PROCEDIMIENTO POLITICA SSO

1. OBJETIVO:

Asegurar que los documentos utilizados en el SG se encuentren vigentes y controlados.

3. RESPONSABLES:

2. ALCANCE:

Todos los documentos que involucren al Sistema de Gestión de la Calidad, Sistema de Gestión de SST y Sistema de Gestión de Control y Seguridad.

ELABORADO POR:[pic 1]

Coordinador del Sistema de Gestión

REVISADO POR

[pic 2]

Representante de la Dirección

APROBADO POR:

[pic 3]

Gerente General

4. CONTROL DE CAMBIOS

Ver.

Descripción

Fecha

00

Versión original

11/05/2012

01

Se incluye el Sistema de Gestión de SST y SGCS

12/06/2014

5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

SGC:

Sistema de Gestión de Calidad.

NA:

No aplica.

Documento:

Detalle de información referente a un tema en particular puede ser Manual, Procedimiento, Proceso, Instructivo, Política de la Calidad, Objetivos de la Calidad, Organigrama, Presentación de la empresa y Matriz de Objetivos.

LMD:

Lista Maestra de Documentos.

LMR:

Lista Maestra de Registros.

6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE  DE LA ACTIVIDAD

• Aprobación de los Documentos

DE LOS DOCUMENTOS, Y FORMATOS

Cada vez que se requiera realizar cualquier  cambio a los documentos, los responsables se comunican por mail o verbalmente  con el Representante de la Dirección solicitando el cambio, el Representante de la Dirección autoriza los cambios solicitados, y la Coordinadora de la calidad realiza la revisión, e incluye la fecha.

Un documento se considera como aprobado cuando el mismo ha sido firmado en la sección de elaborado, revisado y aprobado por y ha sido ingresado o actualizado en la Lista Maestra de Documentos LMD.

El Representante de la Dirección y/o la Coordinadora de la calidad archiva los documentos actualizados en los lugares pertinentes.

• Gerente General
• Representante de la Dirección
• Coordinadora de la calidad

• Revisión y  Actualización de los Documentos.

• Cada vez que se requiera realizar un cambio a un documento, los responsables se comunican por mail o verbalmente  con el Representante de la Dirección y se procede a ejecutar lo indicado para la aprobación del mismo.

• Persona responsable del documento.
• Representante de la Dirección

• Identificación de cambios  y estado de versión actual de los Documentos

• Una vez que la Coordinadora de la calidad ha realizado el cambio en el documento, estos quedan identificados utilizando la manera secuencial y de forma ascendente el nivel de versión que corresponda, además se debe llenar el detalle del historial de control de cambios. Quedará registrado sólo el cambio de las últimas tres versiones realizadas.

• El control de cambios sólo  aplica para procesos, procedimientos, manuales e instructivos. Para los demás documentos se incrementa la versión.

• Persona responsable del documento.
• Representante de la Dirección
• Coordinadora de la calidad

• Versiones pertinentes de los Documentos

• Una vez realizados los cambios y aprobados, éstos están disponibles en el archivo de la oficina.

• Representante de la Dirección
• Coordinadora de la calidad

• Documentos permanecen legibles y fácilmente  identificables

• Todos los documentos son legibles e identificados por su nombre, para los registros y listas se incluye la forma de identificar a cada uno tal como se muestra en la LMR.

• Representante de la Dirección
• Coordinadora de la calidad

• Protección de los documentos

• Todos los documentos aprobados se encontrarán en la oficina.

• Representante de la Dirección
• Coordinadora de la calidad

• Documentos de origen externo

• El Representante de la Dirección es el responsable de definir los documentos externos que requieren ser incluidos en la LMD, y que son utilizados en sus actividades cotidianas y de asegurar que se mantiene la versión actualizada del documento.

• Representante de la Dirección

• Documentos Obsoletos

• Cuando existe una actualización de un documento, se procede a retirar los documentos obsoletos del punto de uso, y se los reemplaza con los documentos actualizados. Los documentos obsoletos se proceden a destruirlos.
• Cuando se trate de documentos externos se guardarán las versiones anteriores por un periodo de cinco años conforme a la ley.

• Persona responsable del documento.

• Documentos Reservados

• Todos los documentos aprobados, catalogados como reservados se encontrarán en la oficina de la Gerencia General y se mantendrá un registro de los responsables del documento.

• Gerencia General
• Persona responsable del documento.

• Copias Controladas / No Controladas

• No se mantendrán copias controladas y no controladas ya que solo se mantendrá una versión original en copia dura en la oficina.

• Gerencia General
• Persona responsable del documento.

7. POLITICAS DEL PROCESO