Modelo y software de planeación estratégica y operativa: MIVEYDOAS- BSC (Balanced Scorecard)

MODELO Y SOFTWARE DE PLANEACION  ESTRATEGICA Y OPERATIVA: MIVEYDOAS- BSC (Balanced Scorecard) APLICABLE A CUALQUIER ORGANIZACIÓN

https://miveydoas.co

JAIRO AMAYA AMAYA

Email: amayajairoa@gmail.com

Web Site: http://JairoAmaya.com

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PHD en Administración UNR Argentina, Ingeniero de Sistemas. Cum Laude. de la Universidad Industrial de Santander, Ingeniero Industrial Cum Laude de la Universidad Industrial de Santander, Magister en Ciencias Computacionales con énfasis en redes y Telecomunicaciones de la UNAB y el Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey, ITESM, Diplomado en Alta Gerencia de la Universidad Externado de Colombia, Diplomado en Docencia Virtual UNAB, Diplomado en Gestión de la Calidad con Bureau Veritas y SGS, Director de  investigaciones en el área Administrativa de la Maestría en Administración de Empresas de la Universidad Santo Tomás de Aquino de Bucaramanga 2002-2004,  y Docente de las materias: Gerencia y Planeación Estratégica, Toma de Decisiones Gerenciales, y de Sistemas de Información en la Maestría en Administración de Empresas de la Universidad Santo Tomás de Bucaramanga y varias Universidades Colombianas, Docente de Gerencia de Telecomunicaciones y de Proyectos, ha publicado 6 Libros: Gerencia: Planeación & Estrategia, Sistemas de Información Gerencial, Negociación: Arte y Técnica,  Toma de Decisiones (Investigación de Operaciones) y Programación de Computadoras, Medición del éxito basado en la Norma ISO 9004.

RESUMEN:

Basado en mi experiencia en el trabajo de planeación durante más de 10 años, siete de los cuales me desempeñé como Jefe de la División de planeación de la DIAN Regional Nor-Oriente tuve la oportunidad de aprender como se debe desarrollar la planeación en una organización y como se debe implementar la misma para que se convierta en una herramienta útil para la gerencia. También una vez que entendí como debería funcionar la planeación procedí a diseñar y desarrollar una herramienta de software, la cual ha funcionado en los ocho últimos años con éxito.

ABSTRACT:

Based on my experience as Planning Boss from 10 years ago, I have learn how to apply the planning in a Organization. For this reason, I have developed a model and software useful to people and organizations in its administration and leadership. I have successful results in my organization and I hope that you can apply my developments.

1. INTRODUCCION

En esencia, el objetivo fundamental de este artículo es el de presentar un modelo conceptual de la planeación aplicable a cualquier organización, este modelo lo he denominado MIVEYDOAS. Igualmente, muestro como los objetivos estratégicos planteados en el modelo pueden ser agrupados en cada una de las perspectivas propuestas por Norton & Kaplan.

Lo planteado en el resumen, me llevó a la idea de construir mi propio modelo teórico de la planeación, basándome obviamente,  en otras ideas ya existentes; y luego a desarrollar un software que logra implementar dicho modelo teórico.

El presente artículo cumple también con el objetivo de  mostrar el modelo y aportar a sus lectores un conocimiento más profundo, práctico y detallado del tema de la planeación y de la estrategia que deben conocer nuestras organizaciones. Estas herramientas son muy útiles para el progreso de las organizaciones y en consecuencia para el de  nuestra sociedad (caso en el cual es aplicable el principio ceteris paribus)

Una organización que no planea es una organización que  no sabe que hacer, ni como hacerlo. Una organización sin estrategia es como un barco a la deriva, no tiene rumbo, ni dirección definida, no sabe para donde va.

La experiencia me ha enseñado que la planeación debe ser una herramienta sencilla y fácil de manejar, no debe de convertirse en una carga de trabajo más, ni en un estorbo para la organización. Es por esto último, que propongo un modelo sencillo, del cual puedo dar fe, por que lo he podido implementar con éxito cumpliendo con las premisas mencionadas.

En este articulo, estoy presentando el ultimo desarrollo para 2008 de la implementación del modelo MIVEYDOAS – BSC que no es otra cosa que la integración del modelo MIVEYDOAS con el modelo BSC (Balanced Store Card o Cuadro de Mando Integral) propuesto por Norton & Kaplan.

Espero que les guste y sobre todo que les sea útil.

2. EL MODELO DE PLANEACION

La planeación en una organización dentro de la pirámide organizacional se puede dividir en dos grandes partes a saber: La planeación estratégica, que se formula a nivel directivo para el mediano y largo plazo, y la planeación operativa que se maneja al corto plazo (Para los efectos del presente modelo, un año).

Dentro de la planeación estratégica la organización maneja conceptos tales como MISIÓN, VISION y OBJETIVOS ESTRATÉGICOS, variables estas que permitirán medir el desempeño de la organización a 3, 4, 5 o más años dependiendo del horizonte que se pretende visionar.

Dentro de la planeación operativa la organización entra a manejar conceptos tales como: OBJETIVOS ANUALES, y ACTIVIDADES (Con Metas). Los objetivos anuales se dividen en actividades que se ejecutan entre un rango de fechas dentro del año respectivo.

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Es importante anotar que la planeación estratégica y la planeación operativa no

están solas, sino que su formulación toma como base los resultados de lo que se denomina como DIAGNOSTICO ESTRATÉGICO.

El diagnóstico  estratégico sirve de base para el análisis de la situación actual de la organización tanto internamente, como externamente (frente a su entorno).  Para ello, es indispensable obtener y procesar información sobre el entorno a fin de hacer el análisis DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas), a partir del cual se hará el análisis interno y el análisis externo de la organización para luego definir las estrategias a seguir, estrategias, las cuales quedarán plasmadas en el plan estratégico de la organización.

El diagnóstico estratégico incluye por tanto la auditoria del entorno, de la competencia, de la cultura corporativa y de las fortalezas y debilidades internas.  

FINALMENTE, EL MODELO MIVEYDOAS DE PLANEACION ESTRATEGICA Y OPERATIVA SE INTEGRA CON EL BALANCED SCORECARD O CUADRO  DE MANDO INTEGRAL PROPUESTO POR NORTON & KAPLAN CUANDO LOS DIFERENTES OBJETIVOS ESTRATEGICOS Ei DE UNA ORGANIZACIÓN SE AGRUPAN EN CADA UNA DE LAS CUATRO PERSPECTIVAS QUE ESTABLECE EL BSC, COMO SE PUEDE APRECIAR EN LA GRAFICA ARRIBA.

3. DEFINICIÓN DEL MODELO MATEMÁTICO DE LA  PLANEACION (MIVEYDOAS)

El modelo de planeación que he desarrollado se denomina MIVEYDOAS. Este modelo parte de definir la planeación de una organización como una estructura en árbol, en la cual se inicia con la misión misma, continua con la planeación  y termina con los seguimientos a las actividades y metas.

Para comenzar a definir el modelo es necesario revisar la ca que define cada uno de los términos que se utilizaran en el lenguaje que se utilizará.

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Como se puede observar en la parte derecha de la ca la evaluación del cumplimiento de los planes operativos  se puede obtener matemáticamente a partir de las fórmulas que allí aparecen. El logro de una actividad de manera acumulada equivale a la sumatoria de los logros que se obtienen en cada uno de los seguimientos que se hacen a cada actividad durante el año. El logro de un objetivo es igual a la sumatoria de los logros de sus actividades multiplicadas cada una por su respectivo peso o ponderación. Y el logro acumulado del cumplimiento de la planeación de una dependencia equivale a la sumatoria de los logros de sus objetivos multiplicados por su respectivo peso o ponderación.

Ahora para evaluar el cumplimiento de la misión de una organización se deben sumar los logros de las visiones formuladas durante la vida útil de la empresa multiplicados por sus respectivos pesos o ponderaciones. De la misma manera el logro de una  visión de la organización se obtiene sumando los logros de los objetivos estratégicos respectivos multiplicados por sus ponderaciones.  

Y finalmente, como se puede ver en la fórmula que aparece en la parte inferior izquierda, el logro de un objetivo estratégico se obtiene sumando los logros de los objetivos anuales en cada dependencia en que se haya dividido el objetivo estratégico por su respectiva ponderación.  Esta última formula requiere de la existencia de una matriz de ponderaciones en donde se tienen que definir los pesos de cada objetivo en las diferentes dependencias y por año, así:

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