Presupuesto RRHH

ELABORAR UN PRESUPUESTO DE RRHH

La mayoría de las organizaciones tiene un sistema en funcionamiento, formal o informal, para elaborar un presupuesto operativo. Un presupuesto requiere de una revisión sistemática y atenta de los gastos probables y los fondos designados; además, ayuda a la empresa a asignar los gastos durante un período determinado. Las comparaciones de los gastos reales con respecto a los gastos presupuestados proporcionan un medio para realizar los ajustes necesarios con el fin de tratar las variaciones de las expectativas.

La responsabilidad del profesional de RRHH es alinear el presupuesto del departamento de Recursos Humanos con las metas organizacionales estratégicas dentro de las pautas y los procedimientos de la organización. Esto es particularmente importante para garantizar que los RRHH sean percibidos como un socio estratégico capaz de justificar los gastos y vincular las actividades de RRHH con el programa general de trabajo de la organización. También es importante debido a que los RRHH, con frecuencia, son percibidos como un centro de costos, en vez de una función generadora de ingresos y, por consiguiente, pueden ser percibidos como un área donde los costos pueden recortarse con mayor facilidad. Un presupuesto de RRHH bien planificado y documentado demuestra una consideración atenta de los gastos directamente vinculados a los programas y actividades de la organización.

Dicho esto, el siguiente paso es una descripción general del proceso de elaboración del presupuesto, seguido por algunos de los problemas únicos que enfrentan los profesionales de RRHH y una lista de verificación de las partidas encontradas comúnmente en los presupuestos de los departamentos de RRHH.

El proceso de elaboración del presupuesto de RRHH

La elaboración del presupuesto implica la recopilación sistemática de información y datos para poder proyectar las finanzas necesarias para sustentar los objetivos de una organización. La mayoría de las organizaciones tiene alguna clase de proceso para elaborar un presupuesto. Los dos métodos comunes son:

• Presupuesto incremental: mediante el uso del presupuesto actual, se desarrolla un presupuesto nuevo al realizar ajustes ascendentes o descendentes a cada partida con base en las expectativas.

• Presupuesto a partir de cero: cada partida incluida en el presupuesto deberá estar justificada antes de ser incorporada; por consiguiente, el proceso comienza con un programa en blanco.

La elaboración del presupuesto requiere de la recopilación de muchas formas de datos. Desde una perspectiva de RRHH, entre los datos necesarios para crear un presupuesto nuevo se incluyen los siguientes:

• Número de miembros del personal proyectados para el próximo año.

• Aumentos o proyecciones de los costos de las prestaciones.

• Tasa de rotación proyectada.

• Los costos reales incurridos en el año en curso.

• Programas y prestaciones nuevos planificados.

• Otros cambios en las políticas, estrategias empresariales, leyes o reglamentos que puedan tener impacto en los costos.

• Ingresos de RRHH (a través de consultoría, ahorros [de la remuneración, prestaciones, reducción de la rotación, costos de capacitación, etc.], alquiler, etc.).

Las proyecciones pueden ser simples o complicadas y se basan en los costos o las estimaciones reales, dependiendo de la naturaleza del gasto y los datos disponibles. Por ejemplo, el costo de la publicidad puede ser más fácil de proyectar para una empresa con una rotación baja constante o para una que tenga un flujo constante de candidatos no solicitados, mientras que puede ser más difícil de proyectar para una empresa con fluctuaciones significativas en la rotación y las necesidades de contratación. Por otro lado, el costo total proyectado de las primas del seguro médico puede ser razonablemente simple una vez que se reciba la notificación del aumento de la prima para el plan del próximo año y se tenga alguna idea sobre la cantidad de los miembros del personal que van a estar cubiertos. Las personas que preparan un presupuesto de RRHH por primera vez necesitarán recopilar todas las fuentes disponibles de datos a fin de realizar proyecciones bien fundadas.

En los casos donde la preparación del presupuesto haya sido continua, puede ser útil usar el valor de varios años de datos reales sobre los gastos, tales como los gastos de capacitación o los premios de reconocimiento para el personal, con el fin de desarrollar un presupuesto realista. Sin embargo, si un costo ha fluctuado en el transcurso del tiempo, es importante determinar las razones de esas fluctuaciones y tratar de predecir lo que probablemente ocurrirá el próximo año. Por ejemplo, si la organización realizó fiestas espléndidas para los feriados, pero no tiene planes de volver a hacerlo, los datos históricos serán de poca utilidad.

Se debe examinar cada costo de manera cuidadosa mientras se formulan las siguientes preguntas:

• ¿Este costo es fijo (lo cual significa que no cambiará durante el año) o variable (es decir, depende de la cantidad de miembros del personal o la utilización real)?

• Si el costo es variable, ¿fluctuará con algún nivel de certeza (por ejemplo, el personal no puede excederse de un número máximo preaprobado) o está sujeto a cambios con base en las necesidades empresariales (por ejemplo, la contratación de personal eventual durante el aumento temporal de las actividades?

• ¿El empleador tiene el control de los costos o un ente externo los controla (es decir, honorarios de subcontratación con base en las horas de servicio)?

• ¿Cuál es el mejor y el peor caso con base en los datos disponibles?

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