ORGANIZACION

EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN

Denominamos organización al proceso por el cual se definen los objetivos, se determinan las actividades necesarias para lograr los objetivos, se dividen en tareas, se ordenan y distribuyen entre cargos, se asignan a personas, regulando sus relaciones y se asegura la coordinación de los esfuerzos y la permanencia del grupo social.

Consideramos al proceso de organización como aquella función administrativa que proporciona el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del organismo social.

IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ORGANIZACIÓN

1.- es una función permanente dentro de la forma de operar de cualquier organismo social.

2.- Es un medio que permite el logro eficiente de los objetivos.

3.- Proporciona distintas formas de estructurar un organismo social.

4.- Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, al dotar de sistemas y procedimientos organizacionales al organismo social.

5.- Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos al delimitar funciones y responsabilidades.

CLASIFICACION DE LAS ACTIVIDADES.

1) Actividades básicas o ejecutivas. Son las actividades que realizan los objetivos centrales de la organización. Son realizadas por los trabajadores ejecutivos u operativos. A través de la cadena de delegación relacionan el centro principal con las actividades productivas.

2) Actividades de servicio. Son las actividades de asistencia especializada a los dirigentes en su función de coordinación, técnica o de toma de decisiones. Pueden ser para toda la organización o para una parte de ella.

TIPOS DE ORGANIZACIÓN

La organización formal:

Esta se basa en una división racional del trabajo, bajo ciertas reglas o normas establecidas por el propio organismo social. Se refiere a la estructura planeada y presenta un intento deliberado por establecer patrones de relación entre los componentes encargados de alcanzar los objetivos y planes de manera efectiva. Es el resultado de decisiones explicitas y de naturaleza prescriptiva; una guía de cómo deben ser realizadas las actividades.

Se representa mediante un organigrama determina los lineamientos generales para ciertas funciones prescritas y las relaciones entre esas actividades. Como resultado del ejercicio formal del poder y de la responsabilidad asignada, identificamos a la autoridad formal.

AUTORIDAD FORMAL: es el derecho para tomar decisiones e influir en la conducción de los esfuerzos de los subordinados en la consecución de los objetivos de la empresa. Es aquella estructura intencional de roles en una empresa formalmente organizada, debe ser flexible, mantener espacio para la discreción, para la utilización ventajosa de los talentos creativos y el reconocimiento de las preferencias y capacidades individuales.

ORGANIZACIÓN INFORMAL: Representa un conjunto de relaciones no oficiales o espontaneas, cuyas bases son la amistad y los intereses compartidos, donde no se especifica la naturaleza precisa de dichas relaciones entre los miembros y las metas de la organización. Puede ser adaptable y servir para realizar funciones, que no estén prescritas por la organización formal. Este tipo de estructura organizacional, también se identifica con lo que conocemos como autoridad informal.

AUTORIDAD INFORMAL: La persuasión y el convencimiento son las formas que asume la autoridad informal, también denominada personal. A quien tiene estas cualidades de persuadir y convencer a los demás miembros del grupo informal para acatar sus ordenes o instrucciones, se le considera o denomina líder. El líder se orienta hacia la facilitación del trabajo y de los cumplimientos de los objetivos de la organización, con el consenso del grupo en el que se desenvuelve.

LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL U ORGANIZATIVA.

Los organismos sociales tienen que aprender a diseñar sus propias estructuras organizacionales que le permitan ser eficientes y productivos, que le faciliten lograr ese rendimiento con el cual se mantengan competitivos.

DIVISION DEL TRABAJO Y ESPECIALIZACION DEL TRABAJO: Las actividades especificas se subdividen y se asignan a individuos especializados. Para la división del trabajo se requiere que las operaciones se organicen de tal forma que haya manera de asignarlas al personal.

JERARQUIZACION: Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado e importancia. Existen algunas reglas para lograr una jerarquización exitosa, tales como:

1.- Los niveles jerárquicos deben ser mínimos y solamente los indispensables, es decir, que se puedan identificar como una organización “plana”.

2.- Se tiene que definir con precisión el tipo de autoridad que se ejerce: lineal, staff o funcional en cada uno de los niveles jerárquicos.

3.- Los niveles jerárquicos están determinados por el grado de autoridad y responsabilidad asignada.

DELEGACION: Denominamos delegación a la transferencia de una actividad o parte de ella a centros de coordinación subordinados, así como de autoridad y responsabilidad necesarias, permitiendo al delegante reducir su carga de responsabilidad ejecutiva.

REQUISITOS PARA LA DELEGACIÓN

Principios.

1. Delegación por resultados. Delegar en grado y forma para obtener el resultado esperado.

2. Responsabilidad no delegable o responsabilidad total. No es posible eludir la responsabilidad hacia el nivel superior.

3. Límite de la autoridad delegable. No se puede transferir la autoridad que no se tiene y no se puede delegar mas autoridad de la que se posee.

4. Paridad de la autoridad y la responsabilidad. Buscar el equilibrio de la delegación. Nadie puede ser responsable de algo para lo cual no fue autorizado su realización.

5. Singularidad de la delegación. Solo se debe recibir autoridad de un solo centro y responder únicamente a el.

REGLAS.

1. Definición clara de los objetivos, planes, metas y directrices.

2. Definición clara de las responsabilidades, en general.

3. Circunscripción precisa de las tareas a realizar.

4. Autoridad definida e igualdad con la responsabilidad.

5. Capacidad técnica y profesional del delegado.

6. Flexibilidad de la delegación.

7. Supervisión del ejercicio de la delegación.

8. Reconocimiento a la acción del delegado.

LINEA DE AUTORIDAD

Es la línea que une un centro superior a otro inferior. Forma una cadena de delegaciones desde un centro superior inicial hasta el grupo que realiza actividades operativas, a través de centros intermedios.

DEPARTAMENTALIZACION.

El termino departamento designa una área, división o rama distintiva de una empresa, en la que un funcionario tiene la responsabilidad y autoridad sobre la ejecución de actividades especificas. El patrón usado dependerá de las situaciones determinadas y de que los gerentes crean que producirá los mejores resultados. La división del trabajo es el primer paso en la departamentalización.

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACION

* FUNCIONAL. Agrupa al personal en unidades de acuerdo con sus ámbitos de competencia y los recursos a los que recurren para realizar un conjunto común de tareas.

* POR ZONA GEOGRAFICA. La departamentalización por lugar permite que los organismos sociales se concentren en las necesidades de los clientes de una zona geográfica específica.

* POR PRODUCTO. Agrupa a la mayor parte de las funciones en unidades relativamente independientes, cada una de las cuales puede diseñar, producir y comercializar sus bienes o servicios.

* POR CLIENTE. Consiste en organizarse en torno de los diversos tipos de clientes que se atiende.

REGLAS PARA LA DEPARTAMENTALIZACION.

1. Listar todas las funciones de la empresa.

2. Clasificar las funciones.

3. Agrupar las funciones, según un orden jerárquico.

4. Asignar actividades a cada una de las aéreas agrupadas.

5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación entre las funciones y los puestos.

6. Establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los departamentos.

TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL U ORGANIZATIVA

Son los distintos sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social. La determinación de la clase o estructura de organización mas adecuada depende de los factores. Los cuales son:

* ESTRUCTURA LINEAL O MILITAR

Es la estructura organizacional más sencilla, se caracteriza por que la toma de decisiones se concentra en una sola persona y esta tiene el mando y autoridad única y absoluta sobre los subordinados y no la comparte.

* ESTRUCTURA FUNCIONAL O DE TAYLOR.

Es la estructura organizacional que aplica el principio funcional o de la especialización de las funciones. Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones.

* ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL MIXTA O LINAL FUNCIONAL (STAFF O ASESORIA)

En la estructura organizacional mixta o hibrida se combinan la autoridad lineal con la asesoría especializada en los distintos niveles jerárquicos, principalmente en los niveles superiores. Las funciones de asesoría se

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