Organizaciones

UNIDAD III

“SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE”

OBJETIVO

Examinar los elementos que integran el sistema de información contable y los instrumentos indispensables generadores de la información financiera oportuna, útil y veraz mediante la solución de casos prácticos.

3.1 Concepto de Sistema de Información Contable

Comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones.

La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías: la contabilidad financiera o la contabilidad externa. la contabilidad de costos o contabilidad interna. La contabilidad financiera muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.

3.2 El objetivo

El objetivo es proporcionar información financiera sobre una entidad

económica. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa información

financiera de la empresa para realizar una buena planeación y control de las actividades de la organización. El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros manuales e informes impresos.

3.3 La importancia

La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen estos tanto para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos.

Usuarios externos de la información. Las nuevas demandas de información abren campo a la introducción de nuevos conceptos que pueden llegar a potencializar la empresa dentro del mercado si se le da el adecuado manejo, reconocimiento y medición.

3.4 Elementos que lo integran

El Equipo computacional.

Es el hardware necesario para que el sistema de información pueda funcionar.

El Recurso humano.

Que interactúa con el sistema, el cual esta formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere.

Los programas (software).que son ejecutados por la computadora y producen diferentes tipos de resultados.

Las telecomunicaciones.

Que son básicamente software y hardware, facilitan la transmisión de texto, datos, imágenes y voz en forma electrónica.

Procedimientos que incluyen las Políticas y reglas de operación, tanto en la parte funcional del proceso de negocio, como los mecanismos para hacer trabajar una aplicación en la empresa.

3.4.1 Definición de documento fuente

Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable. Contiene, la información necesaria para el registro contable de una operación, y tiene la función de comprobar razonablemente la realidad de dicha operación. Dichos documentos se dividen en: a) Documentos Justificativos que son todas las disposiciones y documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar que cumplió con los ordenamientos jurídicos y normativos aplicables. b) Documentos Comprobatorios son los documentos originales que generan y amparan los registros contables de la dependencia o entidad.

3.4.2 Concepto de documento contabilizador

Puede concebirse así tanto al documento fuente debidamente registrado, como a la póliza que contiene el asiento contable; de cualquier forma es el documento conductor a la información para efectos de registro. Resulta conveniente que los documentos cumplan con la función mixta de ser fuente y contabilizadores a la vez.

3.4.3 Tipos de Pólizas

Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones.

La póliza es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo:

a. Las pólizas se hacen con un original y con los ejemplares según las necesidades de la empresa.

b. En las pólizas se debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su formulación, revisión y autorización con el fin de fijar responsabilidades.

c. Concluida la anotación de los registros de las pólizas se debe de archivar en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad.

d. Cada fin de mes se suman los cargos y abonos que reciben las cuentas en los registros de las pólizas y con los totales se forman un solo asiento de concentración que pasa al diario general.

e. Los asientos de concentración que recibe el diario general se pasan al libro mayor y de este se toman los datos para la elaboración de los estados financieros

Póliza Contable

La póliza es un documento en el que se asientan las operaciones desarrolladas por el municipio y toda la información necesaria para su identificación.

Se elabora una póliza por cada grupo de cuentas.

Los datos contenidos en las pólizas se registrarán en el libro diario, para después ser concentrados en el libro mayor.

Las pólizas contables se pueden clasificar en:

• Póliza de ingresos.

• Póliza de egresos.

• Póliza de diario.

En la póliza de ingresos se anotan diariamente las operaciones que representan ingresos, es decir, entradas de dinero en efectivo para el municipio.

Los elementos que la póliza de ingresos debe contener son:

• Especificación del tipo de póliza.

• Nombre del ayuntamiento.

• Columnas para el número de cuenta, número de subcuenta y nombre de las cuentas.

• Columnas para el parcial, el debe y el haber.

• Renglón para sumas iguales.

• Espacio para anotar el concepto.

• Espacios para anotar quién la formuló, quién la revisó y quién la autorizó.

• Espacio para señalar la fecha y número de póliza.

Para elaborar este tipo de pólizas se deben tomar en cuenta todos los documentos que comprueben los ingresos del municipio; asimismo, se deben anotar las claves numéricas correspondientes al catálogo de cuentas.

La póliza de egresos sirve para anotar las operaciones que impliquen egresos o salidas de dinero en efectivo para el municipio.

Los elementos de la póliza de egresos son:

Especificación del tipo de póliza que se elabora.

Nombre del ayuntamiento.

Copia(s) del cheque(s) expedido(s) o recibos, notas, etc.

Columna para el número de cuenta.

Columnas para el parcial, el debe y el haber.

Renglón para sumas iguales.

Espacios para señalar quién la formuló, quién la revisó y quién la autorizó.

Espacios para la fecha y el número de póliza.

La póliza de egresos se elabora cada vez que se expida un cheque o haya salida de dinero en efectivo (una póliza por cada gasto realizado). Debe contener los datos de la aplicación contable de acuerdo a las claves del catálogo de cuentas.

La póliza de diario sirve para anotar las operaciones que realiza el municipio y que implican entradas o salidas de dinero en efectivo.

Los elementos que contiene son:

Especificación del tipo de póliza que se elabora.

• Nombre del ayuntamiento.

• Columnas para el número de cuenta, subcuenta y nombre.

• Columnas para el parcial, el debe y el haber.

• Renglón para sumas iguales.

• Espacios para anotar quién la formuló, quién la revisó y quién la autorizó.

• Espacios para señalar la fecha y número de póliza.

La póliza de diario se elabora para anotar operaciones tales como: pago de un pasivo a otro, adquisiciones a crédito, cobro de documentos descontados, etcétera.

Libro de Registro de Pólizas: El libro de registro sirve para establecer un control y llevar un buen manejo de las pólizas. Se utiliza un libro de registro por cada tipo de póliza. En ellos se anotan en forma progresiva y cronológica cada una de las pólizas.

3.4.4 Catalogo de cuentas

La estructura básica de un catalogo de cuentas, se integra por tres niveles: Rubro, cuenta y subcuenta.

2. RUBRO.- Es el nombre que reciben las subdivisiones de los elementos que integran al Estado de Situación financiera. Por ejemplo Activo Circulante, Activo Fijo, Activo Diferido, Pasivo Circulante o corto plazo, Pasivo Fijo o largo plazo y Pasivo Diferido.

3. CUENTA.- Denominación que se le da a cada uno de los renglones que integran el Activo, Pasivo, Capital Contable, Ingresos, Costos y Gastos de una entidad. Por ejemplo: Caja, Bancos, Proveedores, etc.

4. SUBCUENTAS.- Termino contable, que se le asigna a cada uno de los miembros o elementos que integran a una cuenta principal o colectiva. Por ejemplo: Sr. Luis Lara, Sr. Raúl Robles, Sr. Lino Vázquez son subcuentas del Cliente.

II.I. CLASIFICACION DE LAS CUENTAS:

A) EN BASE A LOS ESTADOS FINANCIEROS:

1. ACTIVO: Activo Circulante, Activo No Circulante (Activo Fijo y Activo Diferido)

2. PASIVO: Pasivo Circulante o a Corto Plazo, Pasivo No Circulante (Pasivo Fijo o Largo Plazo y Pasivo Diferido).

3. CAPITAL CONTABLE: Capital Contribuido (Capital Patrimonial, Capital Social), Gastos Particulares, Capital Ejercido (Ganancias de Ejercicio, Pérdidas de Ejercicio) y Utilidad de Ejercicio.

4. CUENTAS DE RESULTADOS:

a) Cuentas de Costos y Gastos (Costos de Ventas, Gastos Administración, Ventas y Financieros).

b) Cuentas de Ingresos (Ventas, Ingresos Financieros, Productos Financieros).

B) EN FUNCIÓN DE SU SALDO:

1. CUENTAS DEUDORAS: Activo, Costos y Gastos.

2. CUENTAS ACREEDORAS: Pasivo, Capital Contable y de Ingreso.

II.II. DEFINICION DE LAS CUENTA:

II.II.I. Principales cuentas de Activo

1) Caja. Es cuenta del Activo, porque representa el dinero efectivo propiedad del comerciante, o sea, billetes, monedas, y pagarés de tarjetas de crédito (vouchers) recibidos, giros bancarios, postales y telegráficos, etcétera. Ahora bien, la cuenta aumenta cuando se recibe dinero efectivo, y disminuye cuando se paga con dinero efectivo.

2) Bancos. Es el dinero propiedad del comerciante, depositado en instituciones bancarias. La cuenta aumenta cuando se depositan dinero o valores al cobro; disminuye cuando se expiden cheques contra el banco.

3) Mercancías. Representa el valor de las mercancías que son propiedad del comerciante. Es decir, todo aquello que es objeto de compra o venta. La cuenta aumenta cuando se compran o nos devuelven mercancías; disminuye cuando se venden o se devuelven mercancías.

4) Clientes. Representa el valor de las ventas hechas a crédito, que el comerciante tiene el derecho de cobrar. Es decir, son las personas que deben al negocio por haberles vendido mercancías a crédito, a quienes no se exige especial garantía documental. La cuenta aumenta cada vez que se venden mercancías a crédito; disminuye cuando el cliente paga total o parcialmente la cuenta, devuelve mercancías o se le concede algún descuento o rebaja.

5) Documentos por cobrar. Entendemos por documentos por cobrar los títulos de crédito a favor del negocio, tales como letras de cambio, pagarés, etcétera. La cuenta aumenta cuando se reciben letras de cambio o pagarés a favor del negocio; disminuye cada vez que se cobra o se endosa uno de estos documentos o cuando se cancelan.

6) Deudores diversos. Son las personas que deben al negocio por un concepto distinto al de venta de mercancías. La cuenta aumenta cada vez que nos quedan a deber por un concepto distinto de venta de mercancías; por ejemplo, al prestar dinero en efectivo; al vender a crédito cualquier valor que no sea mercancía, etc., disminuye cuando dichas personas pagan total o parcialmente su cuenta o devuelven los valores que estaban a su cargo.

7) Terrenos. Son los predios que pertenecen al comerciante.

8) Edificios. La cuenta de Edificios está constituida por las casas propiedad del comerciante.

9) Mobiliario y equipo. Se considera mobiliario y equipo a los escritorios, las sillas, las mesas, los libreros, los mostradores, las básculas, las vitrinas, las máquinas de oficina, etcétera.

10) Maquinaria. Son las unidades que elaboran nuestro bien o servicio para su venta. La cuenta aumenta cuando se compra maquinaria o se reparan y disminuye cuando estas se venden o se deprecian.

11) Equipo de cómputo electrónico. Son las unidades centrales de proceso (CPU), monitores, teclados, impresoras, drives, scanners, ploters, entre otros.

12) Equipo de entrega o de reparto. Por equipo de entrega o de reparto entendemos todos los vehículos de transporte tales como camiones, camionetas, motocicletas, bicicletas, etc., que se usan en el reparto de las mercancías.

Las cuentas de Terrenos, Edificios, Maquinaria, Equipos de oficina, Equipo de cómputo electrónico y Equipo de entrega o reparto tienen un movimiento muy semejante: aumentan cada vez que se compra uno de esos bienes, disminuyen cuando se vendan o se den de baja por inservibles.

13) Depósitos en garantía. La cuenta de Depósitos en garantía está constituida por los contratos mediante los cuales se amparan las cantidades que se dejan en guarda para garantizar valores o servicios que el negocio va a disfrutar; por ejemplo, el depósito que exige la Compañía de Luz para proporcionar energía eléctrica; el depósito que se deja como garantía para el arrendamiento de un edificio, etcétera. La cuenta aumenta cada vez que se deja en guarda dinero o valores; disminuye conforme nos devuelvan el importe de dichos depósitos por haber terminado el plazo del contrato o por la cancelación del mismo.

14) Gastos de instalación. Son todos los gastos que se hacen para acondicionar el local a las necesidades del negocio, así como para darle al mismo cierta comodidad y presentación. La cuenta aumenta por cada uno de los gastos que se hagan para acondicionar el local; disminuye por la parte proporcional que de dichos gastos se vaya amortizando por el uso o por el transcurso del tiempo.

15) Intereses pagados por anticipado. Son el importe de los intereses que aún no estando vencidos y se han pagado anticipadamente. La cuenta aumenta cada vez que se pagan intereses por anticipado; disminuye por la parte proporcional que de dichos intereses se haya convertido en pérdida o gasto.

16) Rentas pagados por anticipado. Son el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales, que aún no estando vencidas y se han pagado anticipadamente. La cuenta aumenta cada vez que se pagan rentas por anticipado; disminuye por la parte proporcional que de dichas rentas se haya disminuido conforme el transcurso del tiempo.

17) Prima de seguros y fianzas.- Es la cuenta donde se registran los pagos realizados a las aseguradoras. La cuenta aumenta cuando se paga las primas por contratos de seguros y fianzas y disminuye cuando la prima se vaya devengando.

18) Principales cuentas del Pasivo:

19) Proveedores. Son las personas o casas comerciales a quienes debemos por haberles comprado mercancías a crédito, sin darles ninguna garantía documental. La cuenta aumenta cada vez que se compren mercancías a crédito; disminuye cuando se paga total o parcialmente la cuenta, se devuelven mercancías al proveedor o nos conceden algún descuento o rebaja.

20) Documentos por pagar. Entendemos por documentos por pagar los títulos de crédito a cargo del negocio, tales como letras de cambio, pagarés, etcétera. La cuenta aumenta cuando se expiden letras de cambio o pagarés a cargo del negocio; disminuye cada vez que se paguen o se cancele cada uno de estos documentos.

21) Acreedores diversos. Son las personas a quienes debemos por un concepto distinto al de la compra de mercancías. La cuenta de Acreedores diversos aumenta cada vez que quedemos a deber por un concepto distinto.

Al de la compra de mercancías; por ejemplo, al recibir un préstamo en efectivo; al comprar mobiliario a crédito, etc. Disminuye cuando se paga total o parcialmente la cuenta o se devuelven al acreedor los valores que estaban a nuestro cargo.

Existen Documentos por Pagar y Acreedores Diversos a corto plazo cuando su exigencia de pago es inferior a un año y de largo plazo cuando esto son exigibles a un tiempo mayor al año.

22) Gastos acumulados por pagar. Son los gastos por servicios o beneficios devengados o disfrutados por la empresa no cubiertos en la fecha de su vencimiento en que deberían pagarse, entre ellos se pueden citar los sueldos y salarios de empleados, las comisiones de agentes y dependientes, el servicio de llamadas telefónicas, el suministro de energía eléctrica y agua, el arrendamiento, etcétera.

La cuenta aumenta cuando no se cubre algún servicio o beneficio devengado o disfrutado en la fecha de vencimiento en que debería pagarse; disminuye cuando se paga total o parcialmente dicho adeudo.

23) Impuestos acumulados por pagar. Son los impuestos generados o causados no cubiertos en la fecha de su vencimiento en que deberían pagarse, entre ellos se pueden citar la cuota patronal del seguro social, la cuota de seguro del retiro (SAR), la cuota del fondo nacional de vivienda (INFONAVIT), el impuesto sobre nóminas, el impuesto predial, etcétera. La cuenta aumenta cuando no se cubra algún impuesto en la fecha de su vencimiento en que debería pagarse; disminuye cuando se paga total o parcialmente dicho adeudo.

24) Acreedores hipotecarios o Hipotecas por pagar. Son las obligaciones que tienen como garantía la escritura de bienes inmuebles. Se entiende por bienes inmuebles, los terrenos y edificios que son bienes permanentes, duraderos y no consumibles rápidamente. La cuenta aumenta cada vez que se reciban préstamos cuya garantía esté constituida por la escritura de algún bien inmueble; disminuye por los pagos que se hagan a cuenta o liquidación de dichos préstamos hipotecarios.

25) Intereses cobrados por anticipado. Son el importe de los intereses que aún no estando vencidos se hayan cobrado anticipadamente. La cuenta aumenta cada vez que se cobren intereses por anticipado; disminuye por la parte proporcional que de dichos intereses se haya convertido en utilidad

26) Rentas cobradas por anticipado. Son el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales, que aún no estando vencidas se hayan cobrado anticipadamente. La cuenta aumenta cada vez que se cobren rentas por anticipado; disminuye por la parte proporcional que de dichas rentas se haya disminuido conforme el transcurso del tiempo.

27) Capital Contable: Es la diferencia aritmética entre Activo y Pasivo.

28) Capital Social: Es el importe aportado por las personas que constituyen la sociedad (Socios)

29) Capital Propio: o Capital patrimonial es el que pertenece a una persona

30) Pérdida ó Ganancia: Es el producto del ejercicio de una empresa que representa lo ganado o perdido

I. DEFINICIÓN DE CATALOGO DE CUENTAS:

Las cuentas que se emplean en un ente económico forman el catalogo de cuentas. Un catalogo de cuentas debe tener un orden y las cuentas se agrupan por su naturaleza en cuentas de activo, cuentas de pasivo, cuentas de capital, cuentas de ingresos, cuentas de costos y cuentas de gastos.

II. ESTRUCTURA DEL CATALOGO DE CUENTAS

1. CUENTAS DE ACTIVO.

A) Activo circulante

B) Activo no circulante

2. CUENTAS DE PASIVO:

A) Pasivo circulante (hasta 1 año)

B) Pasivo no circulante (más de un año)

3. CUENTAS DE CAPITAL O PATRIMONIO:

A) Aportaciones de los socios

B) Utilidades retenidas

4. CUENTAS DE INGRESO:

A) Las que resultan de operaciones normales

B) Las que resultan de operaciones esporádicas

5. CUENTAS DE COSTO:

A) Costo de producción

B) Costo de servicios vendidos

6. CUENTAS DE GASTOS:

A) Erogaciones normales del negocio

B) Erogaciones esporádicas

El número de cuentas que se utilizan en la contabilidad de una empresa depende de varios factores:

1. El giro de la empresa

2. El tamaño de la empresa

3. El tipo de productos que comercializa o elabora El análisis que se haga, etc.

4. Mientras mas detallado sea el análisis, mayor será el número de cuentas que se utilicen.

3.4.5 Guía contabilizadora

La Guía Contabilizadora es una herramienta que ayuda a facilitar es la contabilización de la información, estableciéndose en ella todos los posibles asientos contables a registrar, por cada grupo de cuentas y por cada operación en especifico.

El objetivo de la Guía Contabilizadora es el de tener un listado conteniendo de forma ordenada, clara y coherente, la clasificación de las cuentas que se utilizan en una empresa, esta debe contener el número o clave y el nombre de la cuenta.

E L E M E N T O S A C O N S I D E R A R E N L A E L A B O R A C I O N D E L A G U I A C O N T A B I L I Z A D O R A

1. Naturaleza de la información base que generará el asiento contable.

2. Criterio utilizado para registrar contablemente la información.

3. Catálogos existentes en la institución (catálogo de cuentas, de fondos, de funciones, de unidades responsables, entre otros)

4. Controles y formatos establecidos.

5. Documentos fuente que darán soporte al asiento contable.

6. Procedimientos y políticas de la institución.

7. Normativa existente: Normas y principios de contabilidad, leyes y reglamentos vigentes entre otros.

La guía contabilizadora se integra con los números correspondientes y los nombres de las cuentas que se manejan en una empresa, estas cuentas, pertenecientes al Activo, Pasivo, Capital, se dividen primero en:

Rubros: Son las subdivisiones de los elementos del Estado de Balance, o sea:

Activo Circulante

Activo Fijo o No circulante

Cargos Diferidos

Otros Activos

Pasivo Circulante o a Corto Plazo

Pasivo Fijo o a Largo Plazo

Créditos Diferidos

Estos a su vez se subdividen en:

Cuentas: Denominación que se les da a los renglones que integran a los rubros del Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos, y cada una de ellas se encuentra subordinada a un rubro específico.

Por ejemplo:

Caja

Clientes

Proveedores

Acreedores Diversos

Capital Social

Reservas de Capital

Ventas

Costo de ventas

Algunas de estas cuantas también se subdividen en:

Subcuentas: Término que se le asigna a cada una de las partes de o elementos que integran una cuanta colectiva o principal, como la cuanta de Clientes, la de Proveedores, la de Almacén, etc.,

Por ejemplo:

Cuenta de Clientes formada por:

Subcuentas:

"La Poblanita", S.A.

Abarrotes "Mi Buena Suerte"

"El Tigre de los Abarrotes", S.A.

Sr. León Barrera, Minorista

Existen diversos métodos para clasificar los rubros, cuentas y subcuentas, algunos de ellos son:

* Numérico

* Alfabético

* Alfanumérico

* Nemotécnico

* Decimal

Numérico. A cada cuenta de cada rubro se le asigna un número secuencial dentro de su rubro.

Activo

Activo Circulante

1. Caja

2. Bancos

3. Acciones y Valores a la Vista

4. Clientes

Alfabético. Se utilizan las letras para designar a cada una de las cuentas y subcuentas con sus respectivos rubros.

B. Pasivo

BA. Pasivo Circulante

BAA. Proveedores

BAB. Documentos por pagar

BAC. Acreedores Diversos

BACa. "La Negrita", S.A.

BACb. Sr. Jorge Negrete

BACc. Sr. Pedro Infante

BAD. Impuestos por Pagar

Alfanumérico. Combina letras y números para la identificación de cada rubro, cuenta y subcuenta.

A. Activo

Af. Activo fijo

Af1. Terrenos

Af2. Edificios

Af3. Mobiliario y Equipo

Af3a. Escritorios

Af3b. Archiveros

Af3c. Sillas

Af3d. Credenzas

Af3e. Maquinas de escribir y Computadoras

Nemotécnico. Este método se basa en el uso de letras que al conjuntarse nos dan una característica especial o una clave que facilita la identificación de rubros, cuentas y subcuentas.

C. Capital Contable

CS. Capital Social

CR. Reservas de Capital

CR1. Reserva Legal

CRp. Reserva de Previsión

CRr. Reserva de Reinversión

CRc. Reserva para Contingencias

Cu. Utilidades del Ejercicio

Decimal. Se caracteriza por la utilización de los dígitos para asignárselos a rubros, cuentas y subcuentas.

1. Activo

11. Activo Circulante

1101. Caja

1102. Bancos

1102-01. Bancomer

1102-02. Banamex

1102-03. Scottia Bank

1103. Clientes

12. Activo fijo

1201. Terrenos

1202. Edificios

1203. Mobiliario y Equipo

2. Pasivo

21. Pasivo Circulante

2101. Proveedores

2101-01. Azucarera del Golfo, S.A.

2101-02. Cacao Fino Prieto Hnos., S.A.

2101-03. Productos Lácteos de Calidad, S.A.

2102. Documentos por Pagar

2103. Acreedores Diversos

3.4.6 Libros principales y/o electrónicos

LIBRO DIARIO

El Diario o Jornal es un libro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos de una empresa. La anotación de un hecho económico en el libro Diario se llama asiento; es decir en él se registran todas las transacciones realizadas por una empresa.

Los asientos son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de débito en una o más cuentas y crédito en otra(s) cuenta(s) de tal manera que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos. Se garantiza así que se mantenga la ecuación de contabilidad. Así mismo pueden existir Documento Contableque agrupen varios asientos y estos a su vez sean asignados a diferentes cuentas contables.

Dependiendo del sistema de información contable, algunos asientos son automáticos y pueden utilizarse en conjunción con los asientos manuales para el mantenimiento de registros. En tal caso, el uso de asientos manuales puede limitarse a actividades no rutinarias y otros ajustes. De igual forma en la mayoría de los sistemas, los registros o asientos manuales son aquellos creados por un usuario (modificar monto en una Nota de Crédito) y los automáticos son los generados propiamente por el Sistema (cálculo automático de valor de impuesto).

Formato

Un asiento de diario incluye como mínimo:

1. La fecha de la transacción o contabilización o ambas.

2. Los nombres o códigos de las cuentas que se debitan.

3. Los nombres o códigos de las cuentas que se acreditan.

4. El importe de cada débito y crédito

5. Una explicación de la operación que se está registrando

Ejemplo

Fecha | Nro. cuenta | Concepto | Debe | Haber |

12 / 10 / 09 | 653647 | Caja | $ 800 | 0 |

Explicación: Por venta de mercaderías en efectivo

LIBRO MAYOR

Libro Mayor es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio de la cooperativa.

Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.

Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular.

Los cargos y créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar al mayor.

Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el debe y en el haber, así como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen en los asientos en su correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T.

Tipos de Libros Mayor:

Se reconoce que hay dos tipos:

Libro Mayor principal.- Para las cuentas de control general

Libro Mayor Auxiliar.- Para las sub. Cuentas y auxiliares.

Importancia y Finalidad.

El Libro Mayor constituye un libro obligatorio que debe llevar toda empresa (Art. 32 del C.C.), este libro agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organización para llevar la contabilidad.

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