MEJORA DEL AMBIENTE LABORAL Y MOTIVACIÓN AL PERSONAL DE LA EMPRESA FARMACIA ABC

¨PROYECTO DE MEJORA DEL AMBIENTE LABORAL

Y MOTIVACIÓN AL PERSONAL DE LA EMPRESA FARMACIA ABC¨

DAISI MONJE ESTRADA

FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

Instituto IACC

24 MAYO 2021

PASOS DE LA PLANEACION

Koontz, Weihrich y Cannice (2012) indican que la planeación consta de ocho pasos detallados y explicados a continuación:

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                                                                          Imagen 1. Pasos de la Planeación

                         Fuente: Elaboración propia a partir de Koontz, Weihrich y Cannice (2012)- IACC (2021)

   IACC (2021). De acuerdo a lo solicitado por los dueños de la empresa FARMACIAS ABC, la misión de mi proyecto es mejorar el Ambiente Laboral y la Motivación del Personal. Para ello se realizó un estudio de aproximadamente tres semanas en la FARMACIA, que está compuesta por cuatro vendedores/as, más jefe directo que es el Químico Farmacéutico y personal de servicios externos (contabilidad, aseo, seguridad), donde se entrevistó al personal en forma individual, (trabajadores y jefatura). Además, se realizó un estudio de mercado respecto a las ventas, en comparación a la competencia.

 Por medio de este estudio se determinó que existían oportunidades de mejoras en las siguientes actividades:

1. Jornadas laborales extensas y horarios de trabajo poco flexibles.
2. Sueldos bajos de acuerdo al promedio del mercado.
3. Desigualdad en las Competencias del personal, Poco compañerismo (falta de trabajo en equipo) y Falta de empatía de la jefatura.
4. Evaluación de la infraestructura y de elementos de apoyo como implementos de trabajo.
5. Fuerte competencia del mercado.

Analizando las Oportunidades, los Objetivos y Metas, las Premisas, las Alternativas, realizando la comparación, selección y utilizando los Planes de Apoyo y los Presupuestos se proponen lo siguiente:

1. Para modificar las extensas jornadas laborales y los horarios poco flexibles y con el fin de facilitar las actividades personales de los trabajadores.  Cumpliendo con las 45 horas semanales legales, se implementarán los horarios de trabajo en turnos diferidos y rotatorios de 8 horas diarias de lunes a viernes y 5 horas los sábados, compuesto de dos turnos con dos vendedores cada uno. Detallado de esta manera: primer turno de 08:00 a 16:00 horas, segundo turno de 12:00 a 20:00 horas. Tomando el día sábado con los horarios de 8:00 a 13:00 horas (primer turno) y de 10:00 a 15:00 horas (segundo turno). Todos los turnos incluyen de lunes a viernes 30 minutos de colación. Para la jefatura se determina las mismas 45 horas semanales, distribuidas de lunes a sábado en horarios flexibles, con previo aviso al personal.

• Esta implementación comienza a regir a contar de la primera semana, luego de gestionar, firmar y validar los respectivos anexos de contrato. Plazo máximo 30 días.

1. En conjunto con contabilidad se realizó un análisis de mercado vs remuneraciones del personal de ventas, llegando a la conclusión que se debe nivelar los sueldos para todos los vendedores de acuerdo al promedio del mercado. Además, se analizan los márgenes de ganancias y de ventas mensuales, y a modo de incentivo y motivación al personal se implementa un sistema de Bonos individual y grupal. Para lograr esto se establecen metas por vendedor y por ventas totales mensuales.  Visualizando que, si se alcanza sobre el 10% de aumento en las ventas mensuales a la fecha, se entregaran Bonos de la siguiente manera:

• Bono 1, cumplimiento del 100% de la meta, un 10 % de su sueldo.
• Bono 2 cumplimiento del 200% de la meta, un 20% de su sueldo
• Bono 3 cumplimento del 100% de la meta grupal, un 5% del sueldo para los vendedores y un 2,5% del sueldo para el Químico Farmacéutico.

• Este sistema de bonos y de nivelación de sueldos, comienza a regir a contar del primer día hábil del mes luego de gestionar, firmar y validar los respectivos anexos de contrato. Plazo máximo 30 días.

1. Con el fin de entregar los conocimientos y herramientas que les ayuden a desarrollar de manera más eficiente y eficaz su labor, se solicita a RRHH, Contabilidad y Jefatura directa (Químico Farmacéutico) analizar competencias de los vendedores, mediante entrevistas personales y generando plantillas de evaluación de competencias. Con el fin de gestionar y solicitar presupuestos necesarios para capacitaciones con entidades reconocidas por el SENCE, para cursos de ventas, atención al cliente, trabajo en equipo y liderazgo (jefatura), etc. Incluyendo también los cursos de capacitaciones impartidas por los laboratorios distribuidores de los medicamentos (vendedores y jefatura).

              Luego de conocer los resultados de las evaluaciones correspondientes cada vendedor

              se capacitará de acuerdo a sus necesidades y competencias.

• Estas capacitaciones se harán por lo menos una trimestral para cada vendedor, comenzando este trimestre de acuerdo a disponibilidad de entidades que los impartan. Plazo máximo para las evaluaciones 30 días.

1. Para la Modernización de infraestructura e implementos de trabajo con el fin de facilitar y mejorar las condiciones de trabajo se realizó un estudio con respecto a:

• La infraestructura (baños, comedor, sala de ventas, bodegas) y se determinó que cumplen los requerimientos necesarios para un buen desempeño laboral, se confirma la continuidad del servicio de aseo y seguridad con empresas de servicios externos.
• Los implementos de trabajo que la empresa debe proporcionar para un buen desempeño (internet, computador, teléfono, iluminación), deberán ser evaluados en forma permanente por el personal y el jefe directo.
• Se recomienda la entrega de ropa adecuada (cotona, poleras) al personal cada seis meses. Guantes, mascarillas y alcohol gel diariamente. Responsable de esta implementación será el jefe directo.
• Se solicita a contabilidad y al jefe directo implementar y habilitar todos los instrumentos necesarios para que los métodos de pago utilizados por los clientes sean todos los existentes en el mercado (tarjeta de débito, tarjeta de crédito, verificación de cheques, depósitos y transferencias).

• Esta mejora se implementará de forma inmediata.

1. Para nivelar la fuerte competencia que existe en el mercado de las farmacias se realizará análisis de mercado con respecto a los precios de la competencia en farmacias similares a ABC, con ello se analizaran los márgenes de utilidad con respecto a costos con el fin de implementar promociones y descuentos:

• Promociones con descuentos especiales en productos de temporadas.
• Se implementará descuento de un 5% para todos los productos comprados los lunes de cada semana.
• Control del flujo de inventario de los productos, determinando stock mínimos y productos de alta, media y baja rotación. Esto se realizará con el fin de evitar sobre stock y cero stocks. Realizado por jefe directo.
• Control de costos fijos tales como: luz, agua, arriendo, gas, teléfono, internet, servicio de aseo y seguridad (externos) con el fin de controlar que se mantengan en los márgenes preestablecidos, A cargo de contabilidad.
• Control de costos variables tales como: opción de pago a fecha a proveedores, opción convenio de descuento por pronto pago, opción concesión (solo pago por productos vendidos) y descuentos adicionales por cantidad, opción ingreso a asociaciones de farmacias para complementar compra de productos al por mayor, control de sueldos (bonos) ya predeterminados. A cargo de contabilidad y jefe directo.

• Las implementaciones de estas medidas serán de forma inmediata y las evaluaciones de mercado serán semestrales.

Nota: todos los objetivos y metas presentados, han sido elaborados según el Método SMART.

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