Proceso Administrativo

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

DEFINICIÓN: procesos administrativos

CONCEPTO DE PROCESO ADMINISTRATIVO

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable

a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente.

En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción,

o también como:

El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se

interrelacionan y forman un proceso integral.

Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más

fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades

necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.

A estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración. Para este autor la mecánica

administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, y la dinámica

se refiere a cómo manejar el organismo social.

ADMINISTRACION

Dinámica

Planeación

Organización

Dirección o ejecución:

Control

- ¿Qué es lo que se

quiere hacer?

- ¿Qué se va a hacer?

- ¿Cómo se va a hacer?

- Verificar que se haga

- ¿Cómo se ha hecho?

• LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse.

• LA ORGANIZACIÓN para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias.

• LA EJECUCIÓN por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo.

• EL CONTROL de las actividades para que se conformen con los planes.

PLANIFICACIÓN:

*para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y como se hará? Cuales serán los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACION

a. Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

b. Pronosticar.

c. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.

d. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

e. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.

f. Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.

g. Anticipar los posibles problemas futuros.

h. Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

• Planificar implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus

actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas.

La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia

general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de Planes para coordinar las

actividades.

Se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?) como de los medios (¿cómo debe hacerse?).

La planificación define una dirección, se reduce el impacto del cambio, se minimiza el desperdicio y se

establecen los criterios utilizados para controlar.

Da dirección a los gerentes y a toda la organización. Cuando los empleados saben a donde va la

organización y en que deben contribuir para alcanzar ese objetivo, pueden coordinar sus actividades, cooperar

entre ellos y trabajar en equipos.

Sin la planificación, los departamentos podrían estar trabajando con propósitos encontrados e impedir que la

organización se mueva hacía sus objetivos de manera eficiente.

Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos aptos para

alcanzarlos. Además son guía para:

- Que la organización consiga y dedique los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos.

- Que los miembros realicen las actividades acordes a los objetivos y procedimientos escogidos.

- Que el progreso en la obtención de los objetivos sea vigilado y medido, para imponer medidas correctivas en

caso de ser insatisfactorio.

El primer paso para planificar es seleccionar las metas de la organización. A continuación se establecen

metas para cada una de las subunidades de la organización. Definidas estas, se establecen programas para

alcanzar las metas de manera sistemática.

Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la planificación. La planificación

produce una imagen de las circunstancias futuras deseables, dados los recursos actualmente disponibles, las

experiencias pasadas, etc.

Los planes preparados por la alta dirección, que cargan con la responsabilidad de la organización entera,

pueden abarcar plazos de entre cinco y diez años.

Planes estratégicos y operativos

Los planes que tienen aplicación en toda la organización, que establecen los planes generales de la

empresa y buscan Posicionar a la organización en términos de su entorno son

llamados

planes estratégicos. Los planes que especifican los detalles de cómo serán logrados

los planes generales se denominan planes operativos.

Se han identificado tres diferencias entre los planes estratégicos y los operativos.

Marco Temporal: Corto Plazo (menos de 1 año) y Largo Plazo (Más allá de 5 años)

Especificidad: Específicos (claramente definidos), Direccional (flexibles, establecen guías generales).

Frecuencia de uso:

Uso único (son generados para una situación Única), Permanente (planes continuos para

actividades repetidas)

Objetivos

Son los resultados deseados para individuos, grupos o hasta organizaciones enteras. Dan dirección a todas

las decisiones gerenciales y forman el criterio contra el cual los logros pueden ser medidos.

Estableciendo OBJETIVOS

Convertir la visión en específicos blancos de acción.

Crear normas para rastrear el desempeño.

Presiona a ser innovadores y enfocados.

Ayuda a prevenir costos y complacencias si los blancos necesitan alargarse.

Tipos de objetivos requeridos

Objetivos Financieros

Resultados enfocados en mejorar el desempeño financiero de la compañía.

Objetivos estratégicos

Resultados enfocados en mejorar la competitividad y su posición de negocios a largo plazo.

ORGANIZACIÓN

Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hallan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo esta guiado por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles.

Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un mínimo de gastos o un máximo de satisfacción de los empleados se logre o que se alcance algún objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en él numero o en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIÓN.

a. Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos)

b. Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.)

c. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.

d. Aclarar los requisitos del puesto.

e. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

f. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón..

g. Proporcionar facilidades personales y otros recursos.

h. Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

El significado de este concepto viene del uso que en nuestra lengua se da a la palabra "organismo". Este

implica necesariamente:

a) Partes y funciones diversas: ningún organismo tiene partes idénticas, ni de igual funcionamiento.

b) Unidad funcional: esas diversas, con todo tienen un fin común o idéntico.

c) Coordinación: precisamente para lograr ese fin, cada una pone una acción distinta, pero complementaria de

las demás: obran en vista del fin común y ayudan

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