PRESUPUESTO

1.- DEFINICIÓN GENERAL DE PRESUPUESTO

Un presupuesto puede definirse como la presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia. A propósito, esta definición hace una distinción entre la contabilidad tradicional y los presupuestos, en el sentido de que estos últimos están orientados hacia el futuro y no hacia el pasado.

La ejecución y administración del presupuesto se inicia con la revisión de los recursos a emplearse, se debe establecer la respetabilidad y compromiso de cada miembro del equipo de gerencia respecto a la contribución que se espera de la gestión, se revisarán criterios básicos de administración en general, resaltando el papel de la planificación en la consecución de los objetivos, se verá el proceso de planeamiento estratégico como base del negocio para llegar al propósito del mismo en mediano y corto plazo.

Presupuestar como palabra análoga para este estudio resulta de hacer el cómputo anticipado del costo, de los gastos e ingresos o rentas de un negocio, los presupuestos se realizan en base al conocimiento acumulado que la organización tiene de la actividad concreta de la empresa, de los cambios y pronósticos sobre las cantidades y precios, el periodo del presupuesto se realiza correspondiendo con el año financiero-fiscal-contable.

2.- OBJETIVOS

Los objetivos que se pretenden lograr y controlar con la elaboración, diseño e implementación de los presupuestos son los siguientes:

? Obtener una guía de acción

? Permite comparar lo real con lo planificado

? Evaluar la actuación de la compañía

? Optimizar el empleo económico de los recursos

? Trabajar en forma anticipada y previniendo los hechos

3.- FUNCIÓN DE LOS PRESUPUESTOS

Las funciones que desempeñan los presupuestos dependen en gran parte de la propia dirección de la empresa. Las necesidades y expectativas de los directivos y el uso que hagan de los presupuestos, están fuertemente influidos por una serie de factores relacionados con los antecedentes gerenciales y con el sistema empresarial.

De manera ideal la Gerencia espera que la función presupuestal proporcione:

? Una herramienta analítica, precisa y oportuna.

? La capacidad para pretender el desempeño.

? El soporte para la asignación de recursos.

? La capacidad para controlar el desempeño real en curso.

? Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos.

? Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros.

? Capacidad para emplear el desempeño pasado como guía o instrumento de aprendizaje.

? Concepción comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del presupuesto anual.

4.- TIPOS DE PRESUPUESTOS

Dependiendo de la finalidad se han creado al menos estos tipos de presupuestos:

a. Por el plazo

Inmediato (hasta 3 meses) Corto plazo (hasta 1 año) Mediano plazo (2-4 años) Largo plazo (general)

b. Por el universo de la información Presupuesto de gobierno Presupuesto de sectores productivos Presupuestos empresariales Presupuestos-proyectos específicos

c. Por la naturaleza de las informaciones

Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar:

? Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos.

? Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas.

La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales.

? Presupuesto de Compras

Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.

? Presupuesto de Costo-Producción: Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.

? Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los demás presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.

? Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de presupuestos".

d. Presupuestos financieros específicos

Estados financieros proyectados (Balance general, estado de resultados, estado de utilidades retenidas, estado de cambios en la posición financiera).

5.- FUNDAMENTOS DE LA PRESUPUESTACIÓN

Son aspectos administrativos indispensables para una óptima ejecución de un sistema presupuestario. La participación y el compromiso permiten la viabilidad de las estrategias y acciones que acercarán los objetivos. Cuando se reciben cifras que no tienen el respaldo y sustento de cómo y con qué recursos se lograrán, difícilmente estos tendrán la validez que el presupuesto exige.

Entre los fundamentos que facilitan la consecución de los presupuestos tenemos:

? Compromiso de la administración

? Sistema de comunicación efectiva

? Sistema participativo

? Estructura organizacional definida

? Expectativas realistas (objetivos y metas)

? Asignación de recursos

? Horizontes de los presupuestos

? Referencias históricas (tendencias y comportamientos)

? Flexibilidad de los presupuestos

? Seguimiento y control

? Contabilidad por responsabilidades

6.- PRINCIPIOS DE LOS PRESUPUESTOS

Principios de Previsión

? Predictibilidad

? Determinación cuantitativa

? Objetivo.

Principios de Planeación

? Previsión.

? Costeabilidad.

? Flexibilidad

? Unidad

? Confianza

? Participación

? Oportunidad.

? Contabilidad por áreas de responsabilidad.

Principios de Organización

? Orden

? Comunicación.

Principios de Dirección

? Autoridad

? Coordinación.

Principios de Control

? Reconocimiento

? Excepción

? Normas

? Conciencia de Costos.

7.- ELEMENTOS DE LOS PRESUPUESTOS

? Integrador: Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa.

? Coordinador: Significa que los planes para toda la empresa deben ser preparados en conjunto y coordinadamente.

? Operaciones: Uno de los objetivos principales de los presupuesto es determinar los ingresos que se pretenden obtener, así como los gastos en los que se incurrirá.

? Recursos: No es suficiente con conocer los ingresos y gastos futuros, la empresa debe planear los recursos necesarios y su asignación, lo cual se logra, con la planeación financiera.

8.- VENTAJAS Y LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS

8.1.- VENTAJAS

? Presiona a que la alta gerencia defina adecuadamente los objetivos básicos de la empresa.

? Propicia que se defina una estructura organizacional adecuada

? Cuando existe motivación adecuada incrementa la participación de los diferentes niveles de la organización.

? Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables.

? Facilita a la administración la utilización óptima de los diferentes insumos

? Facilita la coparticipación e integración de las diferentes áreas de la compañía

? Obliga a realizar un autoanálisis periódico

? Facilita el control administrativo

? Es un reto que constantemente se presenta a los ejecutivos de una organización para ejercitar su creatividad y criterio profesional a fin de mejorar la empresa.

? Ayuda a lograr mayor eficiencia en las operaciones

8.2.- LIMITACIONES

? Están basados en estimaciones

? Debe ser adaptado a los cambios de importancia que surjan

? Su ejecución no es automática

? No debe tomar el lugar de la administración

? Toma tiempo y costo prepararlos

? No se deben esperar resultados inmediatos

9.- TECNICAS PRESUPUESTARIAS

Las dos técnicas principales son la elaboración de:

? Presupuesto incremental

? Presupuesto de base cero

En los presupuestos incrementales las cifras se basan en aquellos gastos reales del año anterior, con un porcentaje añadido por el aumento de la inflación del

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