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Proceso De La Compra

Ciclo de pedido

Tiempo total del ciclo del pedido

Tiempo del pedido tratamiento del pedido tiempo de compra stop adicional tiempo de entrega

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El ciclo de pedido puede definirse como el tiempo que transcurre entre la emisión del pedido y la recepción de las mercaderías solicitadas. A continuación se podrá observar un típico ciclo y los tiempos totales y parciales que se reparten n las actividades de transmisión, procesamiento, preparación, disponibilidad, producción, y entrega del producto.

Proceso Solicitud Satisfacción

Transmisión Almacén

Pedido

Entrega

Entrega Fábrica

Transmisión del pedido.

Es el medio empleado para la comunicación del pedido (correo, radios, etc. )

Procesamiento.

Abarca las actividades como la documentación, registros de inventarios, aduanas, comprobación de pedido y la comunicación entre las áreas comprometidas como son: clientes, departamento de ventas, producción, finanzas y contabilidad.

Disponibilidad en stock.

Afecta directamente al tiempo total utilizado, debido a que permanentemente, se ve forzada la actividad de flujo d información y los procesos de producción que se adicionan al canal utilizado habitualmente.

Tiempo de entrega.

Es el tiempo que se estima necesario para el transporte de los requerimientos solicitados desde el origen hasta el destino final.

Ajustes a los ciclos de pedido.

El ciclo de pedidos requiere de un tiempo adecuado, el que en algunas ocasiones es alterado con el afán de la pronta atención al cliente, condicionado al tipo de pedido como también los tamaños de los mismos.

Prioridades en el procesamiento de pedido.

Cuando se junta una cantidad excesiva de pedidos pendientes, es necesario diferenciar el tratamiento según el cliente de acuerdo a un criterio predefinido.

Condición estándar de los pedidos.

Si el cliente recibe sus pedidos en condiciones inutilizables con defectos o fallas es necesario estandarizar los pedidos.

Limitaciones de los pedidos.

El objetivo de estas limitaciones es conseguir ahorros significativos, al establecer un mínimo en la cantidad pedida, ya que los movimientos de mercaderías en volúmenes conllevan menores costos y los tiempos de despachos se aminoran por el proceso de distribución por cantidad.

La rentabilidad en la compra.

La compra como concepto.

La compra es un servicio, que tiene por finalidad prever los materiales en la cantidad correcta, en el momento oportuno para satisfacer la mejor calidad al menor costo.

En cualquier operación de compras no se debe dejar de considerar algunos factores como:

 El precio del material adquirido.

 La calidad del mismo.

 La cantidad conveniente.

 Los plazos de entrega de las mercancías necesarias.

 Plazo de pago.

 Garantías y servicios.

Objetivos de la compra.

La compra tiene como objetivo primordial:

“Adquirir la calidad adecuada, en las cantidades apropiadas, en el momento oportuno, de los proveedores congruentes, con entrega a tiempo y al precio debido”

La inadvertencia de cualquiera de estos puntos puede tener como consecuencia, una insatisfactoria transacción.

Los conceptos “adecuados”, “oportunos”, “apropiados”, es constantemente una cuestión de opinión de grupo, que debe estar amparados por fundamentos científicos y en la experiencia.

Estos objetivos son validos para instituciones públicas, así como a todas las formas de empresa de todo tipo de negocios.

Calidad.

Es el conjunto de cualidades que requiere un producto para llevar a cabo un propósito, para el que se ha comprado, el nuevo concepto de calidad nos lleva a definir que esta debe ser definida por el cliente y en ningún caso la definirá el fabricante o proveedor. Esta norma debe se aplicada logrando el equilibrio conveniente ya que un producto puede ser innecesariamente superior, lo que implica elevar los costos de producción e impide competir en el mercado al vender el producto terminado por su alto precio , con la consecuente perdida que ella significaba. Si la calidad es notablemente inferior, su costo permitirá abaratar el producto en la puesta en el mercado, pero la inferior calidad puede significar un rechazo de tal forma, que los costos finales sean superiores de los que lo hubieran sido una materia prima o producto de superior calidad y precio, o mejor dicho, la calidad estará determinada por el especifico requerimiento del usuario para lograr un producto adecuado.

Cantidad.

La cantidad es el volumen necesario para mantener una producción sin interrupciones, o para atender la demanda, las interrupciones en la producción por falta de materiales resulta altamente costosa. Por otra parte, el sobre aprovisionamiento, tiene un costo financiero debido a mantención de almacenaje, seguros, posibilidades de deterioro y/o quedar fuera de uso.

Es necesario determinar que todo material que se compre en forma innecesaria siempre resultará caro, es decir se compra una cantidad mayor a la estrictamente requerida aunque sea a precio de oferta, si no se usa el excedente resultará inútil y cara la compra.

Fecha de entrega.

El plazo de entrega tiene vital importancia, en la compra planificada como en las urgencias, pues en la primera normalmente se requiere un plazo definido para la obtención y uso, como en las compras urgentes, se desea la pronta satisfacción.

Algunas grandes empresas, pueden efectuar sus compras a base de un programa ajustado al tiempo. Esto tiene por finalidad el ahorro de tiempo y gastos de administración del material y almacenamiento.

Se debe especificar fecha, hora y en lo posible la puerta por donde entrara el material solicitado.

Precio.

El precio debe siempre guardar justa relación con la calidad y el servicio solicitado, como también debe permitir competir en el mercado.

Los productos o materiales, son sensibles a cambios frecuentes en el precio, introducen como elemento digno a considerar, pues ante situaciones de esta naturaleza, será aconsejable pensar en un contrato para asegurar un precio fijo y un aprovisionamiento fluido. Esta posición también será aplicable, ante la detección de materiales que son propensos a agotarse en el mercado.

Garantías y servicios

Eventualmente un producto puede ser aconsejable por cumplir las condiciones precedentes, pero si no cumple el requisito de garantía del producto como también prestar asesoría, podría dejar de ser un material eficiente al impedir el aprovechamiento máximo.

La Orden De Compra.

La orden de compra es una forma de contrato, con las condiciones que el comprador estipula y que es aceptada por el vendedor. Incluye descripción de la mercancía o servicio, cantidades, plazos de entrega, precios y condiciones de pago, etc.

Al emitir la orden de compra, debemos registrar la cantidad pedida, sumándola a nuestro saldo de pedidos pendientes. Esto es porque cuando determinemos las cantidades a comprar (necesidades netas de insumos) debemos conocer las cantidades pendientes de entrega por nuestros proveedores.

Requisitos De Una Orden De Compra.

 Numero de orden de compra.

 Fecha en que se realiza el pedido.

 Nombre de la persona con quien se confirmó el pedido.

 Nombre y dirección del proveedor.

 Dirección del lugar a donde se debe entregar la mercadería.

 Cargo del departamento que hará uso del bien o servicio.

 Numero de requisición.

 Numero de proveedor.

 Número de cuenta.

 Persona que recibirá en planta.

 Vía de embarque.

 Condiciones de pago.

 Impuestos correspondientes.

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