PROCEDIMIENTOS JEFE DE LOGÍSTICA

FPROCEDIMIENTOS

IMPORTACIONES:

MIAMI:

1. Hi Tech (Cecilia Perea/Isabel/Victor): envía por correo los warehouse receipt (WR) de todo lo que recibe en Miami para D`cocina.

• Suele recibir solo productos de Middleby (VIKING) y lo que recibe es por OC colocadas por D´Cocina o garantías solicitadas por postventa
• Hi Tech también puede hacer recojos de los almacenes de otros proveedores que están en USA como (UMBRA, CUISIPRO, JOIE, FOX RUN, NORDICWARE, ETC).

1. Con el WR, se revisa en el cuadro “ORDENES DE MIAMI” que códigos han llegado y se va completando la información a todos los WR se le asigna un número de referencia (ejemplo “RI2020-135) para que todo lo que se importe se considere dentro de esa referencia.
2. Según todo lo recepcionado en Miami, se verifica en correos por medio del número de orden si se recibieron las facturas de importación o se solicitan las facturas de lo que falte, siempre ver que envíen las facturas de fletes separada.
3. Se realiza el resumen de las traducciones en dentro de la carpeta de su referencia cada factura en cada pestaña y en el mismo orden de la factura.
4. Según el monto total de todo lo que se va importar se solicita el seguro con Esmeralda.
5. Se envía los siguientes documentos agente de aduanas:

1. Excel de traducción
2. Facturas de importación
3. Packing List
4. OTTO (en caso aplique)
5. BL o AWB
6. Póliza de seguro.
7. Certificado de Origen.
8. Otros.

OTROS ORIGENES:

1. Ventas copia por correo en Excel los códigos solicitados a los proveedores del exterior y cuando se define lo que finalmente se va comprar los proveedores envían las facturas y demás documentos.
2. Solicitar siempre a los proveedores pesos y dimensiones de la carga.
3. Para el proceso de recojo y embarque internacional, se debe cotizar con varios agentes de carga y escoger la opción más económica.
4. Se realizan los procedimientos indicados en los puntos 4, 5 y 6.

RECEPCIÓN EN ALMACÉN:

1. A penas se termina la traducción final se envía a almacén para que puedan ir trabajando las etiquetas y formatos de recepción para que puedan contabilizar todo de acuerdo a las cantidades facturadas.
2. Controlar que luego de contabilizar todo lo importado almacén entregue firmado el formato de recepción donde detalle lo siguiente:

1. Proveedor
2. Referencia de Importación (RI) /OC
3. Guía de remisión de transportista
4. Encargado
5. Fecha de recepción
6. Cantidad solicitada y recibida
7. Informar dentro del formato las incidencias de haber alguna (códigos faltantes, sobrantes, daños, etc)

VIKING.

• Emitir OC/ de ser posible se consolida
• Pedir VB a gerencia general antes de enviar la OC
• Enviar dependiendo a quien corresponda

• Equipos y accesorios (Liliana/Ivone/Victor)
• Repuestos (Alejandro)

• Pedir AK en él envió y consultar continuamente la disponibilidad, el AK debería tener lo mismo que la orden

El cuadro que dice “Ordenes Diego” es para poder saber los precios y productos que ellos están pasando en cada OP, así mismo todas las OC emitidas se cargan en el archivo “Ordenes Miami” para poder hacerles seguimiento

COSTEO E INGRESO AL SISTEMA:

1. Solicitar facturas de liquidación al agente de aduanas para realizar el costeo.
2. Verificar que sus tarifas sean la siguientes al T.C. y solamente esos conceptos:

1. Comisión Mínima:     $ 120 dólares
2. Comisión:                     0.7% del CIF
3. Gastos Operativos:    $  50  dólares
4. Gastos  Adm:                     $  30 dólares

1. Costear en macro la importación en el formato de liquidaciones Excel y determinar el factor final.
2. Luego de que almacén realice en ingreso de la importación al sistema se procede a ingresar las facturas internacionales y locales al sistema usando la bitácora del módulo de compras.

KARDEX SEMANALES:

Se realiza la descarga de las ventas de los últimos 15 días (RUTA: ventas, análisis de venta, resumen de ventas por producto), luego descargar el stock a la fecha actual y mandar contar físico.

Esta operación se realiza con la finalidad de ubicar posibles descuadres y resolver errores lo antes posible.

[pic 1]

INVETARIO CÍCLICO (CONTABILIDAD)

Greta, (encargada de contabilidad general) envía a una persona que represente contabilidad a realizar el conteo de por lo menos 100 códigos de cualquier almacén, estos deberían reflejar las mismas cantidades que dice el sistema, en caso de tener deferencias Greta, enviará su reporte con diferencias y se debe responder indicando el motivo (usualmente suele ser error en conteo, error en ventas o falta de transferencia.

OC LOCALES E INTERNACIONALES: Se realiza a solicitud previa coordinación la ruta es la siguiente:

Se debe tener en cuenta siempre si la forma de pago, comentarios si es que lo requiere.

[pic 2]

LIQUIDACIÓN DE CONSIGNACIONES:

Las ordenes de consignación se envían cada fin de mes con las ventas de cada marca realizadas en el transcurso de todo el mes anterior.

Sacar reporte de la siguiente ruta: Ventas – Análisis de Ventas – Reporte de Ventas detallado.

Se escoge por familia, (por ejemplo, Gaggia), luego se coloca el rango de fechas de inicio a fin de cada mes.

Finalmente se da clic en la impresora para generar el reporte.

[pic 3]

INDICADORES

MATRIZ:

Es una matriz de Pareto para revisar que es lo conveniente de comprar y que productos tienen mejor rotación y así tomarlos en cuenta para la siguiente compra.

Revisar que se encuentren todos los códigos, excepto (VIKING Y CONSIGNACIONES)

Completar los costos de todos los códigos descargando del sistema en la ruta: PRODUCCIÓN, REPORTE DE COSTOS, RESUMEN DE COSTOS POR TIPO DE MOVIMIENTO – DETALLADO. ( Este proceso solo se hace cuando hay nuevos códigos)[pic 4]

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