PROCEDIMIENTO DE COMPRA.

Definir los pasos necesarios para la compra de materia prima, suministros, insumos y/o servicios requeridos en el proceso productivo y establecer los lineamientos a seguir para seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización.

Desde la selección de los proveedores que cumplan con los requisitos establecidos por la ley, la empresa y los del cliente.

Jefe de compras, Almacenista

Cotización: Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable, cotización son la acción y efecto de cotizar poner precio a algo

Análisis: Examinar detalladamente un evento , separando o considerando por separado sus partes, para conocer sus características o cualidades, o su estado, y extraer conclusiones.

Disponibilidad: Conjunto de materiales, servicios  o suministros  que se tienen para una venta inmediata.

Costo-beneficio: analizar los costos de un producto y/o servicio  en relación a sus aplicaciones.

Material suministrado por el Cliente: son Planos, herramentales, muestras físicas, dispositivos dispuestos  por el cliente y que sirven de soporte para nuestros proyectos .

Materia Prima directa: Se consideran todos aquellos materiales indispensables para la fabricación de productos para nuestros proyectos, es decir constituyen la base del producto; pintura, laminas. Tubos, lijas. Discos pulidora ,herramientas , herramientas , entre otros

Herramientas: se consideran herramientas aquellos elementos mecánicos o eléctricos  que participan directamente en el proceso donde se procesa la materia prima directa.

Requisición: Documento controlado en la cual se especifican los requisitos del producto solicitado por el cliente interno.

Cliente Interno: Toda aquella persona de la organización (empleado)  que realiza documentos para una compra  (requisición, orden de compra, solicitud de pedido)

DETALLE DE LA ACTIVIDAD

(Que – como – cuando – donde – para que)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS

REGISTRO

1. Teniendo en cuenta que anteriormente se venían contratando materiales y servicios con distintos proveedores, Se procede a hacer un listado maestro de proveedores y contratistas

Jefe de compras

Listado maestro de proveedores y contratistas

1. Se identifica los materiales requeridos para el desarrollo de un proyecto. Creando una requisición de almacen o compra

Jefe de compras

Requerimiento de materiales

GO-FO-26/V1.20.ENE.2016

1. Se busca  en el listado maestro de  proveedores y contratista, quienes puedan satisfacer la necesidad de materiales  

Jefe de compras

Directorio de proveedores

1. Se procede a hacer solicitud de cotización; en la cual se describe el material que se requiere y la cantidad del mismo

Jefe de compras

Solicitud de cotización

GP-FO-02/V1.11.FEB.2016

1. Se analiza las cotizaciones teniendo en cuenta costo-beneficio

En el cual se evaluara los siguientes criterios:                                         Disponibilidad de materia prima en  stock,  Precio de materia prima disponible                                              Servicio  de despacho que tenga, Tiempo de entrega de materiales, Ubicación, forma de pago  y servicio  Post Venta si se requiere.

Jefe de compras

Cotizaciones proveedores

1. Si el Si el proveedor cumple con al menos  tres criterios favorablemente para COLOMBIA ENERGY S.A.S. podrá ser aplicado para la compra  

Se procede a hacer orden de compra con el o  los proveedores  que suplan la necesidad de materiales

Jefe de compras

Orden de compra

GP-FO-01/V1.29.ENE.2016

1. Si la compra supera el valor de  $120.000 será de obligatorio cumplimiento que se cree una  orden de compra de forma electrónica, la cual se le enviara a el proveedor por medio de email

Jefe de compras

Orden de compra

GP-FO-01/V1.29.ENE.2016

1. Se hace el pago del pedido mediante trasferencia bancaria siempre y cuando el proveedor no otorgue crédito.

Jefe de compras

Directorio de proveedores

1. Recepción de materiales según orden de compra vs factura de venta

Jefe de compras

Factura de venta

1. Si los materiales cumplen con lo pactado se firmara la factura en conformidad, de los contrario se procederá a hacer una observación vía electrónica a la orden de compra y se enviara a el proveedor, se dejaran los productos en área de devoluciones de compra ubicada en almacen hasta que se acuerde que hacer con el proveedor.

Gerencia

Jefe de compras

Orden de compra