PROPUESTA DE CÓMO SE DEBEN CONSERVAR LOS DOCUMENTOS DE LA EMPRESA
Enviado por Jherynzon Castañeda Taba • 5 de Septiembre de 2022 • Trabajos • 323 Palabras (2 Páginas) • 47 Visitas
PROPUESTA DE CÓMO SE DEBEN CONSERVAR LOS DOCUMENTOS DE LA EMPRESA
Presentado por:
MARIA ISABEL OSPINA MARULANDA
INSTITUCION EDUCATIVA NUESTRA SEÑORA DE CHIQUINQUIRÁ
GRADO: 11-2
ARCHIVO
ROLDANILLO VALLE
2021
¿CÓMO SE DEBEN DE CONSERVAR LOS DOCUMENTOS EN UNA EMPRESA?
Dentro de lo que cabe en la conservación de archivos documentos dentro de una empresa, se deben de tener los siguientes aspectos (para mi):
Una buena condición ambiental de ventilación, la ventilación interna debe de garantizar la conversación de los archivos, la cual este debe de estar a través de ellas, aire acondicionado leve, entre otros.
La iluminación es indispensable, ya que se debe de evitar la incidencia o emisión de luz directa sobre los documentos y archivos o gavetas, si de pronto hay presencial de luz solar, se deben utilizar cortinas en las ventanas. También la instalación eléctrica debe estar fuera del local o que no haya contacto con los archivos.
También la forma en como están los documentos, por ejemplo, la calidad y tipo de papel, se puede usar un papel con gramaje libre de ácido, la tinta en donde esta transcrita debe ser insoluble en contacto con la humedad.
El almacenamiento es uno de los puntos mas fuertes, para estos documentos no se recomienda la perforación de estos, ni que estén en contacto con material metálico. Se debe de guardar en folders desde la A hasta la Z, guardados en acetatos. El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento debe estar de acuerdo con el peso, tamaño y distribución de la documentación.
Un consejo puede ser que los contenedores pueden ser elaborado con cartón neutro.
También existen los estantes, estos pueden ser construidos en laminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo. Estos estantes no pueden estar recostados sobre las paredes o muros del lugar, se debe de dejar un espacio.
Por ultimo las condiciones de seguridad, en este lugar, donde están los archivos de la empresa, debe de disponer equipos para intención de desastres como extintores, y una excelente señalización.
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