Manuales administrativos

ENSAYO: MANUALES

Introducción

En el presente ensayo se desarrollará el tema de los manuales fuera y dentro de las franquicias, así como, para que sirven, cuando se utilizan, como y cuando surgen, su importancia, entre otros puntos más. Es de suma importancia conocer este tema, ya que, para el buen funcionamiento de las mismas, se necesita llevar a cabo un control y para ello los manuales representan una parte fundamental.

Para entender el concepto de manual dentro de una franquicia, es necesario primeramente saber que es un manual en general, de acuerdo con la RAE, un manual se define como aquel documento en el que se recogen las instrucciones relativas a un producto o servicio, en otras palabras, es un documento que contiene de forma ordenada y sistemática información sobre políticas, procedimientos, etc, que se consideran necesarios para una mejor ejecución; son considerados como uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones dentro de la administración, de igual forma, se considera un medio de comunicación.

El desarrollo de una franquicia se va a dar mediante la adquisición de un conjunto de documentos conocidos como manuales de franquicia, dichos documentos son operativos y constituyen los pilares sobre los cuales una franquicia se debe basar para saber qué hacer y cómo manejarse.

Desarrollo

Los manuales surgen por la necesidad de instruir e informar y esto sucede prácticamente desde que se comienzan a utilizar durante la 2da Guerra Mundial, puesto que a los soldados se les tenía que adiestrar sobre las tácticas militares para que supieran las acciones, maniobras u operaciones que tenían que llevar a cabo durante la batalla. Posteriormente, se comenzaron a utilizar para cosas más administrativas como las ventas, finanzas y funciones operacionales para el buen funcionamiento de las empresas.

Los manuales de franquicia se definen como un conjunto de documentos que facilitan la transferencia del conocimiento sobre el concepto de negocio del franquiciador al franquiciado, es decir, son un resumen que se presenta en forma de documentos y que son esenciales en todas las franquicias para la consultoría para poder franquiciar un negocio. Básicamente el contenido de estos manuales es la explicación de cómo funciona la franquicia, describen a detalle la experiencia y el know how del franquiciador, así como los elementos esenciales para la operatividad del negocio en franquicia.

Estos manuales de franquicia deben formar parte del contrato de franquicia, a su vez, deben asegurar el buen funcionamiento por parte del franquiciado, justamente en los manuales es en donde se logra plasmar todas las actividades fundamentales de una franquicia, algunas de ellas son el concepto de negocio, el modo de operar día a día para el franquiciado, como se implementa el negocio desde cero, especificaciones básicas para la gestión del día a día, cómo y en donde realizar las compras, como supervisar el punto de venta y el diseño del mismo y demás aspectos relevantes necesarios para que los futuros franquiciados conozcan la operatividad y el manejo del negocio.

En estos manuales no solo se facilita el conocimiento del modelo de negocio, se tiene que permitir al franquiciado encontrar en ellos posibles respuestas a dudas e interrogantes que surjan a lo largo del tiempo que tenga en su poder al negocio.

Es indispensable saber que los manuales de franquicia se componen de diferentes documentos como el manual de preapertura, manual de operaciones, manual de recursos humanos, manual de gestión comercial de la franquicia, manual de publicidad e imagen corporativa, manual de control y supervisión y el manual de imagen de marca, como sus nombres lo indican, cada manual explica a detalle cada una de las áreas esenciales de la franquicia.

Los manuales administrativos, suelen clasificarse por su ámbito, que se divide en generales y específicos; por su naturaleza que se divide en micro administrativos, macro administrativos y meso administrativos y por su contenido, que, a su vez, se divide en organización, procedimientos, políticas, contenido múltiple y puestos.

De acuerdo con la clasificación de los manuales administrativos, se pueden tener varios objetivos, tales como instruir al personal acerca de aspectos como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos , normas, etc., coadyuvar a la ejecución correcta de los labores asignados al personal, precisar funciones, propiciar uniformidad en el trabajo y servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, entre otros más.

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