Manual de Usuario para crear Inventario Automatico en Excel

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Contenido

Introducción        3

Requerimientos del Sistema        4

Configuración Inicial        4

Habilitar macros en Excel        4

Paso 1        4

Paso 2        5

Paso 3        6

Paso 4        6

Paso 5        7

Paso 6        8

Paso 7        9

Paso 8        10

Abrir el Archivo        11

Paso 1        11

Paso 2        11

Paso 3        12

Introducción al Archivo        14

Hojas Principales        14

Hojas Auxiliares        16

Uso del Archivo        18

Generar O.C.        18

Paso 1        18

Paso 2        19

Generar O.S.        20

Introducción

Le damos la bienvenida a esta guía para el uso del archivo de control de inventarios, que permite llevar un monitoreo completo de los productos, materiales y/o subproductos que su empresa maneja, el cual contiene las especificaciones, características y herramientas que nos ayudaran a controlar el software.

Los inventarios y su control han ido avanzando con el paso del tiempo, por ello se hace cada vez más necesario realizar una automatización de este sistema, debido a esto las empresas multinacionales se han auxiliado cada vez mas por los softwares administrativos y estadísticos, como son Excel y Access.

Requerimientos del Sistema

Para que cualquier programa o archivo de control funcione necesita de datos que ingrese el usuario (usted) para así con esos datos el programa pueda analizar, organizar y trabajar para así devolver una respuesta esperada. Por ello a continuación le enlistamos los requerimientos que se necesitan para que funcione el control automático de inventarios.

1. Software Excel 2010 o superior.
2. Procesador Intel Core i5 o superior.
3. Cuenta de Correo Electrónico.

Para el punto numero 1, le compartimos la liga directa para que pueda adquirir su software original: https://www.microsoft.com/es-mx/p/excel/cfq7ttc0k7dx? 

Para el punto numero 2, le compartimos la siguiente liga para que en sencillos paso pueda crear su propia cuenta de correo electrónico: https://signup.live.com/signup

Una vez cumplidos los requerimientos anteriores puede proseguir al manejo del archivo.

Configuración Inicial

Antes de descargar el archivo son necesarias varias modificaciones en el programa de Excel, dado que el documento trabaja en su mayoría con macros y correos automáticos, es necesario habilitar estas funciones en Excel.

Habilitar macros en Excel

Paso 1

Primeramente, es necesario abrir su programa de Microsoft Office Excel, buscando el programa en nuestra barra de búsqueda en el lado inferior izquierdo de nuestro monitor, después seleccionamos el icono del programa.

Paso 2

Una vez hecho esto, aparecerá una lista de las aplicaciones que apliquen de acuerdo con su criterio de búsqueda.

Paso 3

Una vez dentro del programa lo primero que vera será el inicio de Excel donde aparecerán diversos tipos de Hojas de Cálculo, en el lado inferior izquierdo se encontrarán varias pestañas y seleccionara, “Opciones”.

Paso 4

Al seleccionarla se abrirá una nueva ventana con diversas opciones y apartados:

Ya estando en esta ventana ir a la opción “Personalizar Lista de Opciones”:

Aquí seleccionar la opción Programador (o dependiendo de la versión de Excel “Desarrollador) para poder modificar y controlar las macros en Excel.

Paso 5

Después, ir a la pestaña “Centro de Confianza” y seleccionar el recuadro “Configuración de Centro de Confianza”, esto con el fin de habilitar macros de archivos externos al PC actual.

Seleccionando el recuadro aparecerá una segunda ventana y tendrá que seleccionar “Configuración de Macros”.

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Paso 6

En esta pestaña podrá observar una lista de opciones, de esta seleccione la última, “Habilitar todas las Macros”.

Después de seleccionar la opción dar en aceptar y regresara a la ventana anterior.

Paso 7

Una vez aquí seleccione la pestaña de Barra de Herramientas de Acceso Rápido, y aparecerá una lista de opciones. Seleccionar de la lista desplegable todos los comandos.

Paso 8

Una vez hecho esto de la lista inicial buscar la opción “Enviar a destinatario de Correo” y le damos en agregar. Y luego en aceptar.

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Después cerramos Excel. Una vez hecho todo esto tendrá el Software de Excel listo para usar con el Archivo de Control de Inventarios.

Abrir el Archivo

El archivo necesario se encuentra de la USB que se le fue proporcionada por nuestro equipo de Sistemas, ya una vez realizados los pasos anteriores, es momento de abrir el archivo en formato Excel.

Paso 1

Nos dirigimos a la barra de búsqueda, y tecleamos “Este Equipo” o “Equipo” dependiendo de la versión.

Paso 2

Una vez hecho esto, seleccionamos la opción “Este equipo” que aparece como resultado de búsqueda.

Ya habiendo seleccionado esta opción, aparecerá una ventana con todos los dispositivos introducidos en la PC, seleccionara la USB que le fue proporcionada por nuestro equipo.

Paso 3

En esta USB usted encontrara una carpeta con el nombre de “Archivo para Control Automático de Inv”, abrir dando doble clic izquierdo y seleccionar el archivo en formato de Excel llamado “Control Automático de Inventarios 2019”.

Una vez abierto procederemos a dar una breve explicación del contenido del Archivo y sus funciones principales.

Introducción al Archivo

Una vez abierto el archivo “Control Automático de Inventarios 2019” en su PC, aparecerá en una hoja principal llamada “Resumen de Inventario”. Este archivo se compone en su totalidad de 8 hojas de cálculo, las cuales se dividen en dos grupos; principales y auxiliares. Cada una cumpliendo un rol muy importante para que el sistema funcione. A continuación se explicara cada una de ellas:

Hojas Principales

• Hoja “Resumen de Inventario”: Esta hoja muestra el objetivo del programa, que es, de forma sencilla, el usuario pueda saber le cantidad de productos, materia o articulas se encuentran actualmente disponibles en la empresa.

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• Hoja “Inventario tiempo real”: en esta hoja se muestra en tiempo real la cantidad de productos que actualmente hay en el almacén, así como las entradas, salidas y el estatus del producto.

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• Hoja “Orden de Compra”: Es un formato para las compras requeridas para el almacén de productos de la empresa, atreves de este se muestra un formato sencillo y fácil de manejar para la requisición de cualquier producto SPIN.

• Hoja “Orden de Salida”: La hoja contiene un formato para ayudar a registrar la salida del material.

Hojas Auxiliares

• Hoja “Artículos SPIN”: proporciona información de todos los artículos, precios de compra, precio de venta, así como la cantidad mínima y máxima de cada producto, como también la cantidad con la que cuenta el almacén hoy en día.

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• Hoja “Grab Entradas” Registra automáticamente las entradas del producto al momento de emitir una orden de compra.

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• Hoja “Grab Salidas” registra automáticamente las salidas del material al momento de emitir una venta y registrarla en la orden de salida. 

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• Hoja “Listado de Clientes” Muestra información de importancia sobre los clientes, cuya información sirve de apoyo para la orden de salida del material.

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Las hojas principales como su nombre lo indica son las hojas en las que usted como usuario ingresara datos necesarios para su correcto procesamiento y así poder dar respuesta a sus necesidades. Las hojas auxiliares son hojas de apoyo que sirven como base de datos para las hojas principales, en estas usted no tendrá la necesidad de editar o agregar datos, ya que todos los datos proporcionados por la empresa para la elaboración de este archivo ya fueron recibidos y añadidos a estas hojas.

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