POLITICAS Y PROCEDIMIENTO

2.3.2 POLITICAS Y PROCEDIMIENTO

Políticas

Las políticas son planes en el sentido de que son planeamientos generales o maneras de comprender que orientan el pensamiento y la acción de los miembros de la empresa, delimitando un área dentro de la cual se debe asegurar que las decisiones sean consientes y contribuyan al logro de las metas.

Las políticas pueden ser escritas, verbales o implícitas pero preferentemente deben ser expresadas en forma escrita; de esta manera se convierten en políticas concretas que definen la orientación de las acciones, evitando fuga de responsabilidades.

Las políticas tienden a determinar y a evitar de antemano los análisis repetidos y a dar y una estructura unificada a otros tipos de planes, permitiendo de ese modo delegar autoridad sin perder el control, asimismo constituyen una parte de la planeación, establecen los límites de la supervisión y señalan los lineamientos de la acción administrativa.

Es indispensable en toda empresa el establecimiento de las políticas como medios de soporte y significación de los objetivos. La elaboración y la emisión de las políticas no deben ser estáticas, dado que las condiciones generales en que operan las empresas son cambiantes lo que provoca continuos ajustes y acoplamientos.

El gerente deCompras como responsable de la dirección de su área, es el encargado de emitir las políticas de compras que deben de estar acorde con las políticas generales de la empresa. Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las políticas de compras son:

* Deben estar claramente expuestas

* Ser razonables y fáciles de llevar a la práctica

* Indicar los factores limitativos y determinantes

* Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas bien concebidas

* Niveles que deben abarcar

Las políticas de compras deben contener:

* Fuentes de abastecimiento

* Especificaciones

* Precio y Calidad

* Investigación y desarrollo

* Compras recíprocas

* Ética

* Compras anticipadas

* Venta de material excedente y desperdicio

Procedimientos

De la misma manera de las funciones propias de control de los materiales tienen que agruparse en unidades de organización, así también tienen que disponerse en procedimientos ordenados

Los procedimientos para el control de los materiales se clasifican para quedar determinado el orden que se seguirá en la descripción del procedimiento aplicado a un Departamento de Compras:

* Nacimiento del pedido

* Elaboración, registro y seguimiento del pedido

* Recepción, supervisión y colocación en los almacenes del artículo solicitado.

* Controles afectados por la recepción del artículo

* Conciliación de documentos y chequeo de operaciones para su pago.

Políticas y ética de Compras BIMBO

La Compañía tiene como política contar con proveedores que cumplan con estándares de clase mundial y que garanticen la obtención demateriales y/o servicios en donde la relación costo/calidad proporcione el mayor valor agregado al consumidor final. Esto significa que la Compañía ha buscado tener los precios de abastecimiento más bajos, dándole prioridad, tanto a la calidad como al servicio.

En relación con lo anterior, BIMBO ha venido modernizando sus prácticas de compras, a través de la implementación de modelos de abastecimiento estratégico y de la utilización de subastas inversas vía Internet, que han permitido reducir el costo total en varias categorías estratégicas.

La Compañía tiene plena conciencia de la importancia y la necesidad de la calidad, la consistencia de ésta, así como de la seguridad del producto y el medio ambiente. Cada vez es más importante la inocuidad de todo alimento y su control a lo largo de toda la cadena de valor para evitar que pueda afectar la salud de los consumidores.

Para Grupo Bimbo, la calidad es uno de sus valores y derivado de lo anterior, la implementación del sistema de calidad está encaminada a tener un control estricto y una mejora de insumos, procesos y manejos de productos terminados para dar la confianza a nuestros clientes y consumidores sobre nuestra capacidad de cumplir con sus requisitos y con los más rigurosos estándares mundiales de la industria alimenticia.

Procedimiento de Compras

Las principales premisas que constituyen el manejo y selección de proveedores de BIMBO son:

* Procurar relaciones de negocio a largo plazo

* Manejo reducido de proveedores

* Mantener prácticas de negocio éticas

* Considerar al proveedor como una extensión del Grupo

* Desarrollo de sistemas deinformación con proveedores

* Evaluación continua de proveedores

* Manejo conjunto de expectativas de reducción de costos

* Obtención de precios competitivos a nivel mundial

* Apoyos y asesorías en materia de calidad y productividad

1. Es el recibo de las requisiciones de compra, hechas por el personal de producción que indican qué es lo que se necesita, cuántas unidades se necesitan, cuando deben estar disponibles éstos artículos para la producción y quién hace la requisición.

2. El segundo paso es el análisis de las posibles fuentes de abastecimiento. El departamento de adquisiciones lleva archivos de proveedores y puede recurrir a ellos para compilar una lista de los proveedores disponibles. Los proveedores que estén calificados para surtir el pedido son notificados. Si el pedido se va a decidir por medio de ofertas, la compañía enviará una solicitud para cotización de precios a cada uno de los proveedores. En estas solicitudes también se piden informes con relación a descuentos y fechas de embarque y de entrega.

3. El tercer paso es el análisis de las cotizaciones del proveedor. Se revisan las cotizaciones en términos de precios, descuentos y fechas de embarque y de entrega. Además también se consideran la solvencia de el proveedor, la reciprocidad, la calidad del trabajo y otros factores.

4. El cuarto paso es la colocación de la orden de compra. La orden de compra es un contrato obligatorio si es aceptado por el proveedor. En consecuencia, el departamento de adquisiciones tendrá cuidado de ver que sea exacta toda la información que figure en la orden. La orden de compra debe contenerdescripciones de los artículos que se piden, precios unitarios, extensiones de éstos precios, cantidades pedidas, descuentos cantidades de pago, instrucciones para el embarque, fecha del pedido, fecha de entrega, número de orden de compra y la firma de el agente de compras.

5. El quinto paso implica el seguimiento del pedido. Tratándose de órdenes importantes, adquisiciones puede hacer comprobaciones ocasionales para ver si se está obteniendo un progreso satisfactorio para cumplir la orden. Si se trata de un embarque cuantioso, el departamento de adquisiciones puede hacer comprobaciones para ver si la orden está siendo transportada de acuerdo con el programa.

6. El sexto paso es el recibo de los artículos. Al ser recibidos por el departamento de recibo, los artículos son revisados por muchos detalles, como se trató con anterioridad.

7. El paso final implica la terminación de los registros. Los artículos son registrados en el inventario, la operación de la compra ase registra como terminada y se envía el pago al proveedor.

2.3.3 Funciones

Compras Nacionales:

El responsable del departamento adquiere bienes o servicios dentro del país. El encargado establece los compromisos, relación e intercambio de información del departamento Nacional para los requirentes y de estos el departamento de compras.

Sus responsabilidades exclusivas son: obtener los materiales de la mejor calidad, condiciones, buen precio y las mejores condiciones en el plazo de entrega existentes en el mercado.

Compras Internacionales:

Las funciones de este departamento es realizar adquisición de bienes y servicios fuera del territorio nacional.Se consideran: Compras de Importación y Compras para Exportar.

Es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso de compra, esto es, requisiciones de mercancía, órdenes de compra, condiciones comerciales y trámites de pago.

Depto. De Recibo:

El acuse de recibo deberá ser elaborado el mismo día que se haya realizado la entrega, enviando de inmediato la copia correspondiente al departamento de compras, para que este pueda detectar cualquier desviación.

El encargo su función es rastrear y llevar el control de la requisiciones aceptadas y entregadas.

Depto. De inventarios y Almacén:

El Departamento de Almacenes e Inventarios se encarga de garantizar el abasto suficiente de los artículos y productos recurrentes, así como el adecuado manejo y custodia de las existencias, y la integración de los datos que forman el catálogo de productos que manejan los diferentes almacenes, así como la información que conforma el detalle de sus inventarios.

2.3.3 FUNCIONES

* Coadyuvar con la información necesaria para la conformación de Adquisiciones.

* Programar, dirigir y controlar las actividades de recepción, despacho, registro y control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las áreas respectivas.

* Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos, cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad correspondiente al proveedor.

* Controlar los vales de

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