PRESUPUESTOS

PRESUPUESTOS

DEFINICIÓN DE PRESUPUESTOS

Es la expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un periodo, adoptando las estrategias necesarias para lograrlos.

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

El presupuesto también es la operación que consiste en estimar, valorizar y reunir, por función o elementos de función, los ingresos y egresos que han estado previstos y autorizados por el programa de acción para un periodo determinado.

El controlar a una empresa significa comparar con algo, para ello el gerente cuenta con el sistema contable que proporciona un registro económico de hechos sucedidos y, además, tiene que contar con sistemas que prevea los hechos futuros de la empresa (control presupuestal).

OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS

 Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.

 Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para lograr el cumplimiento de las metas previstas.

 Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

PLANEACIÓN

DEFINICIÓN DE PLANEACIÓN

Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social, así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que este funcione eficazmente. Esto solo se puede lograr a través de la planeación. Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos, desperdician de esfuerzos y de recursos, y una administración por demás fortuita e improvisada.

Por estas razones es que la planeación precede a las demás etapas del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro.

La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación y los buenos resultados no se logran por si mismos: es necesario planearlos con anterioridad.

PRONÓSTICO

CONCEPTO DE PRONÓSTICO

Pronosticar es estimar un valor futuro desconocido. Enunciado sobre lo que es probable que ocurra en el futuro, basándose en análisis y en consideraciones de juicio.

Estimación anticipada del valor de una variable, por ejemplo: la demanda de un producto.

LOS PRINCIPIOS PRESUPUESTARIOS

1. PRINCIPIO DE PREVISIÓN

a) De predictibilidad: es posible predecir algo que ha de suceder o que queremos que suceda.

b) De determinación cuantitativa: debemos determinar en nuevos soles y céntimos cada uno de los planes de la empresa para el periodo presupuestal.

c) De objetivo: se puede prever algo siempre y cuando se trate de lograr un objetivo.

2. PRINCIPIO DE DIRECCIÓN

a) De precisión: los presupuestos son planes de acción y como tales deben expresarse en forma precisa y concreta.

b) De costeabilidad: el beneficio de instalación del sistema de control presupuestal ha de superar el costo mismo de instalación y funcionamiento del sistema.

c) De flexibilidad: todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en razón de la parte totalmente imprevisible y de las circunstancias que hayan variado después de la previsión.

d) De unidad: debe existir un solo presupuesto para cada función y todos los que se aplican a la empresa deben estar debidamente coordinados.

e) De confianza: el decidido apoyo y fe en todos los principios y en la eficiencia del control presupuestal por parte de todo el grupo directivo de la empresa es un factor muy importante para su buena marcha.

f) De participación: es esencial que en la planeación y control de los negocios intervengan desde el primero hasta el último de los empleados para obtener el beneficio que se deriva de la experiencia de cada uno de ellos en su área de operación.

g) De oportunidad: los planes deben estar concluidos antes que se inicie el periodo presupuestal para tener tiempo de tomar las medidas conducentes a los fines establecidos.

3. PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

a) Del orden: la planeación y control presupuestal de los negocios deben descansar en organismos preparados por los jefes de departamento; las líneas de autoridad y responsabilidad deben ser tan precisas que no quede duda a nadie sobre el área en que actúa.

b) De la comunicación: la comunicación debe ser oportuna y concisa, siempre que sea posible, debe ser escrita para evitar que la información se tergiverse.

4. PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN

a) De la autoridad: este principio dispone que la delegación de autoridad no sea jamás tan absoluta como para eximir totalmente al funcionario de la responsabilidad final que le cabe de las actividades bajo su jurisdicción.

b) De la coordinación: el interés general debe prevalecer sobre el interés particular; el control presupuestal actúa como coordinador de todos los intereses al establecer un programa balanceado que lleve a la empresa a su objetivo central.

5. PRINCIPIOS DE CONTROL

a) De reconocimiento: debe reconocerse al individuo por sus éxitos y reprenderlo o aconsejarlo por sus faltas y omisiones.

b) De las excepciones: los ejecutivos deben dedicar su tiempo a los problemas excepcionales sin preocuparse por los asuntos que marchan de acuerdo con los planes.

c) De las normas: el establecimiento de normas claras y precisas en una empresa puede contribuir en forma apreciable a las utilidades y producir además otros beneficios.

d) De la conciencia de costos: si un ejecutivo tiene conciencia de costos, sus subordinados tendrán a seguir su ejemplo; comprender los costos y su influencia en la utilidad, precio de venta y posición de la empresa en relación con la competencia, es esencial para el éxito de los negocios.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo está formado por cuatro funciones fundamentales, que son:

o La planeación, para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse.

o La organización, para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias.

o La ejecución, por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo.

o El control, delas actividades para que se conformen con los planes.

1. PLANEACIÓN

Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. En esencia, se formula un plan o un patrón integrado y predeterminado de las futuras actividades, esto requiere de la facultad de prever, visualizar considerando el propósito.

Actividades importantes de planeación

 Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

 Pronosticar.

 Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.

 Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

 Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.

 Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.

 Anticipar los posibles problemas futuros.

 Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

2. ORGANIZACIÓN

Después de la dirección y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo será distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo esta guiado por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles.

Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un mínimo de gastos o un máximo de satisfacción de los empleados se logren o que se alcance algún objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en el número o en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.

Actividades importantes de organización

 Subdividir el trabajo de unidades operativas.

 Agrupar las obligaciones operativas en puestos.

 Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.

 Aclarar los requisitos del puesto.

 Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

 Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administración.

 Proporcionar facilidades personales

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