Proceso Documental para Empresas Aquachile S.A.

Proceso Documental para

Empresas Aquachile S.A.

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Contenido

1 Recepcion e impresion de programa de guias

2 Armado de carpetas

3 Recepcion e impresión de Daily

4 Corte de AWB y tarifas

5 Prealerta de documentacion

6 Emisión guías nietas

1 Recepcion e impresión de programa de guias

Todos los días el departamento de reservas envía el programa de nuestro cliente Aquachile con la carga que llegara al día siguiente, este debe imprimirse para armar las carpetas.

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En caso de que no se haya recibido, se debe solicitar a:

reservas@acostayaguayo.cl 

2 Armado de carpetas

Se debe proceder al armado de carpetas, para esto utilizaremos carpetas rosadas. Cada carpeta debe contener

Facturas (se deben chequear con el programa / N° PO y piezas)

Cartas de la línea aérea

DUS (se deben chequear con las facturas)

3 Recepcion e impresión de Daily

Una vez que el Departamento de tráfico y reservas tiene los vuelos confirmados, estos envían el Daily con la siguiente información.

Vuelo asignado (esto es importante para trabajar las prioridades), carga asignadas para SINGLE, significa que el mismo cliente retira en destino, por lo que le asignan una AWB por cliente. carga asignada para RANK, significa que van consolidados varios clientes y distintos PO que son recibidos en destino por frigorífico en Miami quienes posteriormente realizan la desconsolidación de las ordenes en Miami y la entrega al cliente final; por lo que se puede asignar una sola AWB para toda esta carga de ser necesario y posteriormente en sistema SOFT CARGO se deberán separar cada PO con una guía nieta.

Debido a esto es importante trabajar siempre con el Daily.

Nota = el Daily siempre se trabaja en base a la fecha de llegada a USA.

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4 Corte de AWB y tarifas

Una vez llegado el peso de bodega, se debe ingresar a soft cargo y llamar la AWB previamente ingresada por tráfico y reservas. Estas se buscan como MAWB

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Se pincha el sobre abierto para editar, esto nos lleva a otra pantalla en la cual se deben completar los siguientes datos (embarcador: Empresas Aquachile S.A., consignatario: Aquachile Inc. y asignar número de Posición)

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Luego de esto se debe pinchar 2 veces el recuadro donde aparece la HAWB (esto abrira otra pantalla).

En esta pantalla debemos completar con consignatario, notificar a (para Aquachile siempre sera Alpha Brokers, agente y verificar que el N° de HAWB sea el mismo de la MAWB incluyendo el guion.

Luego se pincha el cuadro que dice completar, colocar y verificar los siguientes datos: piezas, kilos, destino, ruta, tarifa y  gastos de la aerolinea.

Para esto ocuparemos el tarifario enviado por reservas (adjunto ejemplo).[pic 22]

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Luego se pincha el boton que dice AWB el cual abre la siguiente pantalla:

[pic 45] aca se debe colocar el subcliente y pinchar el boton recuperar para que muestre los datos de la linea aerea. Inmediatamente se procede a pinchar proxima pagina.

[pic 46] en esta pantalla se debe colocar N° de referencia del cliente (PO, invoice, etc..) y corroborar todos los datos puestos anteriormente (piezas, kilos, tarifa)

Una vez imppresa la AWB, se debe ir a la MAWB, editarla y enviarla por eAWB[pic 47][pic 48]

5 Prealerta de Documentacion

Una vez que el Departamento de tráfico y reservas tiene los vuelos confirmados, estos envían el Daily con la siguiente información.

Vuelo asignado (esto es importante para trabajar las prioridades), carga asignadas para SINGLE, significa que el mismo cliente retira en destino, por lo que le asignan una AWB por cliente. Carga asignada para RANK, significa que van consolidados varios cliente y distintos PO que son recibidos en destino por  frigorífico en Miami  quienes posteriormente realizan la desconsolidación de las ordenes en  Miami y la entrega al cliente final; por lo que se puede asignar una sola AWB para toda esta carga de ser necesario  y posteriormente en sistema SOFT CARGO se deberán separar cada PO con una guía nieta.

Debido a esto es importante trabajar siempre con el Daily.

Para las Guias Aéreas, en cuyo caso, existan 2 cliente, como AGUAS CLARAS & AQUACHILE, de deberá crear una HAWB por cliente y Para asignar numero de

Guia Hija se debe hacer CLICK en la Lupa  arrojando automaticamente el sistema numero de HAWB, este mismo numero debe ser registrado en el programa a emitir posteriormente.

Ejemplo: [pic 49]

Luego para todos los casos, continuar haciendo Click en COMPLETAR, abriendo nueva Pagina: señalando por Reserva producto, cajas y kilos informados en Daily, hacienco Click en Insertar.

• Colocar Tarifa  por kilo o minimo según corresponda.

• Sólo si se trata de tarifa Minima, se debe dejar un TICKET donde dice: TARIFA VENTA FIJA.

• La fecha ingresada en Guia Aérea debe ser la fecha de llegada de carga al Aeropuerto.

• Finalmente hacer click en GASTOS DE LA GUIA

Ver imagen adjunta

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En última página de GASTOS DE LA GUIA ingresar recargos de Línea Aérea y costos Fijos, sólo para VENTISQUEROS Y FRIOSUR se debe ingresar costo fijo de HANDLING de USD 15,00.

Este recargo HANDLING, así como el de DUE CARRIER por Aeromexico o Korean Airline deben ser ingresados como LOCAL CHARGES.

5. EMISION DE PROGRAMAS  

Posteriormente se debe crear una planilla Excel, la cual posee básicamente la misma información del Daily, pero a esta se le deben agregar las HAWBs y las guías nietas para enviar tanto a Operaciones y documental de Acosta & Aguayo; al cliente y Agencia de aduana.

Las guias hijas volarán con el embarque bajo el concepto de un consolidado normal y están deberán ir con un manifiesto de carga y ser ingresadas a Isidora. En cambio las guías nietas se emitirán solo para efectos contables del cliente en Puerto Montt.

Se reitera que para la asignación de las guías hijas y nietas, se usará la siguiente estructura:

Guías hijas:    si es un solo cliente        : debe ser igual que la Master

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                Si son 2 clientes debe ser el arrojado por el sistema

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Guias nietas:  Es la fecha del embarque, dia, mes,  año y un número correlativo partiendo del 01.

Ejemplo:         1608 1301

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6.- TARIFAS

Respecto a las tarifas para ingresar al sistema y la emisión de la MAWB debe ser el siguiente cuadro tarifario: (esto es solo para las MAWBs que vuelan con el embarque)

TARIFA DE CORTE DE AWBS QUE VUELAN

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