Monitoreo Institucional

MODELO DE

MONITOREO INSTITUCIONAL NO CONTABLE

1. Nombre y apellidos del autor

Erick Geovanni Molina Delgado

2. Filiación del autor (institución donde trabaja)

Docente, UCR, Escuela de Administración de Negocios

3. Resumen del currículum

• Licenciatura en Comercio Internacional, UCR

• Licenciatura en Finanzas, UCR

• Maestría en Mercadeo, Ulacit

• Auditor Líder Certificado, ISO 9001

• Experiencia como Gerente, Gerente Financiero, Gerente de Negocios y otros puestos dentro de Cooperativas de Ahorro y Crédito de Costa Rica.

• Consultor en cooperativas de Centroamérica, el Caribe y algunos países de Latinoamérica, sobre Modelos de Gestión Integral y Sistemas de Gestión de Calidad.

Resumen del artículo

Este artículo presenta una metodología de monitoreo sobre el nivel de cumplimiento de las diferentes fuentes de regulación en una cooperativa:

• Los acuerdos de cada comité,

• La normativa interna y externa aplicable,

• Los planes estratégicos.

• Las no conformidades que las instancias internas y externas de supervisión detecten.

Adicionalmente, cada una de estas fuentes de regulación genera acciones correctoras que son obligatorias en la cooperativa, pero normalmente no se monitorea su cumplimiento.

PALABRAS CLAVE: COOPERATIVISMO, CONTROL, AUDITORÍA, MONITOREO.

Abstract

This article presents a monitoring methodology that controls the different sources of regulation in a company:

• The agreements of each committee,

• The internal and external regulations applicable

• The strategic plans.

•The noncompliance that internal and external supervision instances detect.

Beside of them, each of these sources of regulations generates corrective actions that are obligatory in the company, but usually not monitored.

KEY WORDS: CONTROL, AUDITING, MONITORING.

INTRODUCCIÓN

Si usted es gerente, este modelo de monitoreo le alivianará su gestión operativa y si usted es directivo, le facilitará informarse adecuadamente.

Esto no es teoría, usted puede aplicar punto por punto este proceso de monitoreo institucional en la próxima sesión de trabajo que tenga del comité estratégico; no obstante para su aplicación se requiere convencer a un grupo importante de personas. Usted decide.

Si carece de experiencia en juntas directivas; en comités de trabajo que toman acuerdos; en recibir informes de supervisión externos o internos; en emitir planes de trabajo o si no desarrolla sus operaciones basado en normativas escritas, usted no comprenderá la importancia de este modelo de monitoreo institucional.

Para comprender su importancia, se debe saber lo que se siente cuando alguien lo llama irresponsable por no haber tomado un acuerdo en una situación en particular, a pesar de que ese acuerdo sí se tomó, pero a medias, debido a que no se le dio seguimiento.

También debe saber lo que se siente cuando un organismo externo o interno de supervisión le entregue un Informe de hallazgos críticos y seis meses más tarde le solicite un avance de cumplimiento, ante lo cual usted considera que las áreas técnicas ya los atendieron; sin embargo, se da cuenta que nadie le dio seguimiento.

Además, debe saber lo que siente cuando, después de pasar un mes en reuniones elaborando planes de trabajo, realiza una evaluación semestral, y encuentran que los planes no se han cumplido, y tampoco se toman acciones correctoras sobre las metas no alcanzadas, dejándolas al veamos qué pasa el próximo semestre.

Para comprender la importancia de este modelo de control institucional, asimismo, debe saber lo que se siente leer una normativa de trabajo (ya sea un reglamento, un procedimiento, una política, un instructivo, un formulario, u otras normativas), y notar que en la práctica, la realidad de la operación no es como está escrito.

Si no ha sentido nada de lo anterior, es porque su Organización ya tiene sistematizado un control institucional que lo ha mitigado, o porque realmente no se encuentra en un campo de cooperativariedad de grandes dimensiones, lo cual no estaría mal, pero no va a comprender el modelo de monitoreo que se expone en este artículo.

Asimismo, tampoco entenderá la relevancia del paradigma que se propone en el estudio, si nunca ha redactado una normativa de nivel operativo o si para los objetivos estratégicos nunca ha tenido que evaluar el cumplimiento de los indicadores meta.

Se le dificultará comprender este modelo si nunca ha tenido que coordinar la respuesta a un informe de supervisión.

Lo siguiente no es teoría, como ya se mencionó, es acción, es labor aplicada.

Si usted es dirigente o directivo de una Cooperativa, ya sea de lucro o sin fines de lucro, o si es responsable de una institucional estatal, puede aplicar este modelo de monitoreo institucional.

El objetivo de este modelo es asegurar que la Cooperativa toma las acciones para corregir sus resultados, aplicándole igual fiscalización a dichas acciones.

En este artículo se presentan los componentes operativos de un modelo de monitoreo institucional, desde sus responsables, los informes que se deben controlar, las metodologías, las periodicidades y demás variables con las que se garantice la gestión de la Cooperativa. Cabe indicar que el monitoreo a los indicadores financieros estratégicos, y a los registros contables son sólo una parte dentro de este modelo integral.

Por otra parte, se debe indicar que dada la diversidad de términos que hacen referencia al mismo concepto entre los diferentes tipos de Organización, a continuación se procede a estandarizarlos del siguiente modo:

a. Junta Directiva: es el equivalente a consejo de administración, junta administradora.

b. Junta Fiscalizadora: es el equivalente a Fiscal, Junta de Vigilancia, Comité de Vigilancia u otros.

c. Gerencia General: es el equivalente a Director General, Ministro, Director Ejecutivo, Secretario Ejecutivo, u otros.

d. Comité: es el equivalente de comisión, junta u otros.

e. Gestión organizacional: es la forma de operar de la cooperativa (normativas, planes de acción y demás estructuras de trabajo).

f. Modelo de monitoreo institucional: es la forma en que la Cooperativa controla el cumplimiento de la gestión organizacional.

g. Acciones de monitoreo: en este modelo las acciones correctoras que se derivan de los resultados obtenidos se denominarán acuerdos si los emite un comité, junta, comisión u otros equipos de trabajo, que las registre en actas. No obstante, si las acciones las emite una persona independiente de cualquier equipo de trabajo, se llamarán acciones ejecutivas .

h. Formulario de monitoreo: En este artículo no se incluye un formato oficial para este formulario. Sin embargo, el formulario en mención debe contener como mínimo el listado de todos los componentes que se monitorearán durante el año, la fecha en que se realizará cada uno; el responsable de realizarlo y además se debe incluir un espacio para registrar los resultados en cada rubro. Para efectos de ilustrar el formulario de monitoreo, se muestra un ejemplo en el Apartado No. 4 de este artículo

i. Coordinador del monitoreo institucional: La junta directiva o el gerente son los encargados de nombrar a una persona o departamento como responsable del monitoreo consolidado de la Cooperativa. Sus funciones se indican en los diferentes apartados de este modelo.

DESARROLLO

Una Organización que desee formalizar su modelo de monitoreo institucional, debe decidir como primera variable, quienes serán los responsables generales del proceso:

Responsables de la creación del modelo:

La elaboración del modelo le compete a un comité especial. Cada Organización podría darle esta función a un comité ya existente, con el nombre que decida. Para efectos de este documento, se le llamará Comité de Monitoreo Institucional.

Este comité lo conformarán miembros de la junta directiva, su secretario, la gerencia general, el encargado financiero y el encargado de negocios. Y, en el caso de que existieran, se pueden incluir los puestos del auditor interno, contralor interno y encargado de riesgos.

Cabe señalar que se pueden incluir otros puestos, lo cual dependerá de la estructura de cada Organización. Además, los miembros de este comité no se nombran por las personas sino por el puesto que éstas representan (Secretario de Junta Directiva, Auditor Interno, Gerencia General, Contralor Interno, Encargado Financiero, Encargado de Riesgos, Encargado de Negocios). Si alguna de estas personas deja su puesto en la Junta Directiva o en la Administración, se le sustituye dentro del Comité de Monitoreo.

Responsables de la aprobación del modelo:

La aprobación del modelo le corresponde a la Junta Directiva. Por ello, para que se apruebe cada uno de sus componentes, el comité realiza las gestiones pertinentes ante la Junta Directiva y ante la Gerencia General (en caso que ésta no sea parte del Comité de Monitoreo).

Responsable de la supervisión del modelo:

La entidad encargada de supervisar el cumplimiento del modelo es el Comité de Monitoreo Institucional.

En caso de que ya exista una junta fiscalizadora –o su

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