Master en Dirección EMPRESA PINTARAIR

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EMPRESA PINTARAIR

La evaluación y análisis de resultados es parte de todo proceso de calidad sumamente importante porque se convierte en un punto de partida nuevamente para continuar con los procesos.

Antes de realizar el análisis es bueno considerar algunos conceptos que nos permitan establecer los criterios a tomar en cuenta para la sugerencia al Gerente sobre el plan de ventas considerando la eficiencia y la eficacia. Ellos son términos que usualmente se consideran iguales pero que en la práctica son dos variables diferentes pero complementarias para el éxito del rendimiento en una organización.

En primer lugar, hay que recordar que el Plan de Ventas es el mecanismo que nos va a ayudar a tener claro nuestros objetivos de desarrollo en ventas, y para poder vender y arrojar buenos resultados hay que plantear estrategias comerciales adecuadas para lo cual hay que tener procesos definidos y medibles.

“(CHASE, 2004)El plan de ventas fortalecerá al equipo en sí, a reestructurar procesos y manuales con esto se determinará con mayor certeza cuál será dicho pronóstico de ventas, lo cual resulta vital para cualquier empresa, a fin de que logre sus metas incrementales de volúmenes de venta y de ganancias, lo cual apoyará la elaboración de estrategias competitivas (SLATER, 2001)logrando así un máximo retorno de inversión en las actividades de comercialización (SCHINAGL, 2005)”.(1) 

Es decir, que los planes de venta han sido producto de un análisis previo que ha permitido establecer las expectativas de venta y otros objetivos; pero al mismo tiempo se requiere de un control y análisis de resultados para poder realizar nuevas proyecciones y para la toma de decisiones en la marcha corporativa.

Estos planes de venta, al mismo tiempo, requieren tener objetivos claros, pero, asimismo, para poder ser evaluados se necesita que sean temporalizados, es decir, establecer tiempos determinados para su logro. No sólo se apuesta por el logro de objetivos, sino que se necesita lograrlos en periodos de tiempo establecidos.

 “En los planes de venta se reflejan cuáles son las previsiones y proyecciones de ventas de una empresa durante un tiempo determinado. Esto se hace a través de cálculos realistas y la planificación de los diferentes recursos técnicos y humanos de los que dispone la empresa.

Por otro lado, estimar y planificar las ventas con exactitud puede contribuir a que la empresa pueda sortear posibles problemas en un futuro con el flujo de capital, exceso o falta de recursos humanos, un stockaje improcedente en el inventario, o un mal cálculo en la compra de materias primas. Gracias a este plan la empresa puede evitar inútiles despilfarros y aprovechar mejor sus recursos” (2)

Para este análisis se cuenta con unos criterios de control que son básicos:

• Medible: Para hacer un control de procesos es necesario que éstos sean posibles de cuantificarlos, es decir tener cifras que nos ayuden a ser completamente objetivos en el análisis.
• Desviación: Se requiere que tengamos la posibilidad de ver cuantificadas las diferencias entre los objetivos previstos y los resultados obtenidos.
• Resultados: El control tiene como función verificar los niveles de logro de objetivo. Tenemos que poder visualizar claramente los objetivos previstos contra los resultados obtenidos.
• Toma de decisiones: Todo proceso de evaluación y control tiene como objetivo determinar los puntos de mejora a realizar o los cambios que son necesarios. Esto se constituye en parte importante del proceso que nos permitirá determinar la ruta a seguir por la empresa.

Dentro del proceso de control y análisis es importante considerar dos conceptos fundamentales:

         -la Eficiencia y

        - la Eficacia

Son el análisis de la eficiencia y la eficacia que nos llevarán a tener un criterio claro sobre el rendimiento en la empresa o el éxito de un plan de ventas.

“MEDIR LA EFICIENCIA Y EFICACIA DE LAS EMPRESAS es realmente importante para el crecimiento y mantenimiento de la misma, ya que del nivel de eficiencia depende la rentabilidad de la misma, pues involucra el cumplimiento de las metas y objetivos dando el mejor uso a los recursos empresariales.

La EFICACIA indica la capacidad que tiene una persona para alcanzar un objetivo, mientras que la EFICIENCIA evalúa la capacidad de hacerlo utilizando los recursos mínimos necesarios.” (3)  

 Cuando hablamos de eficacia hacemos referencia a la capacidad de alcanzar los objetivos establecidos por la empresa. Con ello, podemos decir que se es eficaz cuando se alcanzan las metas establecidas en la planificación, sin considerar las estrategias o medios que se hallan usado para el logro de los mismos. En contario, al referirnos a eficiencia hablamos de la capacidad de tener éxito en el logro del objetivo propuesto haciendo un uso correcto y optimizado de los recursos planificados para tal fin. Es decir: hacer un óptimo uso de los recursos con la mayor economía llegando al logro de objetivos.

Y el rendimiento de una empresa está ligado directamente a la eficacia y eficiencia de los procesos que realiza.

Mostramos a continuación un gráfico de la interrelación que se da:

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Para poder tener éxito hay que buscar la eficiencia y eficacia de los procesos de la empresa.

En resumen, se trata de lograr los objetivos empresariales utilizando un estimado de tiempo adecuado con el mínimo de recursos consumidos.

La eficiencia es un factor interno y contempla aspectos como el tiempo que se requiere para su ejecución, la utilización de recursos.

Para ello, es importante tener indicadores de eficacia y de eficiencia para poder realizar procesos de control y evaluación.

 El indicador de eficacia mide el logro de los resultados propuestos. Indica si se hicieron las cosas que se debían hacer, los aspectos correctos del proceso.

Los indicadores de eficacia se enfocan en el qué se debe hacer, por tal motivo, en el establecimiento de un indicador de eficacia es fundamental conocer y definir operacionalmente los requerimientos del cliente del proceso para comparar lo que entrega el proceso contra lo que él espera. Los indicadores de eficiencia miden el nivel de ejecución del proceso, se concentran en el Cómo se hicieron las cosas y miden el rendimiento de los recursos utilizados por un proceso. Tienen que ver con la productividad. (4)

Para el análisis que vamos a realizar nos vamos a apoyar básicamente en el Análisis costo-beneficio. Es decir, fundamentado en una relación directa de los resultados entre los beneficios obtenidos y los costos incurridos, utilizando cantidades concretas de dinero o porcentajes.

Es fundamental para un buen análisis tener claro los criterios de control que se van a realizar para poder así tener puntos de control establecidos.

Se tiene que realizar un control sobre la fuerza de ventas, proceso que es primordial para llegar al éxito de los objetivos comerciales.

 El logro de ventas crecientes y mayor participación en el mercado requiere de una fuerza de ventas que garantice ventas confiables, crecientes y adecuadas, todo ello encaminado a obtener mejores índices de satisfacción en el cliente final.

“Tradicionalmente todas estas medidas se han gestionado por separado a través de diferentes documentos. Sin embargo, en la actualidad existen sistemas de control de ventas que permiten tener en un mismo lugar toda la información mencionada anteriormente, además de otras como, por ejemplo:

• Nº de ventas por periodos: seguimiento de las transacciones que se han realizado en diferentes periodos (meses, trimestres, semestres...).

• Efectividad de cada vendedor: control sobre la cantidad de ventas que ha realizado cada agente, así como el número de clientes o potenciales clientes que ha conseguido.

• Previsiones de venta: estadísticas o datos sobre el número de transacciones que tiene previsto cerrar cada comercial.

• Visitas planificadas por los vendedores: calendario con las visitas que tiene que realizar cada uno de los agentes comerciales.” 

Y más allá del tipo de medición que podamos usar, es necesario contar con indicadores que sirvan de parámetro para comparar las previsiones que se tenían con los logros reales que se obtienen, buscando siempre el logro de la calidad, de la excelencia

Por ello, al estar en el mundo de ventas, se hace vital los indicadores para poder determinar el logro de la fuerza de ventas de la organización, ya que no se tiene un solo indicador, sino que se ve un espectro más global en el análisis.

Para ello, en el análisis que presentaremos haremos uso de las siguientes ratios para el control de las fuerzas de ventas:

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