PLANEACION OPERATIVA

Somos una empresa dedicada a la venta y distribución de acumuladores, filtros y lubricantes; constituida el 29 de octubre del 2002 abriendo sus puertas el 1 de noviembre del 2002.

En Energía y Representaciones, S.A. de C.V. compartimos una cultura de trabajo enfocada a satisfacer a nuestros clientes y consumidores, avanzamos continuamente para brindarles la mejor opción de productos en Acumuladores, Filtros y Lubricantes de la marca líder LTH, a precios justos y con una alta calidad de servicio, buscando siempre exceder las expectativas de nuestros apreciables clientes que atendemos cotidianamente y sin interrupción en nuestros territorios

Para lograr que entre cada cliente y nosotros surjan respuestas, soluciones frescas y originales, buscamos cultivar una complicidad fructífera con ellos. Un vínculo que permita nuevas perspectivas al momento de los retos y desafíos.

El punto donde buscamos producir la innovación es donde se cruza nuestra experiencia con la necesidad de soluciones de nuestros clientes. Allí es donde la visión que tenemos puede producir resultados duraderos.

Objetivo del Manual.

Describir con toda claridad todas las actividades que se realizan dentro de Grupo ERSA y distribuir las Responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización; buscando de esta manera evitar funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la dilución de responsabilidades entre el personal

Misión

Proveer a nuestros clientes con oportunidad, productos y servicios de la más alta calidad; al precio más competitivo del mercado, que a su vez nos identifique con nuestros competidores y nos coloque como primera opción.

Visión

Ser una empresa de emprendedores que nos permita siempre mantener apertura a los cambios estratégicos y globalizados, para que conjuntamente con nuestros clientes y asociados, nos coloque como la empresa más importante en la distribución de Acumuladores, Filtros y Lubricantes de la marca LTH.

Estructura Organizacional

Descripción de la estructura organizacional.-

 Gerente de Operaciones y Equipo de Transporte

Objetivo:

Supervisar de manera eficaz el manejo de las operaciones y el equipo de transporte utilizado por el personal de CEDIS, Realización de compras de inventario a nuestro proveedor principal.

Funciones:

• Supervisión del personal a su cargo

• Supervisión de las operaciones dentro del CEDIS

• Supervisión General de los procesos de Almacén

• Planeación de las salidas de unidades para reparto a las diferentes rutas

• Control de los servicios y fallas de las unidades

• Compras a JCI

• Control de la Rotación de Inventarios

• Optimización de los procesos de almacén

 Almacenista

Objetivo

Mantener en óptimas condiciones el Almacén, Acomodar el producto que llega de nuestro proveedor y Surtir de manera eficiente y eficaz los productos solicitados por nuestros clientes internos y externos, acomodo y surtido de la mercancía; limpieza general del Almacén

Funciones:

• Acomodar el producto que llega de JCI

• Ayudar en el surtido del producto que entregará

• Reportar anomalías de la unidad que está bajo su responsabilidad

• Dar a conocer las quejas o sugerencias hechas por los clientes

• Atender Ajustes y Garantías recibidos de las Sucursales y Centros de Servicio

 Operador de Ruta

Objetivo:

Trasladar la mercancía de una sucursal a otra, entregar productos a clientes mayoristas, recopilar y trasladar acumuladores usados al CEDIS

Funciones

• Entregar productos destinados a clientes Foráneos

• Entregar los productos destinados a Sucursales

• Entregar las facturas firmadas del producto entregado al Gerente de Mayoreo

• Recopilar usados y entregarlos en el CEDIS

• Revisar facturas vs físico del producto que entregará

• Ayudar en el surtido del producto que entregará

• Reportar anomalías de la unidad que está bajo su responsabilidad

• Dar a conocer las quejas o sugerencias hechas por los clientes

Procedimientos y políticas que utilizan.-

De los Accesos

• Solo el personal de almacén está autorizado a permanecer dentro de las instalaciones

• Por cuestiones de Seguridad, mientras el montacargas este en uso, solo el personal que lo está maniobrando tendrá acceso a las instalaciones

• Los accesos a Almacén permanecerán cerrados, solo se abrirán las puertas cuando haya que dar entrada o salida al producto en resguardo

De la Entrada del Producto a Almacén

• Se seguirá el procedimiento de Entrada de Productos a Almacén

• Se entregara al Gerente de Operaciones y Equipo de Transporte las facturas que avalen dichos productos para que él se encargue de dar entrada en sistema los productos

• De la llegada de material POP y de Publicidad se dará aviso al Gerente de Desarrollo Comercial para que Él de las instrucciones a seguir con este material

De la salida de productos del Almacén

• No podrá sacarse del almacén ningún tipo de Mercancía si esta salida No está respaldada debidamente con una factura o un traspaso

• El material POP o de Publicidad solo saldrá si se cuenta con un recibo o una orden de salida de almacén firmada por el Director General o el Gerente de Desarrollo Comercial

De la Entrega de Productos

• Los días de Reparto para Puerto Peñasco serán los días Lunes de cada 2 Semanas

• Los días de Reparto para Nogales serán los días Miércoles de cada 2 semanas

• Los días de Reparto para Cananea serán los días Jueves de2 cada semanas

De las Devoluciones

• Cuando el vendedor entregue el producto que se ha devuelto, se le elaborará un recibo que avale la entrega del producto

• Se conservará una copia para realizar la nota de crédito correspondiente

Del manejo de producto defectuoso

• Se deberá separar el producto defectuoso del producto en buen estado

• El producto defectuoso deberá reportarse al jefe de Almacén

De las Compras e Inventarios

• Se realizaran inventarios semanales por línea de producto

• Las compras se realizarán en base a previa generación de Máximos y Mínimos

• Se realizará un análisis de producto de baja rotación y el resultado se hará llegar a Dirección General, Gerente de Ventas y Administración para que ellos tomen las medidas pertinentes

• Si hay Producto Defectuoso que no se ha dado de baja en inventario, se debe avisar a Administración

De la Manipulación y Transporte

• En caso de los acumuladores (plomo-ácido), deben manejarse siempre en forma vertical, se deben tomar por el asa o por la parte inferior, no por los postes o terminales.

• El acumulador no deberá aventarse para que se deslice por el piso

• Al transportarse en “diablos” se deberá hacer con cubiertas entre ellos y con el lado de los postes hacia afuera de la persona que lo transporta

• El Acumulador nunca debe ser golpeado en los postes

• Los Acumuladores usados deberán estar perfectamente tapados antes de cualquier maniobra para evitar derrames de ácido

• En caso de roturas el acumulador deberá llevarse al almacén de usados, ya que este tipo de acumuladores no puede ser considerado para la venta

• El acumulador nunca debe ser golpeado en los postes

Del Almacenaje

• Los productos deben estar en lugar seco y bien ventilado

• No deben estar contacto directo con el suelo. Se recomienda utilizar preferentemente madera o bien cartón honey comb como basamento

• No estibar un acumulador encima de otro a menos que se coloquen cubiertas o tapas protectoras entre ellos, estas capas pueden ser cartón panal o hielo seco.

• No estibar más de cuatro camas de acumuladores

• Utilizar sistema de rotación de inventarios PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) dejando a la vista la etiqueta de codificación de colores para vender primero lo más antiguo

• Los Productos se deben almacenar de acuerdo a su tipo. Utilizar etiquetas para identificarlos

• Los Acumuladores usados deberán colocarse en un área específica ventilada, sobre una tarima y con tapones para evitar derrames

Elaboró

María Concepción Parra Gutiérrez

Aprobó

Roberto Carlos Morineau Quihuis

Recepción de Mercancía

1. El transportista se dirige al Gerente de Operaciones y Equipo de Transporte para notificarle del pedido que viene a entregar

2. Se verifica el proveedor y el medio en el que llega la mercancía

3. El Almacenista verifica que la mercancía venga en buen estado, sin golpes o abierta, para ello realizará el siguiente procedimiento

Revisar de manera visual el empaque

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