Marketing

La falta de proveedores alternos te puede aumentar el inventario

No es lo mismo ser “un proveedor” que ser “el proveedor”, el segundo es un verbo, y un verbo es una acción. Al igual se cuentan con alternativas que se detallan a continuacion.

Cuando de proveedores se trata, el asunto se puede volver un verdadero “via crucis”, su incumplimiento en las entregas puede llegar a parar plantas enteras de producción, líneas de ensamble o detener embarques completos de mercancía por falta de un insumo. ¿Razones? Muchas y de muy variadas formas, desde la falla en la planeación, la orden de pedido (OC) no liberada a tiempo (JIT), el embarque detenido en la aduana por no cumplir con los documentos, proveedores que no tienen la materia prima.

Ninguna organización por muy auto-suficiente que pudiera ser, tiene por sí misma la capacidad de auto-abastecerse, por lo regular requiere de uno o varios proveedores a los que les compra diferentes insumos bien sea en forma de productos o servicios.

Esta co-dependencia de un tercero, si no es bien conducida, puede derivar en diferentes fallas que eventualmente pueden llegar a costarle a la empresa pérdidas de miles o millones de dólares por la falta de un insumo (que puede ser literalmente un tornillo).

De aquí la importancia de establecer acciones concretas que alienten a los proveedores a entregar a tiempo y en forma los materiales que la empresa les requiere.

Sin embargo, antes de tomar acción con todos los proveedores, es importante hacer una clasificación sobre los mismos, dividirlos en aquellos que son estratégicos y los que no lo son. Con los primeros, las acciones estarán más enfocadas a establecer alianzas y contratos “ganar – ganar” donde ambas empresas se vean beneficiadas con la relación comercial, mientras que a los segundos, habrá que darles seguimiento más operativo que estratégico y tener proveedores alternos en caso de presentarse eventualidades que lleguen a provocar situaciones de desabasto.

En primera instancia, enfocarse en los primeros, esto es, en los proveedores estratégicos, porque en ellos descansa mucho del resultado de la empresa, y no son un asunto menor en el desempeño de la organización.

Primera acción. Los proveedores deben estar sujetos a un contrato muy claro de obligaciones y derechos. Los estímulos y penalizaciones deben quedar bien definidos para el proveedor. Es muy común que se tenga un proveedor que haya abastecido por años a la empresa y, que desde entonces el contrato no se haya revisado (en el caso de que lo hubiera), debido quizá, a que haya en el documento, alguna clausula indicativa que si al termino de un periodo (un año, por ejemplo) no se recibe alguna notificación por parte del cliente el contrato se reanuda automáticamente. Así que lo primero es revisar el contrato, y si no existe hacerlo, establecer claramente los límites, las sanciones, etc. que lo revisen los abogados especialistas en materia mercantil e incluir todo lo legalmente posible para asegurar un buen acuerdo comercial a largo plazo.

Segunda acción. Debe haber un claro proceso de abasto entre el proveedor y el cliente. Definido el contrato, el siguiente aspecto a revisar es el proceso de compras y abasto que tienes con tu proveedor. En lo particular me he encontrado con contratos muy buenos, donde se establecen claramente las reglas del juego a nivel legal, pero al pasar al plano operativo, la situación se vuelve altamente complicada. El proceso de colocación de órdenes de compra por parte del cliente, la recepción de las mismas por el proveedor, las condiciones de entrega, etc. son aspectos que deben estar contemplados en el proceso de abasto, la omisión de alguno de ellos, invariablemente traerá consecuencias non-gratas para alguna de las partes, completamente garantizado. Necesitas sentarte al lado de tus proveedores estratégicos, revisar los procesos que ambas partes comparten y definir un proceso de común acuerdo que a los dos les beneficie, que atraiga sinergias empresariales, eficiencias en costo, y se construyan puentes de confianza mutua para librar las eventualidades que seguro se presentarán.

Tercera acción. El canal de comunicación y de flujo de información tiene que estar abierto. Sucede que la empresa sabe que hay estacionalidad de sus productos en temporada de verano, por las vacaciones, y el proveedor de materias primas, nada más no se entera de la situación y no se prepara con más producto, obviamente, al momento de incrementar la demanda, no hay forma de abastecerle al cliente, y al cliente del otro cliente y, así sucesivamente a lo largo de toda la cadena de suministro. ¿Por qué? Independientemente de la secrecía en el resguardo de la información que la empresa pudiera llegar a tener, el compartir los datos clave con los proveedores y que ellos también los compartan con la empresa, es quizá, de las tres acciones, la clave del éxito en las negociaciones y las alianzas estratégicas a largo plazo. Ya tienes un buen contrato, ya cuentas con un proceso robusto de abastecimiento y ¡no fluye la información! y como resultado natural empiezan a llover los problemas por toda la organización. Una muestra de lo que es el flujo de información, lo tiene la cadena de supermercado más grande del mundo Wall Mart, ellos tienen un sistema que permite a sus proveedores conocer la venta en el punto de facturación (esto es en la caja registradora), información con lo cual el proveedor puede tomar acción sobre el comportamiento de la demanda y armar planes sobre sus inventarios para no caer en desabasto.

La aplicación de estas tres acciones, parecería una solución simplista, pero si lo analizas a profundidad, te darás cuenta de que si lo es, y tiene todo el sentido del mundo. Primero, no le puedes exigir legalmente al proveedor que te pague una multa si no está estipulado en el contrato y no lo obligarás a nada si no está plasmado en este documento, segundo, va a estar poco más que difícil obligar al proveedor a que te entregue a tiempo, con la calidad y en la cantidad que le requieres, si desde el principio no está establecido el proceso por medio del cual te va a abastecer, desde el horario de entrega, el día, el embalaje, por supuesto el precio, el día de pago, el plan de descuentos, etc. Y, tercero, de nada de te va servir un proceso de abasto muy bueno, si no hay actores responsables que vigilen su cumplimiento y hagan que la información fluya de manera consistente a través de todos los canales comunicación. Hoy en día hay tanta tecnología que facilita el manejo de datos y de información que se me antoja poco más que imposible que el tema de la comunicación sea una excusa para no cumplir con los acuerdos comerciales.

Y finalmente, solo para no dejar pasar por alto el tema de los proveedores no estratégicos,

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