Manual de inventarios

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Contenido

INTRODUCCIÓN.        2

1.        INVENTARIOS. TIPOS Y FINALIDAD DE CADA UNO DE ELLOS.        3

2.        ELABORACIÓN DE INVENTARIOS.        3

a.        Desarrollo de una correcta ubicación de los productos        3

i.        Marcaje de mercancías.        3

ii.        Ubicación de mercancías.        3

iii.        Métodos de colocación, limitaciones.        3

iv.        Documentación interna.        3

v.        Registros de entrada y salida. Fichas de recepción.        3

vi.        Documentación de reclamaciones y devoluciones.        3

b.        Recuento físico.        3

i.        Control de existencias, stock de seguridad, stock mínimo, rotaciones.        3

ii.        Tipos de stocks.        3

1.        Materias primas.        3

2.        Componentes.        3

3.        Productos en curso de fabricación.        3

4.        Productos semiterminados.        3

5.        Productos terminados.        3

6.        Subproductos.        3

7.        Envases y embalajes.        3

8.        Otros.        3

CONCLUSIÓN.        4

ANEXOS.        5

BIBLIOGRAFÍA.        7

INTRODUCCIÓN.

INVENTARIOS. TIPOS Y FINALIDAD DE CADA UNO DE ELLOS.

En un trabajo diario de almacén, generalmente es normal incurrir en errores, como fallos en el registro de códigos y datos, etc.

Un inventario consiste en realizar una enumeración exhaustiva de lo que contiene el almacén, tanto cualitativa como cuantitativamente, que permite mantener actualizadas las entradas y salidas de productos.

Es una lista donde se recogen y describen todas las existencias mantenidas en stock en el almacén a una fecha determinada.

Se suelen distinguir diferentes tipos de inventarios:

• Inicial. Se realiza cuando comienzan por primera vez las operaciones del almacén.
• Permanente. Se lleva a cabo un proceso de inventariado de las existencias de forma continuada. Se van contando cada vez que se realiza algún tipo de movimiento en el almacén. Es útil para revisar el estado de cuentas mensual, trimestral o puntual. Además ofrece un alto grado de control, ya que los registros están constantemente actualizados.
• Completo o final. Se realiza un conteo del total del stock disponible. Su frecuencia suele ser anual, cuando se cierra un ejercicio económico.
• Rotativo. Se van haciendo inventarios completos, pero dividiendo por algún tipo de criterio.
• De productos terminados. Se trata de las mercancías elaboradas y listas para ser expedidas.
• De materias primas. El conteo se lleva a cabo en el almacén de materias primas.

ELABORACIÓN DE INVENTARIOS.

El inventario se realiza para contrastar de forma precisa la mercancía registrada en el almacén con las existencias reales, determinando su valor y calidad.

Cuando se opta por la realización anual del inventario, generalmente es necesario detener las operaciones de entrada y salida de mercancía para no entorpecer el conteo. En cambio, cuando se efectúa de forma cíclica la industria continúa con el ritmo de trabajo habitual, ya que el volumen de referencias a manejar es muy inferior.

Cuando se opta por la realización anual del inventario, generalmente es necesario detener las operaciones de entrada y salida de mercancía para no entorpecer el conteo. En cambio, cuando se efectúa de forma cíclica (mensual, cada dos semanas…) la industria continua con el ritmo de trabajo habitual, ya que el volumen de referencias a manejar es muy inferior.

Dado este punto, se hace necesaria la mención de dos conceptos, el activo circulante, todas las existencias del almacén, y el activo fijo, los elementos no consumibles necesarios para el desarrollo de las operaciones de almacén (ordenadores, lectores de códigos de barras, maquinaria para el transporte interno, etc.). Tanto uno como otro debe ser inventariado.

Desarrollo de una correcta ubicación de los productos

Una vez que el producto recibido es inspeccionado y se ha verificado que cumple con todos los parámetros de control establecidos, se transporta al almacén correspondiente.

Para llevar a cabo una correcta organización de la mercancía es necesario establecer sistemáticas de trabajo siguiendo criterios de clasificación y codificación, de lo contrario, sería prácticamente imposible llevar un control de stock, suministrar de forma eficiente los pedidos de producción y solicitar a los proveedores los productos necesarios.

Generalmente, en una industria de conservas vegetales se van a emplear diferentes productos que se traducen en el establecimiento de criterios para su clasificación.

• Por volumen y/o peso. Establecer zonas para distintos tamaños de cajas o embalajes y/o pesos.
• Nivel de deterioro de los productos. Clasificar por grado o tipo de perecederos, evitando incompatibilidades en cuanto a la producción y sensibilidad de los productos al etileno.
• Forma. Diferenciar zonas donde la forma del producto o embalajes son regulares y permiten un almacenamiento de fácil acople entre los mismos, de otros que tienen forma irregular.
• Resistencia. No almacenar productos muy frágiles con otros más robusto, ya que la manipulación de los mismos se planificará en forma diferente.
• Condiciones de almacenamiento. Depende de cómo es la manera de conservar las materias primas o los productos terminados, como por ejemplo conservar en refrigeración u otras atmósferas controladas.
• Apilado. Diferenciar entre embalajes/productos que permiten el apilado de los mismos sin que sufran deterioro de otros que sí son susceptibles de daño.
• Flujo. Criterio de clasificación en función del flujo de mercancías. Siguiendo el criterio de primeras entradas, primeras salidas y por orden de caducidad, por ejemplo.

Marcaje de mercancías.

Toda la mercancía debe ser debidamente marcada mediante un sistema de codificación, que simplifica la información, ya que mediante los códigos se eliminan las descripciones y especificaciones relacionadas con la mercancía.

Ubicación de mercancías.

El desarrollo de un sistema de ubicación de mercancías permite minimizar los tiempos de búsqueda y entrega de existencias; se establece un código de mercancías una vez que son finalizadas las operaciones de inspección y control, que permite ubicarlas en un lugar exacto.

Métodos de colocación, limitaciones.

• Almacenamiento fijo u ordenado. Es la forma más simple, un espacio asignado a cada artículo de forma inamovible e invariante.

No favorece un adecuado aprovechamiento de espacios, ya que cuando algún tipo de existencia escasea, ese lugar no se aprovecha dado que es único para ese producto.

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