban de aumentar las ventas, pero la situación en el país no era la adecuada para lograr los aumentos que se deseaban.

El balance de los almacenes y, sobre todo, la indicación de saldos se han convertido en un problema de exactitud. Bajo el sistema anterior, los almaceneros mantenían los registros de inventarios en el almacén, haciendo ellos mismos las anotaciones conforme ingresaba el artículo o se entregaba algo. Al implantarse el nuevo sistema, a mediados de 2012, se permitió a los empleados del almacén seguir manteniendo susregistros hasta que la oficina de control de inventarios tuviese sal-dos al día y sin equivocaciones ni problemas, es decir correctos, mo¬mento en el cual el almacén dejaría de controlar las existencias para su renovación, pasando esta actividad a Control de Inventarios.

Esto ha sido algo imposible de realizar, porque en ningún momento se han podido conciliar las existencias físicas con los saldos contables ni con los de almacenes y por ello se ha permitido que los empleados de almacén sigan llevando los registros.

Las razones para el no cumplimiento de las disposiciones del sistema, fueron encontradas por el supervisor de producción, como el resultado de:

1. Despreocupación del personal, en forma general, tanto de los alma¬ceneros como los de control de inventarios;

2. Deseos del personal de almacenes de ser ellos quienes controlasen los inventarios y por lo tanto poder pedir directamente a los pro¬veedores;

3. Según el personal de los almacenes, existía un índice de rotación bastante interesante, sin embargo como en las tarjetas de control no se mostraba la forma como se habían obtenido los datos, era im¬posible constatar los errores cometidos;

4. La razón de las diferencias en los saldos de las existencias según la opinión de algunos ejecutivos, consistía en que órdenes de com¬pra enviadas al Almacén, se habían perdido en el trayecto entre la Sección Compras y la oficina del Jefe de Almacén, lo que incidía en los datos y el balance de las tarjetas de control de pedidos.

5. Los saldos equivocados de las tarjetas de control, se arreglaban en poco tiempo, pues bastaba efectuar un chequeo con las existen¬cias físicas para realizar ajustes o cuadrar dichos saldos con sa¬lidas o ingresos ficticios. Si el error era descubierto, se cambiaba el saldo en la tarjeta y se hacía la correspondiente investiga¬ción, pero era muy raro que se descubriese antes de la toma de in¬ventarios, lo que se realizaba una vez al año, generalmente en el mes de Diciembre.

6. En relación con el problema del material de embalaje, consistía en que cada espejo era embalado en cartones antes de despacharse, lo cual daba lugar a que la demanda por cartones fuese estacional y muy variada, de acuerdo

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