Presupuestos

El presupuesto de ventas normalmente indica, para cada producto,

1) la cantidad de ventas estimada y

2) el precio de venta unitario esperado.

Esta información es reportada frecuentemente por regiones y por representantes de ventas.

Al estimar la cantidad de ventas para cada producto, los volúmenes de ventas pasadas son normalmente usados como punto de partida. Estos montos son revisados por factores que se espera afecten a las ventas futuras, tales como los factores que se mencionan abajo:

- Acumulación de ordenes de venta no terminadas

- Promoción y publicidad planeada

- Condiciones esperadas de la industria y de la economía en general

- Capacidad productiva

- Política de proyección de precios

- Hallazgos en estudios de investigación de mercados

Una vez que el volumen de ventas estimado es obtenido, el ingreso esperado por ventas puede ser determinado multiplicando el volumen por los precios de venta unitarios esperados. El ejemplo de abajo muestra el presupuesto de ventas para la empresa Accesorios Vista, S.A.

Accesorios Vista, S.A.

Presupuesto de Ventas

Para el Año a Terminar en Diciembre 31, 2008

Producto y Región Volumen en Unidades Precio de Venta Unitario Ventas Totales

Cartera:

Este 287,000 $12.00 $3,444,000

Oeste 241,000 12.00 2,892,000

Total 528,000 $6,336,000

Bolsa de Mano:

Este 156,400 $25.00 $3,910,000

Oeste 123,600 25.00 3,090,000

Total 280,000 $7,000,000

Total Ingresos por Ventas $13,336,000

Para un control mejor, la administración puede comprarar las ventas actuales con las ventas presupuestadas por producto, región, o representante de ventas. La administración debería investigar las diferencias significativas y tomar las posibles acciones correctivas

INFORMACION FINANCIERA

DEFINICION: Es el conjunto de datos los cuales se utilizan para conocer el patrimonio o los resultados de la operación de algún negocio.

CLIENTES (USUARIOS) DE LA INFORMACION FINANCIERA Y SUS NECESIDADES

CLIENTE (USUARIO) NECESIDADES CRITERIOS DE CALIDAD

Fisco Tener una base para recaudar dinero para el sostenimiento del gasto público. Verificar si los montos recibidos son los correctos. Disposiciones contenidas en la ley del I.S.R. y otras normas impositivas.

Administrador - Definir alternativas

- Planear

- Costear

- Controlar

- Evaluar

- Etc. La información se debe adecuar específicamente a las necesidades.

Accionistas y otras fuentes de financiamiento - Evaluar calidad de la administración

- Capacidad de pago

- Rentabilidad

- Potencial para generar efectivo

- Etc. PCGA

Un presupuesto traza el rumbo de una empresa con la describiendo los planes del negocio en términos financieros. Como un mapa de camino, el presupuesto puede ayudar a la compañía a navegar durante el año y reducir los resultados negativos. Un Presupuestar involucra

1) establecer metas específicas,

2) ejecutar planes para lograr las metas, y

3) periódicamente comparar los resultados actuales con las metas.

Estas metas incluyen tanto las metas generales de la empresa como las metas específicas de cada unidad individual en la empresa. Establecer metas específicas para operaciones en el futuro es parte de la función de planeación de la administración, mientras que ejecutar las acciones para llegar a las metas es parte de la función de dirección de la empresa. La comparación periódica de los resultados actuales con estas metas y tomar las acciones apropiadas es parte de la función de control de la administración.

PLANEACION DEL PRESUPUESTO Planear no solamente motiva a los empleados a ir en busca de las metas, sino que también mejora en una manera general la toma de decisiones. Durante la fase de planeación del presupuesto, todos los puntos de vista son considerados, las opciones identificadas, y las oportunidades de reducción de costo asesoradas. Este esfuerzo conduce a una mejor toma de decisiones para la organización. Como resultado, el proceso de presupuesto puede revelar oportunidades o amenazas que no eran conocidas antes del proceso de planeación del mismo presupuesto.

DIRECCION DEL PRESUPUESTO Una vez que los planes del presupuesto están puestos, estos pueden ser usados para dirigir y coordinar las unidades del negocio y sus operaciones, buscando con esto lograr las metas establecidas. Las unidades presupuestarias de una empresa son llamadas centros de responsabilidad. Cada centro de responsabilidad es dirigido por un gerente quien tiene la autoridad sobre, y responsabilidad de, el desempeño de la unidad. Si hay algún cambio en el ambiente externo, el proceso de presupuesto puede ser usado por los gerentes de unidad para reajustar las operaciones.

CONTROL DEL PRESUPUESTO Conforme pasa el tiempo, el desempeño actual de una operación puede ser comparado contra las metas planeadas. Esto proporciona una pronta retroalimentación a los empleados acerca de su desempeño. Si es necesario, los empleados pueden usar ese desempeño para ajustar sus actividades en el futuro.

Comparar los resultados actuales contra el plan también ayuda a prevenir gastos no planeados. El presupuesto alienta a los empleados a establecer sus prioridades de gasto.

SISTEMAS DE PRESUPUESTO Los sistemas de presupuesto varían entre las empresas debido a diferentes factores tales como la estructura organizacional, la complejidad de las operaciones, y la filosofía de administración. El periodo presupuestario para las actividades de operación normalmente incluye el año fiscal de una empresa. De cualquier manera, para lograr un control más efectivo, los presupuestos anuales son la mayoría de las veces subdivididos en periodos de tiempo más cortos, como cuartos de año, meses o semanas. El desarrollo de presupuestos para el siguiente año fiscal usualmente empieza varios meses antes de terminar el año en curso. Esta responsabilidad es normalmente asignada a un comité de presupuestos. Dicho comité normalmente consiste en el director de presupuestos y ejecutivos de alto nivel como el contralor, el tesorero, el gerente de producción, y el gerente de ventas. Una vez que el presupuesto ha sido aprobado, el proceso de presupuesto es monitoreado o sumarizado por el departamento de contabilidad, el cual reporta al comité.

Existen varios métodos para desarrollar los estimados del presupuesto. Uno de los métodos, llamado presupuesto base-cero, que los gerentes estimen las ventas, producción, y otra información operativa, como si las operaciones fueran a ser empezadas por primera vez. Este método tiene el beneficio de tomar una vista fresca de las operaciones cada año. Un método mas común es el de empezar con el presupuesto del año anterior revisarlo con los resultados actuales y cambios esperados para el siguiente año. Dos tipos de presupuesto usando este método son el presupuesto estático y el presupuesto flexible.

PRESUPUESTO ESTATICO Un presupuesto estático muestra los resultados esperados de un centro de responsabilidad para un nivel de actividad solamente. Una vez que el presupuesto ha sido determinado, no es cambiado, aun y si la actividad cambia. El presupuesto estático es usado en muchas compañías de servicio y en algunas funciones administrativas de las compañías de manufactura, como compras, ingeniería, y contabilidad. Por ejemplo, el gerente del departamento de ensamble de la compañía de manufactura Colt, Inc. preparo el presupuesto estático para el año siguiente, mostrado en la tabla siguiente:

Compañía de Manufactura Colt, Inc.

Presupuesto: Departamento de Ensamble

Para el Año a Terminar en Julio 31, 2008

Mano de obra directa $40,000

Electricidad 5,000

Salario de supervisores 15,000

Costo Total del Departamento $60,000

Una desventaja de los presupuestos estáticos es que estos no se ajustan a los cambios en la actividad. Por ejemplo, asuma que el monto actual gastado por el departamento de ensamble de la compañía Colt, Inc. totalizaron $72,000, los cuales son $12,000 o 20% ($12,000 / $60,000) mas que lo que se había presupuestado. Son estas buenas o malas noticias?? A primera vista usted puede pensar que esto es un mal resultado, pero esta conclusión puede no ser valida, ya que el presupuesto estático puede ser difícil de interpretar. Para ilustrar, asuma que el gerente de ensamble construyo su presupuesto basándose en el ensamble de 8,000 unidades durante el año. Sin embargo, 10,000 unidades fueron actualmente producidas, lo que representa un 25% (2,000 / 8,000) mas de lo esperado. Entonces, deben ser los $12,000 gastados de mas considerados una mala noticia?? Tal vez no, ya que el departamento de ensamble proporciono 25% mas de producción con solo 20% mas de costo.

PRESUPUESTO FLEXIBLE A diferencia de los presupuestos estáticos, los presupuestos flexibles muestran los resultados esperados de un centro de responsabilidad para varios niveles de actividad. Usted puede pensar en un presupuesto flexible como una serie de presupuestos estáticos para diferentes niveles de actividad. Dichos presupuestos son especialmente útiles en estimar y controlar costos de fábrica y gastos de operacional siguiente tabla muestra el presupuesto flexible para el gasto de manufactura anual en el departamento de ensamble de la compañía de manufactura Col, Inc.

Compañía de Manufactura Colt, Inc.

Presupuesto: Departamento de Ensamble

Para el Año a Terminar en Julio 31, 2008

Unidades

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