Proceso De Registro Y Control De Personal

PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL

PROCESO E INSTRUMENTOS DEL REGISTRO Y CONTROL DE COLABORADORES

Es el procedimiento administrativo, que consiste en la puesta en práctica de una serie de Instrumentos, con la finalidad de registrar y controlar al personal que labora en una determinada empresa o institución. En otras palabras consiste poner en práctica una serie de documentos técnicos normativos, tendientes a controlar, registrar y fichar a todos los colaboradores; sean funcionarios, técnicos, auxiliares, empleados u obreros; con relación a su situación personal, social y laboral, desde que ingresa hasta que termina su vínculo laboral con la empresa, que puede ser por jubilación, cese, renuncia voluntaria, despido, o por fallecimiento. Estas acciones se conservan en el “File de Personal”; En las instituciones públicas a estas acción de personal, se las lleva en la “ficha “escalafonaria”.

Este proceso técnico comienza en forma sistemática, apenas el colaborador ingresa a laborar, ya que su ingreso debe registrarse en una ficha o tarjeta pre – elaborada por el área de desarrollo de recursos humanos. El registro de personal es una función técnica importante para llevar a cabo la política de personal, se lleva específicamente en el file o carpeta personal, ficha de personal y, ficha familiar, siendo su finalidad servir de fuente de información necesaria para determinar la situación actual del colaborador, y para la toma de decisiones en cuanto a:

 Promoción o ascenso

 Conceder becas

 Otorgar derechos

 Compensación por tiempo de servicios.

 Movimiento de rotación, o reubicación

El registro y control de personal constituye una fuente importante de consulta sobre datos personales del colaborador, asistencia e inasistencia, puntualidad, vacaciones, licencias, permisos, ascensos y promociones entre otros, por tal motivo tiene que ser actualizada permanentemente. Específicamente se trata de controlar y registrar las entradas y salidas del personal, tardanzas, inasistencias, horas extras, permisos vacaciones, licencias entre otros. Esta función cuando no existe la unidad administrativa de recursos humanos en las empresas, como es el caso de las organizaciones pequeñas, esta función es llevada por la oficina de contabilidad, a través de un encargado especial, específicamente nos referimos al encargado de planillas.

Para que las acciones o actividades empresariales se cumplan, es necesario que haya un adecuado registro y control del capital intelectual. Con el control y registro del personal, se trata de asegurar que las diversas unidades de la organización marchen de acuerdo con lo previsto. Los objetivos centrales de esta técnica es controlar las entradas y salida del personal, cumplimiento del horario de trabajo, controlar horas extras, permisos, vacaciones tardanzas, licencias, etc.

Este proceso técnico se aplica desde el momento en que el colaborador ingresa a laborar a la institución, ya que su ingreso debe registrarse en una ficha personal pre elaborada por el área de desarrollo de recursos humanos, complementándose inmediatamente con su tarjeta de asistencia diaria.

Los instrumentos técnicos de registro y control del desarrollo del recurso humano, serán establecidos de acuerdo a las necesidades, naturaleza y exigencias de la empresa o institución, siendo dentro de los más utilizados los siguientes:

a. la Ficha Personal.

b. Ficha Social

c. Tarjeta de Control Diario de Asistencia.

d. Parte Diario de Asistencia.

e. Papeletas de Autorización de Salidas.

f. Tarjetas de Control de Récord laboral.

g. File Personal

h. Rol Vacacional

i. Rol de Cambio de Vigilancia

j. Cuadro de Asignación de Personal

k. Reglamento Interno de Trabajo

Los Instrumentos técnicos citados, sirven para controlar, registrar y manejar las ocurrencias laborales de los colaboradores, sean estos funcionarios, ejecutivos, administrativos, técnicos, auxiliares y obreros.

La información registrada puede clasificarse como:

a. DATOS INDIVIDUALES RELATIVOS A:

• Nombre y dirección de cada colaborador y su código o número de identificación laboral.

• Edad, fecha de nacimiento, etc.

• Titulo o grado académico. Especialidad obtenida.

• Empleo: características de los puestos desempeñados, indicando fechas y motivos de cambio.

• Evaluaciones de méritos.

• Ascensos.

• Puntualidad.

• Capacitación y Formación: datos académicos del colegio, instituto o Universidad.

• Sueldos o Salarios: Fecha de incrementos.

• Aptitudes e intereses especiales.

b. DATOS COLECTIVOS (Cifras Totales)

• Solicitudes de empleos

• Asistencias

• Movimiento de Personal

• Sueldos y salarios: semanal, mensual, anual

• Atención Médica

• Número de horas extraordinarias laboradas

• Contratos de Personal

• Listado de Colaboradores: Hombres, mujeres, estables, eventuales.

• Bienestar de Personal: Participación de empleados en actos deportivos.

CONTROL DE ENTRA Y SALIDA

El control tanto del ingreso y salida al centro laboral de los colaboradores, se hace a través de registro de hora y firma en libros acondicionados, en el parte diario, o en marcado de tarjetas, ubicadas generalmente en la puerta de ingreso y/o en la oficina principal de la institución. En la actualidad por ser un medio más efectivo para el control, se utiliza la tarjeta de asistencia y reloj marcador; o en todo caso, conforme al avance del sistema automatizado, en muchas empresas en la actualidad la entrada y salida del personal se hace a través del registro en la tarjeta electrónica.

INSTRUMENTOS DE CONTROL DE PERSONAL

Son los distintos instrumentos y formatos, para el control oportuno y eficiente del recurso humano dentro de las organizaciones, dentro de estos podemos mencionar: Reloj Tarjetero, parte diario de asistencia, tarjeta de control de asistencia, papeleta de salida, tarjeta de récord laboral, etc.

TARJETA PERSONAL DE RECORD LABORAL

Todo colaborador debe tener una ficha personal de récord laboral anualizada, anotándose en ella las ocurrencias tales como inasistencias, permisos, licencias, vacaciones, etc. Este control es mensual.

FUNCIÓN DE RELACIONES LABORALES

Esta función es sin duda la más delicada dentro del área de recursos humanos, por las repercusiones y proyección social que se derivan de sus actuaciones; Consiste específicamente en el establecimiento de sistemas, que fomenten el bienestar y seguridad del colaborador en el puesto de trabajo; es la función encargada de mantener el equilibrio de aspiraciones, participación e integración entre los colaboradores y el empleador.

Por ello hay que establecer y ejecutar políticas y normas administrativas, para que el personal pueda conocer y participar en está simbiosis administrativa, como es la relación colaborador- empresa; esta relación debe de acercarse cada día más, debe constituirse en una relación sólida, para vencer los obstáculos de la competitividad, globalización y automatización; por ello cada una de las partes deben llegarse a entender y conciliar, algo difícil no creen!, pero realmente con sinceridad creó que todo se puede y si ambos deponen sus intereses particulares, y unen esfuerzos para dialogar y solucionar los impases que pueden surgir cuando no hay comunicación. Uno de los instrumentos de gestión empresarial en esta área administrativa, lo constituye el Reglamento Interno de Trabajo, el mismo que establece las reglas de juegos sobre responsabilidades, obligaciones, derechos, prestaciones, tanto del colaborador como del empleador.

Las buenas relaciones laborales, se gana de muchas maneras, como por ejemplo mediante una buena conducción, interpretación, aplicación de los normas y reglamentos, y velando por su cumplimiento, sustituyendo los puntos que lastimen intereses, así como recogiendo y canalizando las aspiraciones de los colaboradores a través de sus organizaciones o agrupaciones, especialmente las de carácter sindical.

Otras de las formas, aunque no necesariamente es la más optima, es cuando se remunera en forma justa al personal de acuerdo a su productividad y capacidad, dándole estabilidad en el trabajo, implementación de comedores, programas de vivienda y actividades de recreación, deportiva y cultural. En esta parte se debe agregar que no siempre es lo más indicado es incrementar sus salarios o remuneraciones, porque existe colaboradores, que desean que sean por lo menos bien tratados para estar contentos y deseosos de seguir en las organizaciones, donde se les escucha y son bien tratados.

Se debe de tener en cuenta que los colaboradores pasan la tercera parte de su vida en el trabajo, por eso, espera que éste y la organización les satisfagan en sus necesidades materiales, sociales y económicas. Pero también no se olvide que para mantenerlo siempre motivado y contento a los colaboradores, se debe de tener en cuenta tres aspectos mínimos:

a. La motivación básica.- Se basa en la aplicación del principio de autoridad, así como los beneficios económicos, ésta modalidad consiste en obligarlo a laborar bajo la amenaza de ser despedido o con la reducción de sus ingresos, o sea, el rendimiento es consecuencia

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