Pauta Seminario

PAUTA GUIA PARA SEMINARIOS

ETAPA I

(Mínimo un mes y medio antes del evento)

1. Definición de grupo objetivode acuerdo al carácter del evento

(de allí surge la convocatoria y/o listado de invitados)

2. Definición de fecha y lugar

3. Definición del programa

4. Diseño de tarjeta de invitación

5. Diseño de afiche, carpeta y programa

6. Impresión de invitación, afiche, carpeta y programa.

7. Despacho de invitaciones ( por lo menos 2 semanas previas al día del seminario)

8. En cuanto a la participación de los expositores del seminario, es indispensable que en algún momento de la Etapa I se realicen reuniones (al menos una) con los expositores, para delimitaren conjunto con ellos los contenidos de su exposición en base a los objetivos del Seminario.

ETAPA I.1.- (Paralela a la Etapa I)

1. Contratación del local

2. Contratación del Servicio de alimentación y/o café

3. Contratación equipo de apoyo:

a. Iluminación

b. Audio

c. Video

d. Grabación en audio y/o video

e. Pizarrón blanco

f. Rotafolio

g. Otros

4. Materiales de trabajo de participantes:

a. Carpetas participantes

b. Hojas para tomar notas

c. Documentos que van en la carpeta

d. Lápices

5. Materiales de trabajo para secretaria del Seminario:

a. Hojas de inscripción de participantes

b. Papel para impresora

c. Lápices de reserva

d. Lápices o plumones de colores

e. Plumones de color para pizarrón

f. Corchetera

g. Tijeras

h. Eventualmente computador e impresora

ETAPA II.- (Un par de días antes del evento)

1. Chequeo de asistencia de autoridades invitadas

2. Chequeo asistencia invitados en general

3. Redacción de comunicado de prensa

4. Contratación de fotógrafo

5. Un día antes:

a. Despacho comunicado de prensa

b. Contacto telefónico o personal con los medios

6. Chequeo de horario, etc. con:

a. Expositores del seminario, y en general a todos aquellos que intervienen (locutor, moderador, etc.)

b. Personas a cargo del local

c. Personas a cargo de alimentación y/o café.

d. Personas de secretaría y apoyo

e. Empresas y/o personas a cargo de los equipos de apoyo (infraestructura).

7. Chequear existencia de material, calidad y cantidad.

ETAPA III.- (el mismo día del seminario)

1. Llegada al lugar al menos con 1 hora de anticipación.

2. Chequeo de:

2.1. Testera: con sillas según cantidad de expositores

2.2. Audio

2.3. Pódium

2.4. Sillas auditórium

2.5. Iluminación y equipos de apoyo

2.6. Materiales participantes

2.7. Materiales secretaría

3. Protocolo de recepción y ubicación de autoridades e invitados especiales:

-Importante a considerar en este punto, es la precedencia de autoridades y según ésta se ubican sus asistentes de derecha a izquierda en las primeras filas frente a la testera.

-Se aconseja para estos efectos , y de acuerdo al chequeo de asistencia, poner tarjetas con los nombres de las autoridades e invitados especiales, o al menos con la frase “reservado autoridades” , ”reservado invitados”, o “reservado”.

-Del mismo modo, se sugiere solicitar a dos o tres personas de la organización del Seminario o de máxima confianza ocupen algunos asientos de estas filas de modo de asegurar espacio para eventuales autoridades que lleguen atrasadas.

4. Servicio de Secretaría

4.1. Al comienzo del seminario:

-Ubicación de materiales y hoja de inscripción, éstos deben ponerse en un extremo de una mesa junto

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