POLITICAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICAS: Las políticas buscan por medio de directrices orientar la acción de las estrategias para el logro de los objetivos, donde se busca la toma de decisiones participativa, donde cada una de las áreas funcionales contribuya con los procesos de planificación y consecución de los objetivos, aportando ideas y sugerencias sobre nuevas formas de hacer las cosas, todos orientados hacia las perspectivas de satisfacción del cliente. La Política se define como el criterio o directriz de acción elegida como guía en el proceso de toma de decisiones al poner en práctica o ejecutar las estrategias, programas y proyectos específicos del nivel institucional. Siendo así la política empresarial define previamente como quiere hacer las cosas la organización, en otras palabras se dirá coloquialmente: "En esta empresa se hacen las cosas de esta manera", y no importa si la empresa es del mismo giro, del mismo sector o subsector económico, sus políticas pueden ser diversas. Para dar un ejemplo de ello se puede remitir a dos empresas que se dedican a vender confecciones, una de ellas puede tener como política trabajar con materias primas de primerísimo calidad, para clientes selectos y con altos precios y suntuarios, donde los modelos sean totalmente exclusivos, en cambio la segunda empresa puede tener como política producir grandes volúmenes de prendas, para atender igualmente al mayor número de clientes, a precios bajos y competitivos, los modelos se producen en serie y las confecciones varían sus diseños solamente cada cierto tiempo de acuerdo a la temporada, incluso para el cambio de modelos se trabajan las jornadas de rebajas y saldos.

NORMAS: Una norma es una regla que debe ser respetada y que permite ajustar ciertas conductas o actividades. En el ámbito del derecho, una norma es un precepto jurídico. Por ejemplo: “La multa que le impusieron se debió a que condujera a 120 kilómetros por hora en una carretera que, por norma, permite una velocidad máxima de 110 kilómetros por hora”, “Disculpe, pero aquí no se puede fumar; es una norma del establecimiento”, “Esta institución tiene normas que deben ser respetadas por todos sus integrantes, sin excepciones”. Las normas jurídicas pueden dividirse en normas imperativas (son independientes de la voluntad del sujeto ya que éstos no pueden prescindir de su contenido) y normas dispositivas (son prescindibles a partir del principio de autonomía de la voluntad).

Tipos de políticas

En general, podemos distinguir dos tipos de políticas de empresas según sea la forma en que se originan. Estas son: a) Políticas impuestas en forma externa y b) Políticas formuladas internamente.

a) Políticas impuestas externamente. La empresa no se encuentra aislada, sino que vive rodeada del medio. La conducta de este medio afecta a la conducta de la empresa y, a su vez, la empresa también afecta al medio.

La sociedad, a través de sus sistemas políticos, sociales y económicos, formula ciertas acciones que tienden a ordenar su propio desarrollo. Concretamente, los poderes ejecutivo, legislativo y judicial, establecen ciertas conductas que las empresas deben hacer suyas. Por ejemplo, a través de leves o decretos, la empresa se ve obligada a acatar y a implantar ciertas políticas. La ley, de Inamovilidad es uno de estos casos. La empresa al obedecerla, la hace suya y duelo implantada dentro de ella una política de inamovilidad, que todos los ejecutivos (de capataz a gerente) deben seguir.

La fijación de salarios mínimos es otro caso. La empresa debe tener como política de remuneraciones un salario mínimo, es decir, debe tratar de remunerar a su personal de tal forma, que le asegure una subsistencia mínima. Esta es una política que la empresa ha tenido que adoptar por factores externos a ella.

En cuanto a la producción, existen políticas sobre la calidad del producto que fabrica la empresa que también tienen su origen en forma externa a ella. Es el caso de los balones de gas licuado, en que existen exigencias concretas de calidad. Estas exigencias o standard de calidad son fijados y controlados por organismos ajenos a la empresa.

Otro ejemplo de política externamente impuesta lo encontramos en la política de seguridad de la empresa. Así, aquellas que utilizan calderas deben implantar ciertas medidas de seguridad y controlar cada cierto tiempo la salud de los fogoneros.

La empresa debe reconocer estas políticas y adoptarlas como suyas. Esto no significa, por supuesto, que no tenga libertad para mejorarlas. Es posible que, considerando que el salario mínimo se encuentra bajo el mínimo que ella estima, establezca una política de fijar sus salarios en una cantidad superior al establecido por los sistemas externos.

b) Políticas formuladas internamente. Estas son las políticas que de una manera precisa, consciente, y de preferencia por escrito, se formulan con el fin de que sirvan para regir en términos generales en un determinado campo.

Podemos subdividirlas en políticas generales y políticas particulares. Las primeras son aquellas que se aplican a toda la empresa, es decir, a cada una de las unidades administrativas. Por ejemplo, el rápido crecimiento de la participación en la empresa lleva a la dictación de políticas generales que tienden a implantar diversos mecanismos participativos dentro de la organización. Así, una empresa puede establecer como política general que un determinado número de decisiones que afectan a Bienestar sean tomadas por comités formados por obreros y empleados.

Otras políticas se refieren a aspectos concretos de producción, ventas, compras, contabilidad, finanzas, relaciones públicas, personal, etc. En ventas, una empresa puede tener como política el desarrollo de una propaganda y publicidad agresivas. También puede establecer como política la ampliación del mercado, es decir, tratar de alcanzar con su producto todo el país, no sólo la zona central.

. Características de una buena política

Para implantar una determinada política es necesario tener en cuenta algunos factores que deben cumplirse con el fin de que cumpla con el objetivo deseado. Entre ellos, los principales, a nuestro juicio, son: 1) La fijación de la política; 2) ha difusión de la política; 3) La coordinación de la política; 4) La implementación de la política: y finalmente 5) La revisión periódica de esta política. Observemos cada uno de estos factores con más detalle.

1. La fijación de la política. Generalmente las políticas de una empresa tienen su origen en costumbres y tradiciones. duchas de ellas no se encuentran escritas y se van comunicando oralmente de un participante a otro. Esto último puede traer serios problemas por las posibilidades de distorsión y de interpretación. A1 no existir un documento escrito que fije claramente la política, existen muchas probabilidades que su aplicación se haga en forma desequilibrada, de acuerdo con el interés que tenga en ella un determinado dirigente.

Por ejemplo, tradicionalmente la, vacaciones de los trabajadores de una empresa se han dada durante los meses de enero y febrero. Esta tradición ha pasador a constituir una política. Sin embargo, es probable que un jefe de departamento sea más flexible y determine las vacaciones de común acuerdo con los trabajadores, tratando en lo posible que se hagan efectivas en enero o febrero. Al no existir un documento escrito que establezca claramente el período de vacaciones, cada jefe seguirá aplicando su criterio particular. creando fuentes potenciales de conflicto.

Una política debe ser discutida y analizada por aquellos encargados de formularlas. Una vez definida, debe ser transcrita con el fin de mantener la información constante, sin distorsiones.

2. La difusión de la política. Una empresa puede diseñar y fomular excelentes políticas, pero éstas de nada servirán si no se informa a todo el personal. Su fin es orientar la acción; por lo tanto, es vital que aquellas funciones que intervienen en esa acción conozcan las políticas, sepan dónde y cuándo deben aplicarse.

Sin embargo, la comunicación de la política no significa solamente que las personas la entiendan y comprendan, sino que la acepten y estén dispuestas a implementarlas.

Es conocida la conducta que seguían los gobernadores españoles durante la Colonia en los países dominados por el Rey de España. Cuando éste enviaba sus políticas, esos gobernadores las recibían, las comprendían y las archivaban. Esto significaba que se hacía caso omiso de ellas en cuanto a su aplicación, primando, para bien o para mal, los criterios de los gobernadores.

como se puede observar, cada capataz tiene su grupo; a su vez, los capataces A, B y C forman otro grupo con el supervisor 1, mientras que los capataces D, E y F forman otro grupo con el supervisor 2.

Por último, los supervisores 1 y 2 forman un grupo con el superintendente. Esto sigue hacia .arriba: los superintendentes forman un grupo entre ellos y con el subgerente de producción y, finalmente, el subgerente de producción junto con los subgerentes de Comercialización, Finanzas y Personal forman un grupo con el Gerente General.

. Coordinación de la política. Como hemos visto hasta ahora, las políticas buscan la creación de criterios comunes dentro de la empresa. Por ejemplo, la política de vacaciones se define con el fin de que los diferentes Jefes de unidades administrativas tengan un criterio común para fijarlas. Sin embargo, también hemos señalado que las políticas son normas generales y no, normas concretas. Por esta razón se corre el riesgo de que algunos jefes las entienda de un modo y otros jefes en un sentido diverso o contrario.

Con el fin de evitar este peligro es necesario explicar el alcance de la política y buscar un mecanismo que le dé una "validez oficial". En el caso de las vacaciones, la interpretación oficial de esa política podría ser, por ejemplo, el Gerente Director del Personal. Por supuesto, si las políticas se fijan de común acuerdo entre los participantes de la organización, la "voz. Oficial" sería el comité que definió esa política.

revisión periódica. Es conveniente revisar periódicamente las políticas que ha establecido la empresa. Esto se debe a que normalmente el medio en que vive la empresa está cambiando. Estos cambios del "exterior" tienden a afectar a los objetivos y, por lo tanto, a las políticas que ha definido la empresa para alcanzar esos objetivos. Las leyes que se aprueban y que tienen que ver con las jubilaciones, por ejemplo, pueden llevar a la empresa a alterar su política de retiros.

Sin embargo, los objetivos de las empresas no cambian sólo por fuerzas externas. También se producen cambios internos que conducen a modificaciones de políticas. Por ejemplo, la política de créditos a los clientes bien puede ser modificada, acortando o alargando los plazos, debido a la situación financiera particular que puede estar viviendo la empresa.

DIFERENCIAS ENTRE POLÍTICAS Y NORMAS

La política es una formalidad utilizada por mas personas.A nivel corporativo como tu dices, se necesita establecer una política para que todos hagan los procedimientos de una misma manera.Las normas se utilizan para un menor numero de personas y es menos formal.Una norma puede ser departamental o hasta familiar.Esta puede tener variaciones dentro de ese circulo pequeño de personas para ajustarse a sus necesidades especificas pero cumpliendo a la vez con la política establecida de la empresa o sociedad.Un ejemplo puede ser las personas que tengan una discapacidad,una secta religiosa o el departamento de cómputos de una empresa.

CONCEPTO DE PROCEDIMIENTO

Un procedimiento, en este sentido, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia.

Por ejemplo: “El procedimiento fue un éxito: logramos incautar más de treinta kilogramos de mercadería ilegal”, “No conozco cuál es el procedimiento para solicitar un adelanto de sueldo”, “Si sigues el procedimiento habitual, no tendrás ningún problema para cumplir con la tarea que te indiqué”.

CONCEPTO DE FLUJOGRAMA

El flujograma también es conocido como diagrama de flujo y en este sentido, representa de manera gráfica de un proceso que puede responder a diferentes ámbitos: programación informática, procesos dentro de una industria, psicología de la cognición o el conocimiento, economía,entre otros.

Por ejemplo, el diagrama de flujo puede ser utilizado para describir paso a paso las operaciones que se realizarán dentro del proceso de fabricación de un producto, o asimismo la perspectiva comercial de una empresa o negocio.

Los flujogramas utilizan una variedad de símbolos definidos donde cada uno representa un paso del proceso, y la ejecución de dicho proceso es representado mediante flechas que van conectando entre ellas los pasos que se encuentran entre el punto de inicio (comienzo) y punto de fin del proceso (final). Una característica importante de los diagramas de flujo es que sólo pueden poseer un único punto de inicio o comienzo, y un solo punto final o de fin del proceso.

Tipos de Flujogramas]

• Formato vertical: En él, el flujo y la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.

• Formato horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

• Formato panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.

• Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

Simbología y significado

• Óvalo o Elipse: Inicio y Final (Abre y cierra el diagrama).

• Rectángulo: Actividad (Representa la ejecución de una o más actividades o procedimientos).

• Rombo: Decisión (Formula una pregunta o cuestión).

• Círculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un procedimiento).

• Triángulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma permanente).

• Triángulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el almacenamiento del documento).

Diseño y Elaboración de Flujogramas

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:

Convención para trazar los diagramas:

a. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:

b.

1. Nombre del proceso, indicando los puntos iníciales y finales.

2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.

3. Nombre de la persona que preparó el diagrama.

4. Número de personas o puestos involucrados.

5. Número de pasos.

c. Identificar cada columna con le nombre de la persona o puestos que realiza cada uno de los pasos.

d. Representar las formas o documentos, mediante rectángulos proporcionales a las formas o documentos representados. Sin embargo como lo principal es la claridad, esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen juicio.

e. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas dimensiones.

f. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un triángulo negro en la esquina inferior derecha.

g. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente poner el nombre de la forma en cada paso que aparezca.

h. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un número en la esquina superior derecha. Para el original siempre se colocará el número uno; y las siguientes copias tendrán numeraciones ascendentes.

i. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.

j. Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea con grapa o broche o en sobre, se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos. El movimiento se presenta por una sola línea.

k. Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio de líneas para cada forma o grupo de formas.

l. La secuencia demuestra haciendo que las líneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo.

m. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectángulos, de arriba hacia abajo.

n. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la acción.

o. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la información.

Presentación de las formas en el diagrama:

a. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos, imitando hasta donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala, indicando en la parte superior y al centro el nombre con una sola palabra.

b. Las formas con copias deben representarse como sigue.

c. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas, se recomienda empezar con la más alejada para evitar que se crucen.

d. Toda forma debe demostrar cual fue su origen.

e. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso.

f. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga de procesos se muestra mediante "conectores" que consisten en dos círculos con la letra W, uno en el punto en que se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.

ELABORACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO

La presentación de un procedimiento aislado, no permite conocer la operación de una dependencia o unidad administrativa, por lo que surge la necesidad de que todos los procedimientos se agrupen, en forma ordenada, en un solo documento, denominado ìManual de Procedimientos. Los manuales de procedimientos, como instrumentos administrativos que apoyan el que hacer institucional, están considerados como elementos fundamentales para la coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, así como para facilitar la adecuada relación entre las distintas unidades administrativas de la Dependencia.

CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Mellinkoff, (op.cit) describe las siguientes características de procedimientos:

- No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular.

-Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática.

-Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.

Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en las siguientes características de procedimientos:

-Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema.

- Por no ser un método individual de trabajo. El método se refiere específicamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo.

- Por no ser una actividad especifica. Una actividad específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto. (p.53)

TIPOS DE PROCEDIMIENTOS

1. Procedimientos Jurídicos: Es el elemento dinámico de un procesos judicial general. Está constituido principalmente de diferentes actos jurídicos que son autónomos en sí mismos, y forman parte de la cadena jurídica. Están contenidos dentro de un marco estrictamente legal y conformados por una serie de diversas formalidades y tramitaciones en lo que se refiere al inicio y desarrollo de cualquier tipo de actividad ligada al derecho y a los códigos legales.

Si bien dijimos antes los procedimientos forman parte de los procesos judiciales, generalmente resultan siendo en sí un proceso judicial, aunque existen casos en los que deben intervenir diversos procedimientos complementarios o secundarios, que influyen en el desarrollo total de un proceso.

2. Procedimientos Administrativos: Este tipo de procedimientos, al igual que los anteriores, está regulado por la ley y enmarcado en un ámbito jurídico determinado. Su finalidad como tal es la de formalizar la voluntad administrativa en forma de actos por los cuales la administración pública realiza su deber. Por lo tanto, se ve afectado por el principio de legalidad cuando se trata de casos públicos. En lo referente a actividades privadas, debe seguir un determinado camino restricto a la acción jurídica y atenerse a las normas legales pero no es necesario el ordenamiento jurídico conocido y formalizado hacia la sociedad.

Procedimientos Informáticos: Se trata de los elementos que conforman una operación, o varias, en un proceso informático. Cada fase se repite y tiene información almacenada para actuar de la misma manera cada vez que la orden y la situación operativa sea de exactas características. Es decir, que cada uno de estos elementos es determinante en el proceso completo y por cada misma operación comandada tiene que tener el mismo efecto resultante.

Son las instrucciones que se van determinando en una función de mayor o menor complejidad, dependiendo de esto, una rutina informática puede estar conformada de uno o miles de procedimientos paralelos o concatenados. Cada una de estos elementos o fases están latentes y son ejecutados cada vez que se lo instruya directamente o por relatividad

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