PROCESO ADMINISTRATIVO DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS

PROCESO ADMINISTRATIVO DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS

OBJETIVO GENERAL: Se busca la creación e implementación de un proceso administrativo de compras de bienes y servicios para las distintas áreas de la institución con la finalidad de contar con modelos estandarizado de control interno que nos permita realizar las adquisiciones de manera eficiente y transparente.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

LA IMPLEMENTACION DE DICHO PROCESO NOS PERMITIRA:

a) Ahorros presupuestales

b) Control interno (procesos eficientes y estandarizados)

c) Adquirir los bienes y servicios de acuerdo a la mejor propuesta de precio, calidad, tiempo de entrega y condiciones de pago.

d) Conformación de un padrón de proveedores de bienes y servicios

e) Garantizar en lo posible la existencia de insumos y materias primas requeridas por las distintas áreas de la institución.

Dicho proceso se desarrollará de la siguiente manera:

1.- Elaboración dentro de los primeros 5 días del mes por parte del área solicitante del formato de solicitud de compra de bienes y servicios llenado de manera correcta conteniendo toda la información necesaria para dar inicio al proceso de compra (compras mayores a $1,000.00).

2.- Se deberá realizar por el área de contabilidad la validación presupuestal que nos indique que existen los recursos necesarios para adquirir los bienes o servicios requeridos.

3.- El área de compras deberá cotizar con al menos 2 proveedores y máximo 3 proveedores con la finalidad de contar con distintas opciones que nos permita elegir el mejor precio, calidad, tiempo de entrega y condiciones de pago que nos pueda ofrecer a la Institución. (Deberá llenarse el formato de tabla comparativa de precios por parte del área de compras).

4.- El área de compras deberá analizar las cotizaciones y definir al proveedor ganador que nos brinde las mejores condiciones.

5.- El área de compras deberá llenar el formato de orden de compras respectiva, así como pasar a la firma correspondiente de revisión, validación y autorización.

6.- El área de compras deberá enviar el formato debidamente llenado y firmado al proveedor respectivo para hacer la confirmación de dicho pedido.

7.- El área de compras recibirá la factura del proveedor para su revisión y programación de pago (deberá implementarse la recepción de facturas lunes y martes de cada semana en horario que se disponga).

8.- El área de compras en conjunto con el área de contabilidad programarán los pagos correspondientes a esa semana y estos deberán ser enviados a oficina de rectoría para su autorización respectiva (compras y contabilidad deberán enviar el expediente completo de cada una de las compras hechas y debidamente rubricadas y firmadas con una relación general que nos indique entre otras cosas: proveedor, área solicitantes descripción de bienes o servicios adquiridos y montos totales etc).

9.- Se deberá implementar en lo posible un horario de recepción de bienes, materias primas e insumos etc, por parte del área de compras y el almacén interno de la institución.

10.- El área de almacén resguardará y controlará los bienes adquiridos y hará entrega de inmediato al área requirente.

11.- Fin del proceso.

12.- En el caso de la adquisición de bienes muebles aplicará el mismo proceso, pero deberá ser inventariados en el área de control patrimonial, así como recabar la firma de resguardo o responsiva por parte del usuario para ser entregados, posteriormente se dará a conocer el proceso de control, uso y disposición de los bienes muebles pertenecientes a la institución.

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