POLITICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

POLITICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Propósito: Establecer el procedimiento de solicitud y selección de cotizaciones para compras.

Alcance: Todas las cotizaciones que se generen para una posible compra.

Responsable de la Revisión: Jefe de Compras

Políticas:

1. Toda compra debe ser justificada con al menos 3 cotizaciones locales o extranjeras, acompañadas del formato de Solicitud de compra.
2. Toda compra que sea menor a L.500.00 puede ser tramitada a través de fondo de caja chica del departamento de solicita la compra, para ello no es necesario presentar cotización adjunta.
3. Toda solicitud de compra no puede exceder cotizaciones de montos arriba de L.100,000.00 caso contrario deberá contar la aprobación del Jefe de Compras y Gerente General.
4. No se aceptarán cotizaciones que no estén registrados en la base de datos de proveedores.
5. Par cotizaciones de nuevos proveedores, se deberá tener la solicitud de nuevo proveedor aprobado por el Jefe de Compras.
6. Las cotizaciones podrán presentarse en formato impreso en hoja tamaño carta o mediante formato digital por la vía de correo electrónico dirigida al Asistente de Compras Senior con copia al Jefe de Compras.

Conceptos:

Cotización: Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable. Cotización es la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota).

Documentos:

Formulario de solicitud de compra y Orden de compra.

Descripción del procedimiento:

1. Auxiliar de Compras

1.1 Recibe solicitud de compra (SDC)

1.2 Reúne cotizaciones de proveedores

1.3 Prepara la documentación

2. Jefe de Compras

2.1 Revisa si documentación está completa.

2.2 Documentación Completa? Si esta pasa a 2.3 sino regresa a 1.3.

2.3 Selecciona la cotización de proveedor

2.4 Firma de Visto Bueno (VoBo) y envía a Gerente General

3. Gerente General

3.1. Revisa información si esta correcta.

3.2 Documentación Completa? Si pasa a 3.3, sino pasa 2.1

3.3 Firma de Visto Bueno (VoBo) y envía a Jefe de Compras

2. Jefe de Compras

2.5 Envía documentación autorizada a Auxiliar de compras.

1. Auxiliar de compras

1.4 Genera Orden de Compra (OC)

1.5 Pasa solicitud de pago a Contabilidad

1.6 Procesa las gestiones de compra

Diagrama de Flujo:

[pic 4]

Propósito: Establecer el procedimiento que debe realizarse para la compra de activos por los diferentes encargados de departamentos.

Alcance: Todas las compras de activos

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