Organizacion

ORGANIZACIÓN

La organización es un conjunto de elementos, compuesto principalmente por personas, que actúan e interactúan entre sí bajo una estructura pensada y diseñada para que los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, de forma coordinada, ordenada y regulada por un conjunto de normas, logren determinados fines, los cuales pueden ser de lucro o no.Marisol Martínez

La organización es "la acción y el efecto de articular, disponer y hacer operativos un conjunto de medios, factores o elementos para la consecución de un fin concreto”.Simón Andrade Espinoza

La organización "cuando es utilizada como sustantivo, implica la estructura dentro de la cual, las personas son asignadas a posiciones y su trabajo es coordinado para realizar planes y alcanzar metas". American Marketing

La "organización consiste en ensamblar y coordinar los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, que son necesarios para lograr las metas, y en actividades que incluyan atraer a gente a la organización, especificar las responsabilidades del puesto, agrupar tareas en unidades de trabajo, dirigir y distribuir recursos y crear condiciones para que las personas y las cosas funcionen para alcanzar el máximo éxito"Adriaenséns

IMPORTANCIA

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son los siguientes:

Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión contracción, nuevos productos, etc.) lo que obviamente redunda en las necesidades de efectuar cambios en la organización.

Es un medio que a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

Suministrar los métodos para que se puedan desempeñar las actividades, eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementado la productividad.

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

PRINCIPIOS

Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional, se encuentran íntimamente relacionados son:

1. Del objetivo: toda y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. Es decir, la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos. Este principio a primera vista parece obvio; sin embargo, la realidad muestra que muchas veces se crean puestos con las consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles, que en nada contribuyen a lograr los objetivos, si no que, al contrario solo ocasionan gastos innecesarios no hay que confundir a los sistemas organizacionales con sistemas burocráticos o de papeleo excesivo.

2. Especialización: este principio fue establecido por Adam Smith hace 200 años; afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad. El trabajo se realizara másfácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras mas específicos y menor sea el campo de acción de un individuo mayor será su eficiencia y destreza.

3. Jerarquía:es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en la línea clara e ininterrumpida, entre el mas alto ejecutivo hasta el nivel mas bajo.

4. Paridad de autoridad y responsabilidad: a cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. No tiene objetivo hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo. De la misma manera que resulta absurdo conceder autoridad para realizar una función a un empleado si no se le hace responsable por los resultados.

5. Unidad de mando: este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisiones para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar, a mas de un superior pues el echo de que un empleado reciba ordenes de dos o mas jefes.

6. Difusión:para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad deben publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.

7. Amplitud o tramo de control: hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo de tal manera que este pueda realizar todas sus funciones eficientemente. LyndallUrwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a mas de cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no este sobrecargado y que este en la posibilidad de atender otras funciones mas importantes.

8. De la coordinación: las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio un ejemplo de esto puede ser que de nada servirá contar con departamentos de mercadotecnia y finanzas muy eficientes, si la transportación es tan mala que la compañía difícilmente desplaza sus mercancías.

9. Continuidad: una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse, y ajustarse a las condiciones del medio. L a organización que es apropiada para la empresa en un momento dado puede no serlo posteriormente: por lo mismo, alguien debe tener asignada la responsabilidad de observar la estructura organizacional y sugerir los ajustes y modificaciones.

SISTEMA ORGANIZACIONAL

A)ORGANIZACIÓN FORMAL

La organización formal significa casi siempre, la estructura intencional de papeles en una empresa organizada formalmente. Cuando se dice que una organización es “formal” no hay en ello nada inherentemente inflexible o demasiado limitante para que el gerente organice bien, la estructura debe proporcionar un ambiente en ele cual el desempeño individual tanto presente como futuro, contribuye con mas eficacia a las metas de grupo, la organización formal debe ser flexible, deberá darse cavidad a la discreción para aprovechar los talentos creativos y para el reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en la mas formal de las organizaciones. Sin embardo el esfuerzo individual en una situación de grupo debe canalizarse hacia las metas de grupo y de la organización, aunque el logro de las metas debe ser la razón de cualquier actividad cooperativa se buscaran además principios que orienten el establecimiento de una organización formal eficaz.

B) ORGANIZACIÓN INFORMAL.

La organización informal se considera cualquier actividad personal conjunta sin un propósito consciente conjunto aun cuando contribuya a resultados conjuntos, asi las relaciones informales establecidas en el grupo de personas que juagan ajedrez durante la hora de la comida pueden ayudar al logro de las metas organizacionales. Es mucho mas fácil pedir ayuda en un problema de organización a una persona que usted conozca y que incluso puede estar en un departamento diferente que a alguien que solo conoce de nombre en un organigrama, mas recientemente Keith Davis del Arizona StateUniversity, quien ha escrito mucho sobre el tema y cuya definición se usara en este libro describía la organización informal como “una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni requeridas por la organización formal, sino que surgen espontáneamente a medida que la gente se asocia entre si”. Así las organizaciones informales (relaciones que no aparecen en un organigrama) podrían incluir el grupo de taller de maquinaria, la gente del sexto piso, el grupo de boliche del viernes por la noche y los “concurrentes asiduos” al café matutino. Una investigación acerca de porque y como existen estas organizaciones informales es un estudio especial de psicología social, esas relaciones interpersonales y dinámicas reciben influencia del numero de personas en el grupo del personal real afectado, de lo que le preocupa al grupo, su cambio de liderazgo y el proceso continuo del cambio, los gerentes deben ser consientes de la organización informal y no antagonizarla, le resultara ventajoso usarla mientras dirija a los subordinados

PROCESO DE LA ORGANIZACION

Al considerar la organización como un proceso se consideran varios aspectos fundamentales. En primer lugar, la estructura debe reflejar los objetivos y los planes ya que las actividades se derivan ellos. En segundo lugar, debe reflejar la autoridad disponible para los directivos de una empresa. La autoridad en una organización es un derecho determinado socialmente para ejercer la discreción, y por lo mismo, esta sujeto al cambio.

En tercer lugar, la estructura de la organización, al igual que cualquier plan, debe reflejar su ambiente. Así como las premisas de un plan pueden ser económicas, tecnológicas, políticas, sociales o éticas, lo mismo puede suceder con las de la estructura de una organización. Debe estar diseñada para funcionar, para permitir las contribuciones de los miembros de un grupo y ayudarles a lograr objetivos con eficiencia en un futuro cambiante. En este sentido, una estructura organizacional que funcione bien nunca puede ser estática. No puede haber una estructura organizacional que funcione mejor en todo tipo de situaciones. Una estructura organizacional eficaz depende de la situación.

En cuarto lugar, la organización esta formulada por seres humanos. Los agrupamientos de actividades y las relaciones de autoridad

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