Manual De Procedimientos

MANUAL DE FUNCIONES

SUBDEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO

HOSPITAL BASE VALDIVIA

RESOLUCION N° 4867

DICIEMBRE 2005

EL SUBDEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO tendrá por objeto procurar el suministro de medicamentos, insumos, reactivos y otros elementos que requieren los servicios y dependencias del Hospital Base Valdivia, para ejecutar sus necesidades en beneficio del usuario final y demás actividades.

Organigrama Subdepartamento de Abastecimiento

Hospital Base Valdivia

PLANTA FISICA

DEPENDENCIAS:

1 OFICINA JEFATURA

1 OFICINA SECRETARIA.

1 OFICINA ADQUISICIÓN FARMACIA

1 OFICINA ADQUISICIÓN BODEGA GENERAL

1 BAÑO.

1 BODEGA DE ARCHIVOS

1 SALA DE REUNIONES (ACTUALMENTE PRESTADA A SOME)

1 BODEGA DE FARMACIA

3 BODEGAS DE SUEROS

1 BODEGA INFLAMABLES

2 BAÑO EN BODEGA DE FARMACIA.

1 OFICINA DE CONTROL DE EXISTENCIAS

1 BODEGA GENERAL

1 BODEGA ALIMENTACION

1 BODEGA UTILES DE ASEO

1 BODEGA DE ARCHIVOS

1 BAÑO BODEGAS GENERAL.

UBICACION:

Edificio HE 1° piso del Hospital Base de Valdivia, se encuentra ubicado el Subdepartamento de Abastecimiento con oficinas de Jefatura, Secretaría, Adquisiciones Farmacia y Bodega General, Bodega de Archivos, Baño y Sala de Reuniones (actualmente ocupado por el SOME).

En el Zócalo del Edificio HE se ubican las Bodegas de Farmacia, General, Bodega de Archivos, Oficinas de Control de Existencia, Bodegas de sueros e inflamables y Baños.

RECURSO HUMANO

En Abastecimiento, no todo se refiere a facilidades físicas como oficinas, bodegas, medios de transporte y comunicación, equipos computacionales, etc., sino que debe incluirse al personal que trabaja dentro de él, es decir los funcionarios que gestionan, registran, manipulan, mueven materiales, digitan, cotizan, compran en función de mejorar el sistema y proporcionar un servicio eficiente. Por ello constituye el elemento básico de la estructura del sistema de Abastecimiento, que con su trabajo lo hace funcionar. Debe pues reconocerse lo imprescindible del trabajo del personal, al cual se le asignan funciones que, de acuerdo a sus capacidades pueda desempeñar mejor, considerando su experiencia, velando por su capacitación que permita aumentar el rendimiento de los funcionarios, procurando que conozcan, comprendan las características y políticas del sistema de Abastecimiento con los beneficios que este sistema representa para el Hospital y los funcionarios.

JEFATURA SUBDEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO

Cargo : Jefe Subdepartamento de Abastecimiento

Estamento : Profesional Universitario

Dependencia : Subdirección Administrativa

Descripción Genérica: Planificar, organizar y controlar las Adquisiciones de medicamentos, insumos, bienes, servicios y su correspondiente recepción, almacenamiento y despacho a servicios usuarios.

Dirigir y controlar el personal a su cargo.

Descripción Especifica:

1. Coordinar con Servicios Clínicos los presupuestos asignados, para que estos efectúen sus Programaciones mensuales de insumos y medicamentos a través de solicitudes de compra computacional, respecto de medicamentos estos serán previamente chequeados por Q.F. Jefatura de Farmacia para su aprobación final y se hagan las adquisiciones correspondientes a través del sistema chilecompra.

2. Revisión y aprobación de Orden de Compra, respaldadas por las del portal chilecompra.

3. Informes mensuales a Subdirección Administrativa de acuerdo a las necesidades requeridas por esta jefatura.

4. Calificaciones del personal a su cargo.

5. Miembro del Comité de Centro de Responsabilidad

6. Dirigir el Comité de Abastecimiento.

7. Miembro del Comité de Adquisiciones.

8. Supervisar e informar el inventario anual.

9. Responsable de enviar las ventas del Hospital a Jefe de Contabilidad, para su facturación correspondiente.

10. Elaborar propuestas públicas y privadas, con sus correspondientes bases cuando corresponda.

11. Solicitar resoluciones por adquisiciones de Bienes inventariables o Inversión.

12. Solicitar resoluciones por donaciones efectuadas a la Institución.

13. Tramites de Importación cuando se requiera.

Subrogancia

En caso de ausencia, será subrogada como sigue:

1º - Sr. Alberto Delgado K. Encargado de Adquisiciones Farmacia.

2º - Sr. Jaime Alvarado Lee Encargado de Adquisiciones Nacional.

SECRETARIA ABASTECIMIENTO

Descripción Genérica : Administrativo.

Dependencia Administrativa : Jefe Abastecimiento

Dependencia Técnica : No hay.

Descripción Especifica:

1. Registro de toda la correspondencia que ingresa y sale por distintas razones al Subdepartamento de Abastecimiento, de todos los servicios, Unidades de Apoyo y Proveedores, canalizando debidamente según corresponda.

2. Preocuparse por que las Ordenes de Compra, que genera Adquisiciones, sigan su normal proceso de firmas; Jefatura Abastecimiento y Subdirección Administrativa.

3. Enviar a Subdirección Administrativas Facturas para VºBº, de recepción de Exámenes del Extra Sistema.

4. Redacción y tipeo a maquina o computacional, según sea el caso, de toda la correspondencia oficial de Abastecimiento.

5. Atención de Fax y teléfonos de Abastecimiento.

6. Realizar computacionalmente el pedido mensual de materiales de escritorio y aseo para los Funcionarios de la Sección, con su posterior distribución.

7. Encargada de completar información solicitada en Hoja del Sistema de Información para Gestión Hospitalaria a la Unidad de Costos.

8. Encargada de tener al día informe de gastos mensuales de los Servicios y Unidades de Apoyo, entregado mensualmente por Computación.

9. Llevar registro de reclamo a proveedores y entregar a Jefe de Computación o quien él designe para la reiteración diaria de estos, vía correo electrónico. Estos reclamos los confeccionara de acuerdo a las formas y cuestionamientos de los reclamantes según sea el caso y será direccionada previa revisión y acuso de estos bajo firma en el respectivo reclamo de lo ahí dicho se hace responsable.

10. Desempeñar las demás funciones y tareas que la Jefatura le encomiende en las materias de su competencia.

Subrogancia

En caso de ausencia, será subrogada como sigue:

1º - Supervisor de Control de Existencias Bodega Farmacia

2º - Encargado Control de Existencia Bodega General.

QUIMICO FARMACEUTICO ABASTECIMIENTO

Descripción Genérica : Profesional Químico Farmacéutico, Enfermera u otro profesional relacionado.

Dependencia Administrativa : Jefe Abastecimiento

Dependencia Técnica : Autonomía en caso de Químico Farmacéutico, y en caso de otro profesional, de Jefatura Farmacia.

Descripción Especifica:

1. Adquisición de medicamentos para Servicio Farmacia y Programas especiales.

2. Llevar un registro de Proveedores con las cotizaciones vigentes en el caso de compra inferior a 3 UTM.

3. Licitar la programación mensual dentro de los 15 primeros días del mes, adjudicando la compra al proveedor de menos costo de acuerdo a un mismo rango de calidad, teniendo para ello la relación costo/beneficio, salvo, cuando se trata de proveedores exclusivos.

4. Llevar un registro actualizado de Orden de Compra, para ser entregado a bodega en el momento de la llegada de mercadería.

5. Adjudicar y comprar la totalidad de las solicitudes extras autorizadas, de los Servicios y Dependencias, indicando en orden de compra el Servicio solicitante y Nº de petición.

6. Solicitar anticipo a proveedores cuando la circunstancia lo requieran, preocupándose de cerrar el proceso.

7. Confeccionar Ordenes de Servicio, previa revisión de los documentos adjuntos que pueda traer la factura, de manera que coincidan tanto en su número como en el valor facturado, para

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