Manual De Procedimientos

Metodos a seguir en el diseño de formularios y manuales de procedimientos necesarios. La sistematización de los informes. Técnicas para el diseño de flujogramas, la documentación descriptiva de la empresa, concepto composición,diferencias de documentación para empresa privada y una publica.estructura de los manuales de normas y procedimientos de practica estándar .tamaño , reproducción , encuadernación, distribución , mantenimiento y revisión de los manuales.cual departamento se encarga de realizar los manuales de normas y procedimientos, q aspectos se toman en cuenta, contenido de un pago del impuesto sobre la renta, que debe incluirse en el manual de normas y procedimientos.

LOS MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS:

consiste en documentar en forma integral y detallada los procedimientos administrativos, tomando en cuenta las necesidades específicas de la empresa y sus características. Además de su uso, es necesario instruir y capacitar al personal que labora en cada departamento y hacerle comprender la necesidad de ejecutar adecuadamente las instrucciones y procedimientos dados en dicho manual. A través de él, se puede planificar de manera eficiente tanto el recurso humano como material, y obtener seguridad en el registro de las operaciones, ya que habrá uniformidad de criterios.

1.6.1. MANUALES

Definiciones de Manuales:

Se entiende que un manual es todo cuerpo sistemático que indica las actividades a ser cumplidas por la organización y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea de manera conjunta o separada. Según Alonzo, J (1988:25)

"Son libros organizados para promover un mejor entendimiento de políticas, prácticas y procedimientos administrativos; su propósito es el de suministrar un pronunciamiento actualizado, conciso y claro de la función exacta de cada fase del negocio de la empresa".

Es decir, los manuales son guías que se elaboran para mantener actualizados los distintos procesos que realiza la empresa.

Los manuales son también instrumentos que sirven de control interno ya que en ellos quedan establecidos los procedimientos que se siguen en la empresa. A través de ellos se pueden comparar y controlar todas las actividades.

Los Manuales son los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizadas para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Consisten en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie de libro actualizable.

1.6.1.1. Características de los Manuales:

Entre las características de los Manuales se encuentran:

•Son la base del control operacional contable, ya que en ellos se describe la información referida a normas, políticas y procedimientos contables por los cuales se evaluará el desarrollo operacional.

•Su lenguaje debe ser sencillo y claro para el uso de terceras personas, para que al leerlo las instrucciones sean bien interpretadas.

•Son flexibles debido que se elaborarán considerando la posibilidad de cambios, es decir, deben ser diseñados de forma flexible que permitan amoldarse a diversas eventualidades, con el fin de enfrentar los cambios que se produzcan en el entorno empresarial.

•Los manuales deben mantener uniformidad en los criterios de redacción en las secciones, puesto que éste conllevará a un mejor entendimiento. Un alto grado de confianza, orden y consistencia en las acciones a ejecutar.

1.6.1.2. Clasificación de los Manuales, según Duhalt M. (1.997:20):

De Acuerdo a su Contenido:

Los manuales pueden clasificarse como:

•Manuales de Historia de la Empresa

•Manual de Políticas de la Empresa.

•Manuales de Organización de la Empresa.

•Manuales de Procedimientos de la Empresa.

•Manuales de Contenido Múltiple.

De acuerdo a su Función Específica:

Los manuales pueden ser:

•Manuales de Personal

•Manuales de Compra

•Manuales de Producción.

•Manuales de Venta.

•Manuales de Finanzas

•Manuales de Otras Funciones.

1.6.1.3. Ventajas de los Manuales:

Según Duhalt M. (1977:26) el uso de los manuales ofrece cuantiosas ventajas entre las cuales se pueden mencionar:

•Facilitar la revisión constante de las políticas y procedimientos, revelando las diferencias o debilidades.

•Permite conocer detalladamente todas las actividades de un área de la Institución, la responsabilidad individual y los procedimientos.

•Establecen la continuidad y coherencia en las prácticas y normas a través del tiempo.

•Hacen más eficaz y eficiente el trabajo del personal, y el registro de las operaciones, evitando que se alteren arbitrariamente.

•Sirven para uniformar y controlar las rutinas de trabajo evitando su alteración arbitraria.

•Sirven como herramienta en el entrenamiento y capacitación del personal en su rango, ayuda a la selección de trabajadores en caso de vacantes.

•Al estar por escrito, quedan claramente establecidas las funciones a ejecutar para cada trabajador controlando así las actuaciones de cada uno.

•Ahorra tiempo a la organización, ya que evita repetir información, explicaciones. o instrucciones similares.

•Asegura la continuidad de las operaciones de la empresa, durante la ausencia de alguno de los responsables de un cargo en particular.

•Facilita la coordinación del trabajo y a su vez reduce la duplicación de funciones.

•Son un instrumento de gran utilidad en el trabajo de auditoria, puesto que muestran los detalles del sistema y sirve como medio para verificar el procedimiento correcto a seguir.

•Son una fuente permanente de información.

•Permiten el mejor entendimiento de las normas de la empresa, así como la responsabilidad individual y en los procedimientos, de cada trabajador.

1.6.1.4. Desventajas de los Manuales.

Entre las desventajas más resaltantes de los Manuales según Duhalt M. (1977:28) se encuentran:

•Requieren de una gran cantidad de tiempo en su elaboración por su gran volumen.

•Quitan discrecionalidad al personal lo que se traduce en un freno para la iniciativa individual.

•El costo de conformación y revisión puede ser elevado.

•El trabajo se centra exclusivamente a lo dispuesto en el manual.

•Pierden vigencia con mucha rapidez, lo que implica actualizarlos con el tiempo.

•Reprimen el pensamiento creativo o individual del personal.

•Requiere del personal capacitado para su elaboración.

•Una redacción errónea puede dar lugar a la distorsión de sus objetivos.

1.6.1.5. Objetivos de los Manuales:

Los manuales cumplen los siguientes objetivos:

•Presentar en forma adecuada y sistemática las normas y procedimientos de cada área o de una en especial.

•Sirven de guía para la evaluación de la eficiencia general.

•Facilitar el aprendizaje al personal de nuevo ingreso a la Institución.

•Facilitar el pronunciamiento actualizado, conciso y claro de las funciones exactas de cada fase de la empresa.

•Dotar a la Institución de una herramienta que indique la forma de proceder y la continuidad de sus procedimientos.

•Reducir errores, omisiones y desperdicios de insumos.

•Facilita en un momento determinado los pasos a seguir para el cumplimiento de sus funciones.

•Servir como instrumento de consulta para la elaboración de los estados financieros.

•Facilita la continuidad de los procedimientos aún cuando se sucedan cambios.

•Minimizar la labor de los supervisores para que dediquen más tiempo a la planificación.

1.6.1.6. Contenido de los Manuales:

El autor Duhalt M. (1977:27) considera que:

"los Manuales contienen, en su forma especifica, políticas, normas, procedimientos, organización, historias, aspectos legales y principios específicos del área a la cual se destinan, así como formularios, organigramas, flujogramas, modelos de informes y en algunos casos, estándares para medir el desenvolvimiento operacional, entre otros".

Los Manuales pueden contener instructivos referentes a:

•Prólogo o introducción.

•Utilización de formularios.

•Registros de contabilidad.

•Preparación de informes financieros

•Código y catálogo de cuentas.

•Organigrama representativo de la estructura organizacional.

•Descripción detallada de jerarquías, funciones, alcance de autoridad, responsabilidad y relaciones tanto de líneas como de staff.

•Principios de organización que han servido de base a la organización adoptada.

•Declaración de objetivos de la Institución.

•Políticas generales de la Institución.

•Descripción en forma ordenada de las diferentes etapas de los procedimientos, indicando las diferentes unidades interventoras en los mismos.

•Flujograma representativo de los procedimientos descritos.

1.6.1.7. Importancia de los Manuales:

Su importancia radica en que es una herramienta que sirve para el manejo y planificación de los recursos organizacionales, sean éstos recursos humanos o materiales; a su vez, constituyen un medio para agilizar los procesos contables y aumentar el logro de sus objetivos.

Por otra parte, el manual ofrece al personal una guía para la ejecución de sus labores, que resultará particularmente valiosa para instruir al personal

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